De la solicitarea clientului la încasare – kit operațional pentru firme B2B

Procedură de vânzare de la solicitare la încasare

În multe firme mici, o cerere de ofertă trece prin e-mail, telefon și mai multe persoane, iar urma se pierde. Kitul organizează tot traseul unei solicitări comerciale, astfel încât fiecare etapă să aibă un responsabil, un termen, un rezultat verificabil și o înregistrare internă. Este o procedură de vânzare aplicabilă și când aceeași persoană îndeplinește mai multe roluri.

Ce conține kitul

Fluxul comercial, etapă cu etapă

• Primirea și înregistrarea solicitării
• Clarificarea cerinței și evaluarea oportunității
• Calcularea prețului și a condițiilor comerciale
• Verificarea, aprobarea, transmiterea și urmărirea ofertei
• Preluarea comenzii acceptate și predarea către operațional
• Controlul execuției, al modificărilor și confirmarea livrării sau prestării
• Pregătirea facturării și controlul transmiterii prin RO e-Factura, atunci când există obligația
• Urmărirea încasărilor, a scadențelor și a facturilor restante

Roluri, harta fluxului și reguli de control

Matricea responsabilităților, harta vizuală a fluxului comercial și regulile generale de control: numerotare unitară, dovada fiecărei aprobări, denumirea fișierelor.

Registrul ofertelor și celelalte formulare

Formulare editabile gata de completat: registrul solicitărilor, fișa de analiză a solicitării, checklistul înainte de transmiterea ofertei, registrul ofertelor, fișa comenzii acceptate, fișa de predare către operațional, solicitarea internă de facturare, registrul facturilor și încasărilor, calendarul de urmărire a încasărilor și fișa facturii restante sau contestate.

Urmărirea încasărilor, indicatori și implementare

Calendarul scadențelor, indicatori de performanță pentru fiecare etapă, un tablou de bord lunar și un plan de implementare pas cu pas, cu checklist de revizuire.

Ce primești

• Exemplu completat (PDF): procedurile și formularele completate cu date fictive. Vezi cum arată fiecare document folosit în practică.
• Versiune editabilă (Word): câmpurile de adaptat sunt evidențiate, ca să știi exact ce completezi înainte de aprobare.
• Actualizări 12 luni: primești pe e-mail versiunea nouă atunci când o modificare afectează conținutul.
• Licență: pentru o singură firmă sau organizație.

Cui se adresează

• Firmelor mici și mijlocii care vând produse sau servicii către alte firme
• Administratorilor care vor să știe în orice moment ce oferte sunt deschise și ce facturi sunt neîncasate
• Echipelor mici în care vânzarea, execuția și administrativul sunt împărțite între puține persoane
• Firmelor care angajează primul om de vânzări și au nevoie de reguli scrise

Ce probleme rezolvă

• Cereri de ofertă pierdute sau uitate. Fiecare solicitare primește un număr, un responsabil și un termen.
• Oferte trimise fără verificare. Checklistul și aprobarea opresc prețurile greșite sau condițiile neconvenite.
• Lucrări terminate, dar nefacturate. Confirmarea finalizării declanșează solicitarea de facturare.
• Urmărirea încasărilor făcută din memorie. Calendarul și registrul arată ce scade și ce s-a încasat.
• Facturi restante fără acțiune. Fișa facturii restante stabilește pașii, responsabilul și termenul pentru fiecare caz.

De ce să alegi acest kit

• Acoperă tot traseul, nu doar un model de ofertă sau o procedură de facturare.
• Gândit pentru firme mici: poți începe cu un flux minim de controale și extinzi după ce procesul se stabilizează.
• Funcționează cu instrumentele pe care le ai deja: e-mail, foi de calcul sau programul de facturare. Nu ai nevoie de un CRM.
• Elaborat pe baza unei experiențe de peste 25 de ani în management, financiar-contabilitate și resurse umane.
• Îl poți verifica înainte de comandă din mostra gratuită.

Descarcă mostra

Cum folosești kitul

Pașii prin care pui în aplicare această procedură de vânzare:

1. Completezi fișa de personalizare: roluri, aprobatori, praguri de valoare, sistemele folosite.
2. Aprobi matricea responsabilităților și o comunici echipei.
3. Pornești cu fluxul minim și folosești formularele la fiecare solicitare nouă.
4. Analizezi lunar tabloul de bord, inclusiv urmărirea încasărilor, și ajustezi procedurile acolo unde apar blocaje.

Ce nu acoperă

• Redactarea contractelor comerciale
• Tratamentul contabil sau fiscal al operațiunilor
• Recuperarea creanțelor în instanță
• Configurarea tehnică a unui CRM, ERP sau program de facturare
• Vânzarea către consumatori persoane fizice

Vezi și alte proceduri comerciale sau toate manualele de proceduri.

Solicită consultanță online

Important

Kitul este un document-cadru și trebuie adaptat activității, dimensiunii și sistemelor firmei. Formularele nu înlocuiesc contractele, documentele fiscale, evidențele contabile sau consultanța juridică și fiscală pentru o situație concretă.