Cheltuieli deductibile PFA 2026: sistem real, limite și documente

Pentru un PFA în sistem real, cheltuielile deductibile influențează direct venitul net impozabil. Regula de bază din art. 68 din Codul fiscal este simplă: venitul net anual se determină ca diferență între veniturile brute și cheltuielile deductibile efectuate în scopul realizării de venituri.

În 2026 trebuie urmărite însă câteva reguli speciale: pragul valoric al mijloacelor fixe a crescut la 5.000 lei din 25 februarie, cheltuielile cu autoturismele pot fi limitate la 50%, anumite cheltuieli personale au plafoane în euro, iar CASS deductibilă se stabilește după regulile art. 118.

Cheltuieli deductibile PFA 2026: condițiile generale

Potrivit art. 68 alin. (4), pentru a fi deductibilă o cheltuială trebuie, în funcție de natura ei:

• să fie efectuată în cadrul activității independente;
• să fie justificată prin documente;
• să fie aferentă anului în care a fost plătită, potrivit regulilor sistemului real;
• să respecte regulile speciale de deductibilitate sau amortizare aplicabile categoriei respective.

O factură emisă pe PFA nu este suficientă dacă bunul sau serviciul este folosit în realitate în scop personal. Pentru cheltuielile cu utilizare mixtă, partea aferentă activității independente trebuie separată de partea personală.

Exemple de cheltuieli integral deductibile

Dacă sunt efectuate exclusiv pentru activitate, documentate și nu intră într-o limitare specială, pot fi deductibile, de exemplu:

• materii prime, materiale și mărfuri;
• chirie pentru spațiul de lucru;
• utilități aferente activității;
• servicii de contabilitate, juridice, marketing sau IT;
• licențe și abonamente software utilizate în activitate;
• salarii și cheltuieli aferente angajaților, în condițiile legii;
• cheltuieli de transport și cazare pentru deplasări efectuate în scop profesional;
• asigurări pentru activele din patrimoniul afacerii și asigurări de risc profesional;
• cheltuieli privind securitatea și sănătatea în muncă;
• amortizarea bunurilor amortizabile, potrivit regulilor fiscale.

Pragul pentru mijloc fix este 5.000 lei din 25 februarie 2026

OUG nr. 8/2026 a modificat art. 28 alin. (2) lit. b) din Codul fiscal și a majorat de la 2.500 lei la 5.000 lei condiția valorică pentru încadrarea fiscală a unui bun amortizabil ca mijloc fix.

Modificarea a intrat în vigoare la 25 februarie 2026. De aceea, pentru achizițiile realizate în jurul acestei date trebuie verificată regula aplicabilă la momentul intrării bunului în patrimoniul afacerii.

Ce înseamnă practic

Dacă un bun îndeplinește condițiile pentru mijloc fix și are valoarea fiscală de intrare de cel puțin 5.000 lei după intrarea în vigoare a noii reguli, costul nu se deduce integral la plată, ci se recuperează prin amortizare.

Un laptop de 9.600 lei cumpărat în martie 2026, utilizat în activitate pentru o perioadă mai mare de un an, intră în regimul fiscal al mijloacelor fixe și se deduce prin amortizare.

Pentru un bun sub prag, tratamentul trebuie stabilit după natura lui și regulile evidenței fiscale; simplul fapt că este sub 5.000 lei nu înlocuiește condiția utilizării în activitate și documentarea achiziției.

OUG nr. 8/2026 prevede și actualizarea anuală a limitei de 5.000 lei în funcție de indicele de inflație, prin hotărâre a Guvernului.

Autoturismul folosit de PFA: 50% pentru utilizare mixtă

Pentru vehiculele rutiere motorizate care nu sunt utilizate exclusiv în scopul activității și care se încadrează în condițiile art. 68 alin. (7) lit. k), 50% din cheltuielile aferente sunt nedeductibile. Practic, cealaltă jumătate poate fi deductibilă dacă sunt îndeplinite condițiile generale.

Regula se aplică vehiculelor aflate atât în proprietatea, cât și în folosința contribuabilului, deci poate acoperi și autoturismul personal pus la dispoziția activității prin contract de comodat.

Ce cheltuieli intră în limitarea de 50%

Normele metodologice includ între cheltuielile direct atribuibile vehiculului, între altele:

• combustibil;
• întreținere și reparații;
• impozite locale;
• RCA;
• inspecția tehnică periodică;
• rovinieta;
• alte costuri direct legate de utilizarea vehiculului.

Când poate fi deducerea 100%

Pentru utilizarea exclusivă în scop profesional, deductibilitatea integrală trebuie justificată prin documente și prin foaia de parcurs, care trebuie să conțină cel puțin categoria vehiculului, scopul și locul deplasării, kilometrii parcurși și norma proprie de consum.

Există și categorii de vehicule pentru care Codul fiscal permite deductibilitate integrală în condițiile expres prevăzute de lege, precum cele utilizate pentru curierat, transport de persoane cu plată sau anumite servicii cu plată.

Amortizarea mașinii personale în comodat

Dacă autoturismul rămâne în patrimoniul personal al titularului și este doar dat în folosință PFA-ului prin comodat, PFA-ul nu amortizează valoarea de achiziție a mașinii ca pe un bun propriu al patrimoniului afacerii.

Cheltuieli deductibile limitat

Art. 68 alin. (5) conține mai multe categorii care nu se deduc fără limită.

Protocol: maximum 2%

Cheltuielile de protocol sunt deductibile în limita unei cote de 2% din baza de calcul definită de Codul fiscal.

Sponsorizare, mecenat și burse private: maximum 5%

Cheltuielile de sponsorizare, mecenat și burse private efectuate în condițiile legii sunt deductibile în limita unei cote de 5% din baza de calcul prevăzută de art. 68 alin. (6).

Cheltuieli sociale

Dacă PFA are salariați, cheltuielile sociale eligibile sunt deductibile în limita a 5% aplicată asupra valorii anuale a cheltuielilor cu salariile personalului, în condițiile Codului fiscal.

Plafoane personale deductibile în euro

Pentru contribuabilul care desfășoară activitate independentă există și anumite cheltuieli personale pe care Codul fiscal le permite în limite expres stabilite.

• pensii facultative: până la echivalentul a 400 euro/an;
• pensii ocupaționale și produse paneuropene de pensii personale: în limitele prevăzute de art. 68;
• asigurare voluntară de sănătate și abonamente medicale: până la echivalentul a 400 euro/an;
• abonamente sportive eligibile: până la echivalentul a 100 euro/an;
• cotizații la asociații profesionale: până la echivalentul a 4.000 euro/an.

Limitele exprimate în euro se transformă în lei la cursul mediu anual comunicat de BNR pentru anul în care s-a efectuat plata.

Contribuțiile profesionale obligatorii datorate potrivit legii organizațiilor profesionale au un regim distinct și trebuie analizate separat de cotizațiile voluntare.

Cheltuieli cu utilizare mixtă: deduci numai partea profesională

Art. 68 alin. (5) prevede expres că cheltuielile efectuate atât pentru activitatea independentă, cât și în scop personal sunt deductibile numai pentru partea aferentă activității.

Această regulă este relevantă, de exemplu, pentru:

• telefon și internet;
• utilitățile locuinței în care există și spațiul de lucru;
• anumite abonamente sau servicii folosite mixt;
• bunuri utilizate atât profesional, cât și personal.

Proporția folosită trebuie să poată fi explicată și documentată rezonabil.

Cheltuieli nedeductibile pentru PFA

Codul fiscal enumeră și cheltuieli care nu pot diminua venitul net impozabil. Exemple importante:

• sumele și bunurile folosite pentru uzul personal sau al familiei;
• impozitul pe venit datorat de PFA;
• donațiile;
• amenzile, majorările și penalitățile datorate autorităților, cu excepțiile prevăzute de lege;
• ratele aferente creditelor — principalul rambursat;
• costul de achiziție al bunurilor amortizabile, care se recuperează prin amortizare;
• partea nedeductibilă a cheltuielilor auto sau a altor cheltuieli limitate.

CAS și CASS deductibile la calculul impozitului

CAS și CASS nu trebuie confundate cu cheltuielile curente ale activității. Ele se deduc la stabilirea venitului net anual impozabil potrivit mecanismului din art. 118.

Declarația Unică prevede distinct:

• CAS deductibilă;
• CASS deductibilă;
• venitul net anual impozabil după scăderea contribuțiilor deductibile.

Contribuțiile deductibile nu pot depăși nivelul venitului net anual recalculat.

CASS sub 6 salarii minime

Dacă venitul net din activitatea independentă este sub 6 salarii minime, nu trebuie aplicată automat regula „CASS = 2.430 lei”. În anumite situații există completarea până la baza minimă, iar în altele — de exemplu când sunt îndeplinite condițiile legale privind veniturile salariale sau pensia — completarea nu se datorează.

Prin urmare, și CASS deductibilă trebuie stabilită pornind de la CASS efectiv datorată pentru situația concretă, cu respectarea plafonului de deductibilitate din art. 118.

Pentru mecanismul complet, vezi Taxe PFA 2026: impozit 10%, CAS, CASS și exemple de calcul.

e-Factura și deductibilitatea: sunt două lucruri diferite

Regimul RO e-Factura nu stabilește dacă o cheltuială este sau nu deductibilă în sensul art. 68. El este o obligație de facturare și raportare care trebuie verificată separat.

Legea nr. 88/2026 a introdus, de la 1 iulie 2026, o regulă importantă: furnizorii/prestatorii care se identifică fiscal prin codul numeric personal nu mai au obligația utilizării RO e-Factura, dar pot opta pentru sistem.

Pentru cei care au obligația utilizării sistemului, termenul de transmitere este de 5 zile lucrătoare de la emiterea facturii, dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la termenul-limită legal pentru emiterea ei.

Checklist pentru PFA în sistem real

• separă cheltuielile activității de cele personale;
• păstrează documentele justificative și dovada plății unde este relevantă;
• verifică dacă achiziția intră în regimul mijloacelor fixe și pragul aplicabil la data achiziției;
• pentru autoturism, stabilește dacă utilizarea este mixtă sau exclusiv profesională;
• nu exclude automat RCA, impozitul local, ITP sau rovinieta în cazul comodatului;
• aplică plafoanele pentru protocol, sponsorizare și cheltuielile personale deductibile limitat;
• pentru cheltuieli mixte, documentează proporția profesională;
• calculează CAS și CASS deductibile după regulile art. 118;
• verifică separat dacă identificarea fiscală folosită te include sau nu în obligația RO e-Factura;
• completează Registrul de evidență fiscală pentru determinarea venitului net anual.

Pentru cheltuielile unei societăți, vezi separat Cheltuieli deductibile SRL 2026. Regulile pentru SRL și PFA nu trebuie amestecate.

Pentru PFA în transport alternativ, vezi și Transport alternativ prin PFA sau flotă.

Întrebări frecvente

Orice cheltuială plătită de PFA este deductibilă?

Nu. Trebuie să fie legată de activitate, justificată prin documente și să respecte limitările speciale din Codul fiscal.

Care este pragul pentru mijloc fix în 2026?

Din 25 februarie 2026, condiția valorică din art. 28 alin. (2) lit. b) este de 5.000 lei. Pentru achizițiile anterioare acestei date trebuie verificată regula valabilă la momentul respectiv.

Pot deduce RCA și impozitul pentru mașina personală dată în comodat PFA-ului?

Normele fiscale includ RCA și impozitele locale între cheltuielile direct atribuibile vehiculului. Dacă mașina are utilizare mixtă, aceste costuri intră, ca regulă, în limitarea de 50%, cu respectarea documentelor și condițiilor aplicabile.

Pot deduce 100% cheltuielile auto?

Da, dacă vehiculul este utilizat exclusiv în activitate sau intră într-o categorie exceptată de lege și sunt îndeplinite condițiile de documentare. Pentru utilizarea exclusivă, foaia de parcurs este esențială.

CASS este întotdeauna deductibilă integral?

Nu. CASS deductibilă se stabilește potrivit art. 118 și nu poate depăși venitul net anual recalculat. Mai întâi trebuie determinată corect CASS efectiv datorată.

Persoanele care se identifică fiscal prin CNP mai sunt obligate la e-Factura după 1 iulie 2026?

Nu, Legea nr. 88/2026 le-a exceptat de la utilizarea obligatorie a sistemului, cu posibilitatea de a opta pentru RO e-Factura.

---

Informațiile sunt actualizate la data de 10 octombrie 2026. Articolul are caracter informativ și nu înlocuiește analiza fiscală a situației concrete a contribuabilului.