O firmă de consultanță, IT sau proiectare nu are marfă pe rafturi. De aici vine o confuzie frecventă: „nu avem stoc, deci nu avem ce inventaria”. Inventarierea anuală privește însă toate elementele de activ, datorii și capitaluri proprii, nu doar stocurile. Laptopurile de acasă ale salariaților, licențele, banii din cont, facturile neîncasate și echipamentele primite în comodat intră toate în discuție.
Ghidul de mai jos arată ce inventariază efectiv o firmă de servicii și cu ce documente. Cum se emite decizia și cine poate fi în comisie este explicat separat în articolul despre decizia de inventariere și comisia de inventariere.
Pe scurt
- Lipsa stocurilor nu scutește firma de inventarierea anuală (Legea contabilității nr. 82/1991, art. 7).
- Se inventariază mijloacele fixe, obiectele de inventar în folosință, imobilizările necorporale recunoscute, numerarul, conturile bancare, creanțele și datoriile.
- Echipamentele aflate la salariații remote se verifică și se documentează, nu se presupun.
- Bunurile terților (comodat, leasing operațional, bunuri ale clienților) se inventariază separat de bunurile proprii.
- Într-un SRL fără salariați, inventarierea o efectuează administratorul (OMFP nr. 2.861/2009, pct. 6 alin. (7)).
De ce există inventariere și fără stocuri
Potrivit art. 7 din Legea contabilității nr. 82/1991, entitățile inventariază elementele de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii, cel puțin o dată în cursul exercițiului financiar. Regula nu face excepție pentru firmele fără mărfuri sau materiale. Modul de lucru este stabilit de normele aprobate prin OMFP nr. 2.861/2009.
Ce inventariază o firmă de servicii
| Categoria inventariată | Ce verifici | Document justificativ |
|---|---|---|
| Mijloace fixe (laptopuri, monitoare, mobilier, autoturism propriu) | Existența, starea, locul, numărul de inventar | Lista de inventariere, procesele-verbale de predare către salariați |
| Echipamente la salariații remote | Existența la utilizator, seria, starea | Confirmarea scrisă a salariatului, completată cu dovezi (fotografie cu seria, verificare la sediu sau la predare) |
| Obiecte de inventar în folosință | Existența, conform evidenței operative | Lista de inventariere, evidența pe utilizatori |
| Imobilizări necorporale recunoscute (licențe cumpărate, programe) | Existența dreptului, valabilitatea, utilizarea | Contracte, facturi, confirmări de licență |
| Numerar în casierie | Numărarea fizică, pe cupiuri | Lista de inventariere a numerarului, registrul de casă |
| Conturi bancare | Soldul din contabilitate față de soldul băncii | Extrasele de cont la data inventarierii |
| Creanțe (clienți, avansuri, garanții) | Soldul, vechimea, încasabilitatea | Confirmări de sold, corespondență, scadențar |
| Datorii (furnizori, buget, salariați) | Soldul și scadența | Confirmări de sold, declarații, state de salarii |
| Servicii în curs de execuție | Proiectele începute și nefinalizate | Situația lucrărilor, contracte, rapoarte de activitate |
| Bunuri ale terților | Existența și proprietarul | Liste separate, contracte de comodat, leasing sau custodie |
Mijloacele fixe și echipamentele de la salariații remote
La o firmă de servicii, cea mai mare parte din active sunt echipamentele IT. Se verifică existența fiecărui bun, starea, locul și persoana care îl folosește. Bunurile complet amortizate, dar încă în folosință, se inventariază la fel ca celelalte.
Normele tratează separat bunurile aflate în afara sediului entității. Pentru un laptop aflat la domiciliul unui salariat, o simplă declarație „am laptopul” nu este întotdeauna suficientă. Procedura internă stabilește dovezile acceptate: confirmarea scrisă, completată de o fotografie cu eticheta și seria, o verificare la sediu sau la următoarea vizită, procesul-verbal de predare semnat la alocarea echipamentului. Un model gratuit pentru alocare: procesul-verbal de predare-primire a echipamentului.
Exemplu. Un programator lucrează de acasă, din alt oraș, cu un laptop al firmei. La inventariere, trimite confirmarea semnată și o fotografie cu eticheta de inventar și seria. Comisia compară seria cu evidența și consemnează în listă că bunul a fost verificat prin confirmare, iar verificarea fizică se face la prima vizită la sediu.
Bunurile găsite deteriorate sau ieșite din uz pot intra apoi în procedura de casare a mijloacelor fixe.
Obiectele de inventar în folosință
Trebuie separate două situații. Bunurile aflate în evidența contabilă se inventariază și se compară cu soldurile din contabilitate. Obiectele de mică valoare date în folosință și trecute pe cheltuieli la dare în folosință sunt urmărite, de regulă, într-o evidență operativă sau extracontabilă; la inventariere se verifică existența lor față de această evidență, nu față de un sold contabil.
Licențele, programele și site-ul
Nu orice cheltuială cu software devine imobilizare necorporală. Un abonament lunar la o aplicație online este, de regulă, o cheltuială curentă. O licență cumpărată pe termen lung sau un program dezvoltat pentru firmă poate fi recunoscut ca imobilizare necorporală, dacă îndeplinește condițiile din reglementările contabile (OMFP nr. 1.802/2014). Clasificarea o stabilește contabilul, după natura dreptului.
La inventariere se verifică imobilizările necorporale recunoscute: există dreptul, este valabil, mai este folosit. Exemplu: o licență perpetuă pentru un program de proiectare apare în evidență, dar firma nu îl mai folosește de un an și nu mai are drept de actualizare. Comisia consemnează situația și propune analiza de depreciere sau scoatere din evidență, pe care o decide contabilul împreună cu administratorul.
Numerarul și conturile bancare
Numerarul din casierie se numără fizic, pe cupiuri, în prezența casierului, la data și ora stabilite prin decizie, și se compară cu soldul din registrul de casă. Un instrument gratuit: fișa de numărare a numerarului pe cupiuri.
Conturile bancare nu se „numără”: soldul din contabilitate se confruntă cu soldul din extrasul emis de bancă la aceeași dată. Diferențele (de exemplu, comisioane neînregistrate sau încasări din ultima zi) se explică și se corectează.
Creanțele și datoriile
Potrivit pct. 28 din OMFP nr. 2.861/2009, creanțele și obligațiile se inventariază prin verificarea și confirmarea soldurilor. Confirmarea externă se concentrează pe soldurile relevante, după valoare și risc, potrivit procedurii firmei; nu este obligatorie pentru fiecare poziție, indiferent de mărime. Model gratuit: cererea de confirmare a soldului.
- Creanță veche. Un client datorează o factură din martie, iar ultimele două notificări au rămas fără răspuns. Comisia consemnează vechimea și propune analiza încasabilității; ajustarea sau tratamentul fiscal le stabilește contabilul. Pentru urmărirea curentă, vezi ghidul despre facturile neîncasate.
- Avans nejustificat. Un salariat a primit în octombrie un avans pentru o deplasare și nu a depus decontul. Avansul apare ca sold de recuperat și se clarifică înainte de închiderea anului. Regulile sunt explicate în articolul despre avansul spre decontare.
- Datorii. Soldurile față de furnizori se confruntă cu facturile și confirmările primite, iar cele față de buget și salariați cu declarațiile și statele de plată. Pentru diferențele vechi, vezi verificarea soldurilor vechi față de furnizori.
Serviciile în curs de execuție
La un prestator de servicii, echivalentul „stocului” poate fi lucrarea începută și neterminată la 31 decembrie: un proiect de proiectare la jumătate, o implementare software în desfășurare. Reglementările contabile (OMFP nr. 1.802/2014) prevăd recunoașterea serviciilor în curs de execuție, iar comisia inventariază situația lor pe baza contractelor și a rapoartelor de activitate.
Nu orice serviciu nefacturat este un serviciu în curs. Un abonament lunar de mentenanță se facturează pe perioade încheiate; o sumă încasată în avans pentru o lucrare viitoare este venit în avans, nu lucrare în curs. Încadrarea o face contabilul.
Bunurile terților aflate în firmă
Bunurile care nu aparțin firmei se inventariază separat, în liste proprii, ca să nu se amestece cu activele firmei:
- comodat: de exemplu, o imprimantă primită gratuit de la furnizorul de consumabile;
- leasing operațional: autoturismul rămâne în proprietatea finanțatorului și se inventariază ca bun al terților;
- custodie sau service: echipamente ale clienților primite pentru reparație sau configurare.
Un bun în leasing financiar este tratat diferit: utilizatorul îl recunoaște în propria evidență, deci se inventariază împreună cu activele firmei. Exemplu: monitorul primit în comodat de la un client pentru un proiect apare pe o listă separată, cu numele proprietarului și contractul.
Inventarierea într-un SRL fără angajați
Dacă firma nu are niciun salariat care să poată efectua inventarierea, aceasta este efectuată de administratori (OMFP nr. 2.861/2009, pct. 6 alin. (7)). Administratorul emite totuși decizia scrisă, se numește pe sine și parcurge aceleași categorii: echipamentele, licențele, casa, banca, clienții și furnizorii.
Contabilul extern care ține evidența firmei nu este membru al comisiei, dar ajută la pregătirea soldurilor scriptice, a confirmărilor și a regularizărilor.
Inventarierea anuală nu trebuie făcută neapărat chiar pe 31 decembrie. Dacă se face la o dată apropiată de închiderea exercițiului, mișcările dintre data inventarierii și data bilanțului (facturi emise, încasări, plăți) se iau în calcul, astfel încât situația de la 31 decembrie să fie corectă. Data se stabilește împreună cu contabilul.
Rezultatul: liste, proces-verbal și Registrul-inventar
Inventarierea se documentează prin listele de inventariere pe categorii și prin procesul-verbal al comisiei, cu diferențele constatate și propunerile de regularizare. Registrul-inventar este un registru contabil obligatoriu (Legea nr. 82/1991, art. 20), în care se înscriu rezultatele inventarierii. El nu înlocuiește listele și procesul-verbal: se completează pe baza lor. Registrul-inventar se întocmește la începutul activității, la sfârșitul exercițiului financiar și la încetarea activității; pentru majoritatea firmelor, exercițiul coincide cu anul calendaristic.
Nerespectarea reglementărilor privind inventarierea se sancționează cu amendă de la 3.000 la 20.000 lei (art. 41 pct. 2 lit. d) și art. 42 alin. (1) lit. d) din Legea nr. 82/1991). Detalii despre obligații și termene sunt în articolul despre inventarierea anuală în 2026.
Greșeli frecvente în firmele de servicii
| Greșeala | Consecința | Ce faci corect |
|---|---|---|
| Inventarierea omisă „pentru că nu avem stoc” | Neconformitate și risc de amendă | Inventariere anuală a tuturor activelor, datoriilor și capitalurilor proprii |
| Laptopuri și telefoane de la salariații remote neinventariate | Active neconfirmate | Confirmare scrisă, completată de dovezi stabilite prin procedură |
| Creanțe vechi neverificate | Bilanț care arată sume greu de încasat ca fiind sigure | Confirmarea soldurilor relevante și analiza vechimii, cu contabilul |
| Licențe expirate sau nefolosite, încă în evidență | Imobilizări necorporale supraevaluate | Verificarea existenței, valabilității și utilizării |
| Bunuri ale clienților sau în leasing operațional trecute la bunurile proprii | Inventar propriu denaturat | Liste separate pentru bunurile terților |
| Abonamente sau avansuri tratate ca servicii în curs | Venituri și cheltuieli încadrate greșit | Încadrarea serviciilor în curs, stabilită de contabil |
Checklist operațional
- Decizia de inventariere emisă, cu toate categoriile, nu doar cu „stocurile”.
- Lista mijloacelor fixe și a obiectelor de inventar pe utilizatori, actualizată.
- Confirmările și dovezile pentru echipamentele de la salariații remote.
- Licențele și programele recunoscute ca active, verificate pentru valabilitate și utilizare.
- Numerarul numărat și extrasele bancare la data inventarierii.
- Confirmările de sold trimise pentru clienții și furnizorii relevanți; avansurile nejustificate clarificate.
- Serviciile în curs de execuție la 31 decembrie identificate, împreună cu contabilul.
- Bunurile terților pe liste separate.
- Procesul-verbal întocmit și rezultatele predate contabilului pentru Registrul-inventar.
Inventarierea firmei de servicii, pas cu pas
Kitul ThetaServ pentru firmele de servicii fără stocuri cuprinde decizia de inventariere, registrele de active, verificările pentru echipamentele remote, confirmările de sold, reconcilierea bancară, registrul licențelor, documentarea diferențelor și un fișier Excel cu formule.
Întrebări frecvente
O firmă de servicii fără stocuri trebuie să facă inventarierea anuală?
Da. Inventarierea privește toate elementele de activ, datorii și capitaluri proprii (Legea nr. 82/1991, art. 7), nu doar stocurile.
Cum inventariez laptopul unui salariat care lucrează de acasă?
Prin metoda stabilită în procedura internă: confirmarea scrisă a salariatului, completată de o dovadă (fotografie cu seria, verificare la sediu) și de procesul-verbal de predare semnat la alocare.
Abonamentele software se inventariază?
De regulă nu ca active: abonamentele periodice sunt cheltuieli. Se inventariază doar imobilizările necorporale recunoscute în contabilitate, cum ar fi o licență cumpărată pe termen lung, conform OMFP nr. 1.802/2014.
Trebuie confirmat soldul cu fiecare client?
Nu neapărat. Pct. 28 din OMFP nr. 2.861/2009 cere verificarea și confirmarea soldurilor; în practică, confirmarea externă se face pentru soldurile relevante, după valoare și risc, potrivit procedurii firmei.
Autoturismul în leasing apare în inventarul firmei?
Depinde de tipul leasingului. În leasing operațional, autoturismul este bun al terților și se trece pe o listă separată. În leasing financiar, se inventariază împreună cu activele firmei.
Concluzie
Într-o firmă de servicii, inventarierea nu înseamnă numărarea mărfii, ci verificarea a ceea ce firma deține, datorează și are de încasat. Cu o listă clară a echipamentelor pe utilizatori, dovezi pentru bunurile de la salariații remote, confirmări de sold pentru clienții importanți și bunurile terților separate, inventarierea anuală se face în câteva zile și susține un bilanț corect.
Informațiile sunt actualizate la data de 8 noiembrie 2026. Articolul are caracter informativ și nu înlocuiește consultanța contabilă sau juridică de specialitate pentru situația concretă a firmei tale.
