Pentru orice IMM care dă bani unui angajat pentru o deplasare sau o achiziție mică, avans spre decontare 2026 este suma acordată pentru plăți în numele firmei – dar rămâne o sumă provizorie, care trebuie justificată ulterior prin documente și regularizată, nu un bonus informal pentru angajat.
Temeiul este OMFP nr. 2.634/2015, pentru decontul de cheltuieli ca document central de justificare, și Legea nr. 70/2015, pentru plafoanele aplicabile plăților din avansuri spre decontare.
Articolul explică acordarea avansului, documentele justificative, aprobarea decontului, plafoanele aplicabile și regularizarea soldului.
Avans spre decontare 2026: sumă provizorie, nu avantaj personal
Scopul avansului
Avansul spre decontare se acordă unui angajat sau colaborator pentru plăți în numele firmei ori pentru deplasări în interes de serviciu – nu este un avantaj personal, ci o sumă care trebuie justificată ulterior prin documente justificative și decontată potrivit procedurii interne a firmei.
Fără termen legal unic de decontare
Nu există un termen legal unic de decontare, valabil pentru toate avansurile și toate firmele – termenul se stabilește prin procedura internă, contract sau decizia de acordare a avansului, și trebuie să fie suficient de clar pentru a permite verificarea documentelor și regularizarea soldului în timp util, nu lăsat la discreția beneficiarului.
Decontul de cheltuieli: ce trebuie să conțină
Ce trebuie să conțină
Decontul sau documentația echivalentă de justificare, adaptată operațiunii și circuitului intern, trebuie să permită verificarea următoarelor elemente: suma primită, cheltuielile efectuate (detaliate), documentele anexate (facturi, bonuri fiscale, chitanțe, bilete de transport, tichete de parcare), și soldul – de restituit firmei sau, dacă e cazul, de justificat suplimentar de către beneficiar.
Documentele care susțin decontul
Pentru fiecare cheltuială din decont, documentul justificativ trebuie să dovedească atât plata, cât și natura cheltuielii – o factură sau un bon fiscal, singur, fără legătură clară cu scopul deplasării sau achiziției aprobate, lasă loc de interpretare la un control. Pentru deplasări, ordinul de deplasare completează decontul, alături de biletele de transport și documentele de cazare.
În practică, diferența dintre un decont acceptat fără discuții și unul contestat la control ține rareori de forma documentului și aproape mereu de corelarea lui cu scopul declarat al avansului. Un bon fiscal de combustibil, de exemplu, are nevoie de o legătură vizibilă cu o deplasare consemnată în ordinul de deplasare al aceleiași perioade – fără acea legătură, suma rămâne o cheltuială greu de justificat ca fiind în interesul firmei, indiferent cât de corect este bonul în sine ca document fiscal.
Cine aprobă decontul, nu doar cine îl întocmește
Decontul de cheltuieli nu se autoaprobă prin simpla depunere a documentelor justificative: procedura internă ar trebui să prevadă un pas explicit de verificare și aprobare, de regulă de către superiorul direct sau de către compartimentul financiar-contabil, înainte ca suma să fie considerată regularizată. Fără acest pas, firma riscă să trateze drept cheltuială deductibilă o sumă pentru care nimeni, în mod formal, nu a confirmat că respectă procedura internă de acordare a avansurilor.
Fără documente, avansul nu devine automat cheltuială deductibilă
Dacă beneficiarul nu prezintă documente justificative pentru suma primită, avansul nu poate fi tratat automat ca cheltuială deductibilă – firma trebuie să analizeze situația și să stabilească dacă solicită documente suplimentare, restituirea integrală a sumei, sau alte măsuri, potrivit procedurii interne.
Plafonul de numerar pentru avansuri spre decontare
5.000 lei/zi/persoană pentru plățile din avans
Plafonul pentru plățile din avans spre decontare este regula aplicabilă plăților efectuate în numerar din sume acordate ca avans: plafonul este de 5.000 lei/zi/persoană, pentru fiecare persoană care a primit avansul (Legea nr. 70/2015, art. 3 alin. (1) lit. e)). La acordarea în numerar a avansului trebuie urmărit și art. 3 alin. (4) din Legea nr. 70/2015, potrivit căruia suma intră în calculul plafonului zilnic de la art. 3 alin. (1) lit. c) sau d), după caz. Nu confunda plafonul de acordare cu plafonul plăților efectuate ulterior din avans.
Fragmentarea plăților, interzisă explicit
Este interzisă plata fragmentată în numerar, în tranșe mai mici, special pentru a evita plafonul – o cheltuială care, în realitate, reprezintă o singură operațiune, nu poate fi împărțită artificial pentru a rămâne sub prag.
Restituirea soldului neutilizat: ce faci cu diferența
Restituirea, obligatorie pentru suma neutilizată
Restituirea soldului neutilizat este pasul final al oricărui avans care nu a fost cheltuit integral: suma neutilizată trebuie restituită firmei, de regulă prin casierie, pe bază de chitanță sau dispoziție de încasare, potrivit procedurii interne. Dacă avansul a fost acordat prin bancă, restituirea se poate face tot prin transfer bancar, cu extrasul corespunzător ca document justificativ.
Avansul parțial utilizat
Dacă avansul este utilizat doar parțial, se întocmește decontul de cheltuieli pentru suma efectiv cheltuită, documentată corespunzător, și se restituie diferența rămasă – nu se tratează automat întreaga sumă acordată drept cheltuită, fără verificarea documentelor.
Sancțiuni pentru depășirea plafoanelor de numerar
Regula de 25%, pentru faptele expres enumerate de lege
Sancțiunile pentru nerespectarea disciplinei numerarului se verifică în funcție de operațiunea efectivă și de fapta expres prevăzută de lege. Pentru contravențiile enumerate la art. 12 alin. (1) din Legea nr. 70/2015, amenda este de 25% din suma care depășește plafonul, dar nu mai puțin de 500 lei. Nu trebuie presupus că această formulă se aplică automat oricărei abateri referitoare la avansuri; încadrarea concretă trebuie verificată.
De reținut: art. 12 din Legea nr. 70/2015 conține mai multe tipuri de contravenții și sancțiuni. Verifică întotdeauna încadrarea operațiunii înainte de a estima o amendă.
Termen păstrare documente avans: aceeași corecție
Regula generală din art. 25 al Legii contabilității nr. 82/1991 pentru registrele obligatorii și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor contabile este de 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar. Verifică distinct eventualele cerințe speciale de păstrare aplicabile anumitor documente.
Ce verifici chiar acum
Pentru firmele care își formalizează acordarea avansurilor spre decontare, verificarea practică acoperă:
- termenul de decontare stabilit explicit în procedura internă, nu lăsat la discreția beneficiarului;
- corelarea fiecărei cheltuieli din decont cu un document justificativ care dovedește atât plata, cât și scopul ei;
- respectarea plafonului de 5.000 lei/zi/persoană pentru plățile în numerar din avans și verificarea sancțiunilor aplicabile operațiunii concrete;
- restituirea documentată a sumei neutilizate, prin chitanță sau dispoziție de încasare.
Modele gratuite pe care le poți adapta: cererea de avans spre decontare și notificarea pentru avansul nejustificat la termen.
Pentru avansurile acordate salariaților și colaboratorilor, kitul ThetaServ pentru avansul spre decontare acoperă acordarea, justificarea și regularizarea, cu modele de documente și evidența Excel a avansurilor.
Pentru cheltuielile plătite de administrator, consultă kitul ThetaServ pentru decontarea cheltuielilor administratorului, cu modele de documente, și articolul Decont cheltuieli administrator 2026. Pentru înregistrările în casierie, vezi și Registrul de casă 2026.
Întrebări frecvente
Ce trebuie să conțină decontul de cheltuieli?
Suma primită, cheltuielile efectuate, documentele justificative anexate (facturi, bonuri, chitanțe) și soldul de restituit sau de justificat suplimentar.
Ce plafon de numerar se aplică plăților dintr-un avans spre decontare?
5.000 lei/zi/persoană, pentru fiecare persoană care a primit avansul.
Ce amendă risc dacă depășesc plafonul de numerar?
Pentru contravențiile prevăzute la art. 12 alin. (1) din Legea nr. 70/2015, amenda este de 25% din suma peste plafon, minimum 500 lei. Sancțiunea exactă depinde însă de fapta și articolul încălcat.
Ce fac dacă angajatul nu prezintă documente justificative pentru avansul primit?
Avansul nu poate fi tratat automat ca cheltuială deductibilă. Firma stabilește dacă solicită documente suplimentare, restituirea sumei sau alte măsuri, potrivit procedurii interne.
