Inventarierea anuală nu începe cu numărarea mărfii, ci cu o hârtie: decizia prin care administratorul stabilește cine inventariază, ce gestiune, cu ce metodă și în ce interval. Dacă decizia lipsește, este emisă după ce a început numărarea sau numește în comisie chiar gestionarul, rezultatele inventarierii devin greu de apărat la un control.
Ghidul de mai jos este pentru administratorii și contabilii care pregătesc inventarierea de la sfârșitul anului. Explică ce trebuie să conțină decizia de inventariere, cine poate face parte din comisie, cum procedează o firmă fără salariați și ce termene urmează după numărare. Regulile generale ale inventarierii anuale sunt explicate separat în articolul despre inventarierea anuală în 2026.
Pe scurt
- Decizia de inventariere se emite în scris de administrator, înainte de începerea operațiunilor.
- Conținutul minim: componența comisiei, modul de efectuare, metoda, gestiunea inventariată și perioada (OMFP nr. 2.861/2009, pct. 5 și pct. 6 alin. (1)).
- Gestionarii depozitelor inventariate, contabilii care țin evidența gestiunii respective și auditorii nu pot fi membri ai comisiei.
- Într-o firmă cu puțini salariați, inventarierea o poate face o singură persoană; dacă firma nu are niciun salariat care s-o poată face, o fac administratorii.
- Propunerile comisiei ajung la administrator în cel mult 7 zile lucrătoare de la încheierea inventarierii.
Cine emite decizia de inventariere
Răspunderea pentru organizarea inventarierii revine administratorului sau persoanei care are obligația gestionării entității. Inventarierea se face de comisii numite prin decizie scrisă a acestuia, potrivit normelor aprobate prin OMFP nr. 2.861/2009, pct. 5 și pct. 6 alin. (1). Obligația de inventariere în sine vine din Legea contabilității nr. 82/1991.
Normele nu impun un formular tipizat pentru decizie. Ce contează este ca ea să existe în scris, să fie datată, să poarte semnătura administratorului și să fie emisă înainte ca membrii comisiei să înceapă lucrul.
Ce trebuie să conțină decizia de inventariere
| Element | Obligatoriu sau recomandat | Temei |
|---|---|---|
| Componența comisiei: președintele și membrii | Obligatoriu | OMFP 2.861/2009, pct. 6 alin. (1) |
| Modul de efectuare a inventarierii | Obligatoriu | pct. 6 alin. (1) |
| Metoda de inventariere | Obligatoriu | pct. 6 alin. (1) |
| Gestiunea supusă inventarierii | Obligatoriu | pct. 6 alin. (1) |
| Data începerii și data terminării operațiunilor | Obligatoriu | pct. 6 alin. (1) |
| Modul și termenul de predare a rezultatelor (listele, procesul-verbal) | Recomandat | Procedura internă a firmei |
| Persoanele care asistă fără calitate de membru (de exemplu, contabilul) | Recomandat | Procedura internă a firmei |
Elementele marcate „recomandat” nu sunt cerute expres de norme, dar evită discuțiile ulterioare despre cine predă ce și până când. Un model gratuit de pornire: decizia de inventariere a stocurilor.
Comisia de inventariere: cine poate și cine nu poate fi membru
Comisia se alcătuiește din persoane care cunosc bunurile inventariate și pot face numărarea și evaluarea corect. Normele stabilesc însă și câteva incompatibilități, la pct. 6 alin. (5).
| Situație | Regula | Temei |
|---|---|---|
| Gestionarul depozitului inventariat | Nu poate fi membru al comisiei; este prezent la inventariere și semnează documentele în calitate de gestionar | pct. 6 alin. (5) |
| Contabilul care ține evidența gestiunii respective | Nu poate fi membru; poate participa la operațiuni, fără calitatea de membru, dacă procedura internă o permite | pct. 6 alin. (5) |
| Auditorul intern sau statutar | Nu poate fi membru | pct. 6 alin. (5) |
| Contabilul-șef | Nu devine automat eligibil doar pentru că nu este gestionar; se verifică dacă răspunde efectiv de evidența gestiunii inventariate | pct. 6 alin. (5) |
| Firmă cu un număr redus de salariați | Inventarierea poate fi efectuată de o singură persoană | pct. 6 alin. (2) |
| Firmă fără niciun salariat care să poată face inventarierea | Inventarierea o efectuează administratorii | pct. 6 alin. (7) |
| Firmă specializată din afară | Poate fi folosită, în condițiile normelor; nu este obligatorie | pct. 6 alin. (4) |
Exemplu: SRL fără angajați
Un SRL cu asociat unic, care este și administrator, vinde online produse dintr-un spațiu de depozitare propriu. Firma nu are salariați, iar contabilitatea o ține un contabil extern.
- Firma nu are niciun salariat care să poată efectua inventarierea, așa că o efectuează administratorul (pct. 6 alin. (7)).
- Administratorul emite totuși decizia scrisă: se numește pe sine, stabilește gestiunea (depozitul), metoda (numărarea faptică), data începerii și data terminării.
- Contabilul extern care ține evidența stocurilor nu este membru al comisiei. Poate ajuta la pregătirea soldurilor scriptice și la regularizarea diferențelor.
- Dacă administratorul vrea o verificare independentă, poate apela la o firmă specializată (pct. 6 alin. (4)), dar nu este obligat.
Pentru firmele de servicii fără stocuri, ce se inventariază efectiv (mijloace fixe, numerar, creanțe, datorii) este explicat în ghidul despre inventarierea unei firme de servicii fără stocuri și în kitul de inventariere pentru firmele fără stocuri.
Pregătirea inventarierii și declarația gestionarului
Înainte de numărare, comisia primește de la gestionar o declarație scrisă. Prin ea, gestionarul arată, printre altele, dacă are bunuri în alte locuri de depozitare, bunuri ale terților, documente de intrare sau ieșire neînregistrate și dacă știe de plusuri sau lipsuri în gestiune. Declarația se datează și se semnează de gestionar și de comisie. Model gratuit: declarația gestionarului la inventariere.
Tot înainte de numărare se stabilește ce se întâmplă cu mișcările din gestiune. Ideal, gestiunea se oprește pe durata inventarierii. Dacă activitatea nu se poate opri, intrările și ieșirile din această perioadă se consemnează separat, ca să nu se confunde cu stocul numărat. Listele de inventariere se semnează de membrii comisiei și de gestionar.
Creanțele și datoriile se inventariază prin confirmarea soldurilor cu clienții și furnizorii. Model gratuit: cererea de confirmare a soldului.
Data inventarierii și data bilanțului
Inventarierea anuală nu se face obligatoriu chiar pe 31 decembrie. Dacă se face la altă dată, situația stabilită la inventariere se aduce la data bilanțului prin mișcările înregistrate între cele două date, astfel încât bilanțul să reflecte stocurile reale la închiderea exercițiului. Data aleasă și modul de corelare se trec în decizie și se stabilesc împreună cu contabilul.
După numărare: procesul-verbal și cele două termene de 7 zile
Rezultatele inventarierii se înscriu de comisie într-un proces-verbal, cu propunerile de regularizare a diferențelor. Normele fixează două termene distincte:
| Ce se face | Termen | De la ce dată curge | Temei |
|---|---|---|---|
| Comisia prezintă propunerile din procesul-verbal administratorului | Cel mult 7 zile lucrătoare | Încheierea operațiunilor de inventariere | OMFP 2.861/2009, pct. 43 |
| Rezultatele se înregistrează în evidența tehnico-operativă (de gestiune) | Cel mult 7 zile lucrătoare | Aprobarea procesului-verbal de către administrator | pct. 45 alin. (1) |
Înregistrarea în contabilitate urmează regulile din Legea contabilității și din reglementările contabile aplicabile; termenul de 7 zile de la pct. 45 alin. (1) privește evidența de gestiune, nu întreaga înregistrare contabilă. Modul în care se tratează plusurile și minusurile este explicat în articolul despre inventarierea stocurilor.
Răspunderea și sancțiunile
Potrivit art. 41 pct. 2 lit. d) și art. 42 alin. (1) lit. d) din Legea nr. 82/1991, nerespectarea reglementărilor privind efectuarea inventarierii este contravenție și se sancționează cu amendă de la 3.000 la 20.000 lei. Amenda se individualizează în funcție de faptă. O greșeală de formă nu atrage automat amenda maximă și nici nu invalidează, singură, întreaga inventariere, dar o decizie lipsă sau o comisie cu membri incompatibili slăbește valoarea rezultatelor la control.
Greșeli frecvente
| Greșeala | De ce contează | Ce faci corect |
|---|---|---|
| Decizia emisă după începerea numărării | Comisia a lucrat fără mandat scris | Decizie datată și semnată înainte de începere |
| Gestionarul numit în comisie | Incompatibilitate expresă | Gestionarul este prezent, dar nu este membru |
| Contabilul gestiunii numit membru | Incompatibilitate expresă | Participă, dacă e cazul, fără calitate de membru |
| Lipsa declarației gestionarului | Bunurile din alte locuri sau documentele neînregistrate ies la iveală abia după numărare | Declarația scrisă, primită înainte de începere |
| Liste de inventariere nesemnate | Rezultatele nu pot fi atribuite comisiei și gestionarului | Semnăturile membrilor și ale gestionarului pe liste |
| Proces-verbal fără propuneri de regularizare | Administratorul nu are ce aproba, iar termenul de 7 zile se pierde | Propuneri concrete pentru fiecare diferență |
Checklist înainte de inventariere
- Decizia scrisă, datată și semnată, cu cele cinci elemente obligatorii.
- Comisia verificată pentru incompatibilități (gestionar, contabilul gestiunii, auditor).
- Pentru firma fără salariați: administratorul numit expres în decizie.
- Declarația gestionarului primită înainte de numărare.
- Regula pentru mișcările din timpul inventarierii stabilită.
- Cererile de confirmare a soldurilor trimise clienților și furnizorilor.
- Termenele de 7 zile lucrătoare notate în calendar.
Organizează inventarierea stocurilor după o procedură scrisă
Kitul ThetaServ pentru inventarierea stocurilor de mărfuri și materiale oferă procedura de lucru și documentele de aplicare, de adaptat la gestiunile firmei.
Vezi kitul pentru inventarierea stocurilor →
Pentru recepție, inventariere, predarea gestiunii și casare împreună: Pachetul Stocuri și gestiune.
Întrebări frecvente
Există un model obligatoriu de decizie de inventariere?
Nu. Normele cer forma scrisă și un conținut minim: comisia, modul de efectuare, metoda, gestiunea și perioada (OMFP 2.861/2009, pct. 6 alin. (1)).
Poate gestionarul să facă parte din comisia de inventariere?
Nu, pentru gestiunea pe care o administrează (pct. 6 alin. (5)). Este prezent la inventariere și semnează documentele în calitate de gestionar.
Poate contabilul extern să facă inventarierea?
Contabilul care ține evidența gestiunii respective nu poate fi membru al comisiei. Poate participa la operațiuni fără această calitate, dacă procedura internă o permite. Separat, firma poate folosi o firmă specializată pentru inventariere (pct. 6 alin. (4)).
Cine face inventarierea într-un SRL fără angajați?
Dacă firma nu are niciun salariat care să poată efectua inventarierea, o efectuează administratorii (pct. 6 alin. (7)). Decizia scrisă se emite și în acest caz.
Ce amendă se aplică pentru nerespectarea regulilor de inventariere?
Amendă de la 3.000 la 20.000 lei, potrivit art. 41 pct. 2 lit. d) și art. 42 alin. (1) lit. d) din Legea nr. 82/1991. Cuantumul se stabilește în funcție de faptă.
Concluzie
O inventariere solidă se pregătește cu câteva zile înainte de numărare: decizia scrisă cu cele cinci elemente, o comisie fără membri incompatibili, declarația gestionarului și cererile de confirmare a soldurilor trimise la timp. După numărare, cele două termene de 7 zile lucrătoare țin procesul în mișcare până la aprobarea și înregistrarea rezultatelor. Când gestionarul se schimbă în cursul anului, inventarierea are regulile ei, explicate în articolul despre predarea-primirea gestiunii.
Informațiile sunt actualizate la data de 5 noiembrie 2026. Articolul are caracter informativ și nu înlocuiește consultanța contabilă sau juridică de specialitate pentru situația concretă a firmei tale.
