Casarea mijloacelor fixe 2026: documente, aprobări și scoaterea din funcțiune

Pentru o firmă care utilizează echipamente, utilaje sau mobilier, casarea mijloacelor fixe în 2026 presupune evaluarea situației bunului, aprobarea operațiunii, documente justificative și evidența materialelor recuperate. Nu trebuie confundată cu vânzarea sau simpla retragere temporară din folosință.

Temeiul este OMFP nr. 2.861/2009, anexa nr. 1, pentru inventariere, OMFP nr. 2.634/2015, anexa nr. 2, pct. 4, pentru procesul-verbal de scoatere din funcțiune, și Legea nr. 227/2015 (Codul fiscal), art. 28, pentru tratamentul fiscal al valorii rămase neamortizate.

Prezentăm diferența dintre casare și scoaterea din funcțiune, circuitul documentelor, tratamentul valorii neamortizate și regulile de păstrare.

Casarea mijloacelor fixe 2026: scoatere din funcțiune, nu vânzare

Ce este, de fapt, casarea

În practică, scoaterea din funcțiune este retragerea definitivă a activului din exploatare, iar casarea presupune documentarea eliminării lui, după caz prin dezmembrare și valorificarea pieselor sau materialelor rezultate. Pct. 29 alin. (2) din normele aprobate prin HG nr. 1/2016 definește expres casarea, în sensul tratamentului fiscal, drept scoaterea din funcțiune urmată de dezmembrare și valorificarea părților componente, prin vânzare sau folosire în activitatea curentă. Vânzarea bunului întreg este o operațiune distinctă; nici simpla neutilizare, nici deprecierea contabilă nu demonstrează, singure, casarea fiscală.

De unde pornește, de regulă, propunerea de casare

Propunerea de casare rezultă, cel mai frecvent, din inventarierea anuală (la încheierea exercițiului financiar) sau dintr-o inventariere extraordinară declanșată de un alt motiv prevăzut de normă – control, indicii de plusuri sau lipsuri, reorganizarea unei gestiuni sau, mai rar, o predare-primire de gestiune în care gestionarul predător identifică bunuri deteriorate. Casarea nu este condiționată strict de o schimbare de gestionar: orice inventariere care constată bunuri depreciate, inutilizabile sau fără mișcare poate genera o propunere de scoatere din funcțiune, listată separat potrivit OMFP nr. 2.861/2009.

Comisia de inventariere și comisia de scoatere din funcțiune

Numirea și componența

Comisia de inventariere este desemnată prin decizie scrisă și identifică bunurile ce pot necesita scoaterea din funcțiune, cu respectarea regulilor de independență din OMFP nr. 2.861/2009. Separat, pentru operațiunea efectivă de scoatere din funcțiune sau declasare se utilizează comisia constituită în acest scop și procesul-verbal prevăzut de OMFP nr. 2.634/2015. Nu trebuie presupus că este, în orice situație, aceeași comisie.

Pașii până la propunerea de casare

Comisia identifică bunul, îi analizează starea tehnică (uzură, avariere, depreciere), întocmește liste separate pentru bunurile depreciate, inutilizabile, deteriorate sau fără mișcare, solicită explicații scrise de la persoana responsabilă de gestiune și, abia după analiza cauzelor, propune scoaterea din funcțiune. La entitățile cu personal redus, inventarierea poate fi efectuată de o singură persoană, dar răspunderea pentru corectitudinea ei rămâne a administratorului.

Proces-verbal de scoatere din funcțiune: documentul care finalizează casarea

Codul formularului și rolul lui

Procesul-verbal de scoatere din funcțiune/de declasare, cod 14-2-3/aA, are rolurile prevăzute în OMFP nr. 2.634/2015: constată îndeplinirea condițiilor pentru scoatere, consemnează efectuarea operațiunii și documentează materialele recuperate și predate în gestiune. Capitolele I și II cuprind analiza și propunerile comisiei constituite în acest scop; capitolul III se completează după aprobare și efectuarea scoaterii din funcțiune, cu ansamblele, piesele și materialele rezultate. Astfel, formularul nu se întocmește integral numai după aprobare.

Fără formular unic obligatoriu pentru toate firmele

OMFP nr. 2.634/2015 permite adaptarea modelelor de documente, cu respectarea elementelor obligatorii și a circuitului intern stabilit de fiecare firmă – nu există un formular unic, impus identic pentru toate IMM-urile, ci un model de referință pe care firma îl poate ajusta specificului activității.

Valoarea fiscală neamortizată: când se poate deduce

Regula de deductibilitate

Valoarea fiscală neamortizată nu împiedică, prin ea însăși, casarea. Pct. 29 alin. (1) din normele HG nr. 1/2016 prevede că cheltuielile rezultate din casarea unui mijloc fix incomplet amortizat sunt efectuate în scopul activității economice. Tratamentul fiscal trebuie corelat cu definiția casării de la alin. (2), cu regimul fiscal al firmei și cu eventualele limitări speciale; regula nu se extinde automat la orice activ doar retras din folosință.

Condițiile care trebuie documentate

Documentația trebuie să demonstreze starea activului și realitatea operațiunii: constatarea tehnică, aprobarea scoaterii din funcțiune, procesul-verbal completat, dezmembrarea și valorificarea componentelor rezultate, dacă este cazul. Nu există o obligație universală de a obține un raport de expertiză pentru fiecare bun; documentele necesare depind de situație și de normele speciale aplicabile.

Materialele rezultate: predare la magazie, nu casare și atât

Procesul-verbal de scoatere din funcțiune nu încheie procedura la simpla semnare – materialele, piesele și ansamblele rezultate din dezmembrare se predau la magazie, cu document propriu, și se valorifică potrivit deciziei firmei (vânzare ca deșeu, reutilizare internă sau casare completă). Veniturile din valorificare, dacă există, se înregistrează distinct în contabilitate, la momentul realizării lor.

Termenul de păstrare a documentelor de casare

Potrivit art. 25 din Legea contabilității nr. 82/1991, registrele obligatorii și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează, ca regulă generală, 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite. Se verifică separat eventualele termene speciale pentru alte categorii de documente.

Ce verifici chiar acum

Pentru firmele care își formalizează procedura de casare, verificarea practică acoperă:

• existența deciziei scrise de numire a comisiei, cu respectarea regulii de independență față de gestionar;
• listele distincte pentru bunurile depreciate, inutilizabile sau fără mișcare, separate de restul inventarului;
• procesul-verbal de scoatere din funcțiune (cod 14-2-3/aA), cu starea constatată și cauza casării precizate explicit;
• documentația care susține deductibilitatea fiscală a valorii rămase neamortizate, dacă activul nu era complet amortizat.

Pentru modele de documente și organizarea fluxului, consultă kitul ThetaServ – Casarea și scoaterea din funcțiune a echipamentelor. Vezi și ghidurile despre inventarierea anuală și inventarierea stocurilor.

Pentru echipamentele cu date (calculatoare, telefoane, imprimante cu memorie), înainte de casare poți folosi gratuit certificatul de ștergere a datelor.

Întrebări frecvente

Casarea unui mijloc fix este același lucru cu vânzarea lui?

Nu. Casarea presupune scoaterea efectivă din funcțiune și din evidență, în timp ce vânzarea presupune transmiterea bunului către un terț, cu factură și condiții contractuale proprii.

Pot casa un mijloc fix care nu este complet amortizat?

Da. Amortizarea incompletă nu interzice casarea. Pentru tratamentul fiscal al valorii neamortizate, verifică art. 28 din Codul fiscal și pct. 29 din norme, inclusiv operațiunea reală de dezmembrare și valorificare a componentelor.

Ce document finalizează procedura de casare?

Procesul-verbal de scoatere din funcțiune/de declasare, cod 14-2-3/aA. Capitolele pentru propunere și constatare se completează înainte de aprobare, iar partea referitoare la efectuarea scoaterii din funcțiune după aprobare și executarea operațiunii.

Cât timp păstrez documentele legate de casarea unui mijloc fix?

Regula generală este de 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar, sub rezerva regulilor speciale.