Pentru orice IMM care schimbă un gestionar sau redistribuie o gestiune între angajați, predarea-primirea gestiunii nu se reduce la predarea cheilor și a accesului – presupune obligatoriu inventarierea gestiunii respective și întocmirea unui proces-verbal de predare-primire, semnat de ambii gestionari implicați.
Temeiul principal este OMFP nr. 2.861/2009, anexa nr. 1, pentru organizarea inventarierii, și Legea nr. 82/1991 pentru organizarea contabilității și documentele justificative. Răspunderea pentru buna organizare a inventarierii este prevăzută și la art. 2 din OMFP nr. 2.861/2009.
Articolul trece prin obligativitatea inventarierii la predarea-primirea gestiunii, componența comisiei, pașii transferului, regularizarea plusurilor și lipsurilor, și corectează cifra despre termenul de păstrare a documentelor de inventariere.
Predarea-primirea gestiunii IMM 2026: inventarierea este obligatorie
Inventariere obligatorie schimbare gestionar: nu e o opțiune
Normele OMFP nr. 2.861/2009 prevăd inventarierea „ori de câte ori intervine o predare-primire de gestiune”. Prin urmare, firma nu trebuie să substituie verificarea faptică printr-o simplă predare de chei sau printr-o mențiune generică „conform evidenței”. Dacă inventarierea nu este efectuată corespunzător, situația trebuie documentată și remediată; nu rezultă automat din această normă că orice transfer ar fi nul.
Momentul la care se transferă efectiv răspunderea
Un transfer corect reduce riscul de neînțelegeri privind lipsurile, plusurile, documentele lipsă și momentul asumării răspunderii. Data semnării procesului-verbal este un reper probator important, dar nu transferă automat orice răspundere juridică. Pentru delimitarea perioadelor de gestiune trebuie analizate inventarul, bunurile preluate efectiv, documentele, eventualele rezerve și condițiile concrete ale raportului de muncă. Firma ar trebui să consemneze explicit momentul operațional al predării în procedura internă și în documentele semnate.
Comisia de inventariere: cine o numește și cine nu poate face parte
Numirea prin decizie scrisă
Componența comisiei de inventariere este stabilită printr-o decizie scrisă a administratorului, ordonatorului de credite sau a persoanei care are obligația gestionării entității – decizia precizează componența comisiei, gestiunea supusă inventarierii, metoda folosită, și data de începere și de terminare a operațiunii.
Regula de independență
Gestionarii și contabilul care ține evidența gestiunii respective nu pot face parte din comisia de inventariere care verifică acea gestiune – regula de independență este menită să evite ca persoana responsabilă de gestiune să își verifice singură propria activitate. La entitățile cu personal redus, inventarierea poate fi efectuată de o singură persoană, dar răspunderea pentru corectitudinea ei rămâne a administratorului sau a persoanei cu obligația gestionării entității.
Ce face comisia, pas cu pas
Comisia ia declarația scrisă a gestionarului predător (cu informații despre bunuri, plusuri, lipsuri și documente neoperate), identifică toate locurile cu bunuri, inventariază prin numărare, cântărire, măsurare sau cubare, întocmește listele de inventariere – semnate, în cazul predării-primirii, de gestionarul predător și de cel primitor – și compară datele faptice cu evidența operativă și contabilă.
Proces-verbal de predare-primire gestiune: documentul central al transferului
Ce trebuie să conțină
Procesul-verbal de predare-primire a gestiunii este documentul care formalizează transferul: trebuie să identifice părțile (gestionarul predător și cel primitor), gestiunea exactă, perioada acoperită, documentele predate (registre, fișe de magazie, documente justificative), și rezultatul inventarierii – inclusiv plusurile, lipsurile și deprecierile constatate, dacă există.
Ce se predă odată cu gestiunea, nu doar bunurile
Un transfer de gestiune complet include, alături de bunurile fizice: documentele de evidență operativă și contabilă, cheile și accesurile fizice, parolele și fișierele electronice relevante pentru gestiune, și lista bunurilor aparținând terților (primite în custodie, leasing, consignație sau prelucrare), care se inventariază și se listează separat.
De reținut: documentul privind rezultatele inventarierii și procesul-verbal de predare-primire nu trebuie confundate. Nu există un formular unic obligatoriu pentru toate IMM-urile – OMFP nr. 2.634/2015 permite adaptarea modelelor documentelor, cu respectarea elementelor obligatorii și a circuitului stabilit prin procedura internă proprie.
Plusuri și lipsuri la inventariere: constatare și soluționare
Explicațiile scrise, pasul obligatoriu înainte de regularizare
Pentru plusurile, lipsurile și deprecierile constatate, comisia solicită explicații scrise de la persoanele responsabile, analizează documentele și cauzele și formulează propuneri de soluționare. Pentru lipsurile stabilite ca imputabile, normele prevăd evaluarea la valoarea de înlocuire, în condițiile aplicabile. Constatarea unui minus nu dovedește automat vinovăția unei persoane și nu justifică, singură, reținerea unei sume din salariu.
Compensarea plusurilor cu lipsurile, doar în condiții strict limitate
Compensarea unui plus cu o lipsă este posibilă doar dacă există risc de confuzie între sorturile aceluiași bun material și diferențele se referă la aceeași perioadă și aceeași gestiune. Compensarea nu se admite când s-a dovedit că lipsurile provin din sustragere sau din degradare cauzată de vina persoanei responsabile de gestionare.
Răspunderea patrimonială a salariatului
Un salariat răspunde patrimonial pentru pagubele produse din vina și în legătură cu munca sa, potrivit art. 254 din Codul muncii – răspunderea se analizează potrivit normelor și principiilor răspunderii civile contractuale, nu se presupune automat integrală pentru orice diferență constatată.
Bunurile terților la predarea-primirea gestiunii
Pentru bunurile primite în leasing, custodie, consignație sau prelucrare, care se inventariază odată cu restul gestiunii, listele distincte se trimit proprietarului în cel mult 15 zile lucrătoare de la terminarea inventarierii, iar proprietarul comunică eventualele nepotriviri în 5 zile lucrătoare de la primirea listelor.
Termen păstrare documente de inventariere: aceeași corecție
Potrivit art. 25 din Legea contabilității nr. 82/1991, registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor contabile se păstrează, ca regulă, 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite, inclusiv statele de salarii. Aceasta este regula introdusă prin Legea nr. 36/2023. Pentru documente cu regim special de păstrare se verifică separat obligațiile aplicabile; nu toate înscrisurile administrative dintr-un dosar sunt automat identice ca regim juridic.
Ce verifici chiar acum
Pentru firmele care își formalizează predarea-primirea gestiunii, verificarea practică acoperă:
- existența deciziei scrise de numire a comisiei, cu componența care respectă regula de independență;
- declarația scrisă a gestionarului predător, înainte de începerea inventarierii;
- procesul-verbal de predare-primire, cu identificarea clară a părților, gestiunii și rezultatului inventarierii;
- momentul operațional al predării, bunurile preluate efectiv și eventualele rezerve, fără a presupune automat transferul oricărei răspunderi juridice.
Pentru contextul mai larg, citește și articolul ThetaServ despre inventarierea anuală a patrimoniului. Pentru aplicarea operațională, consultă Kitul practic pentru IMM: Predarea-primirea gestiunii de mărfuri și materiale, cu documente și modele de lucru adaptabile. Vezi și secțiunea Financiar-Contabil.
Surse legislative principale
- OMFP nr. 2.861/2009 – inventarierea activelor, datoriilor și capitalurilor proprii.
- Legea contabilității nr. 82/1991 – art. 25 și alte dispoziții relevante.
- OMFP nr. 2.634/2015 – documente financiar-contabile.
- Codul muncii – art. 254 privind răspunderea patrimonială.
Întrebări frecvente
Este obligatorie inventarierea la orice schimbare de gestionar?
Da. OMFP nr. 2.861/2009 prevede expres inventarierea ori de câte ori intervine o predare-primire de gestiune. Eventualele nereguli trebuie consemnate și remediate, fără a afirma automat nulitatea oricărui transfer.
Gestionarul poate face parte din comisia care îi verifică propria gestiune?
Nu. Gestionarul și contabilul care ține evidența gestiunii respective nu pot face parte din comisia de inventariere, pentru a păstra independența verificării.
Când trece răspunderea de la gestionarul predător la cel primitor?
Data semnării procesului-verbal poate fi un reper important, dar răspunderea se stabilește în raport cu bunurile efectiv preluate, documentele întocmite, împrejurările concrete și normele aplicabile.
Cât timp se păstrează listele de inventariere de la o predare-primire de gestiune?
5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar – nu 10 ani, cifră care nu mai este actuală.
Informațiile sunt actualizate la data de 15 octombrie 2026. Articolul are caracter informativ și nu înlocuiește consultanța juridică sau fiscală pentru situația ta concretă.
