O comandă pe un marketplace sau un abonament cumpărat de la un furnizor european poate părea o simplă achiziție online. Pentru un SRL sau PFA din România care nu este înregistrat normal în scopuri de TVA, unele tranzacții pot impune însă obținerea unui cod special de TVA înainte de operațiune.
Problema apare frecvent când cumpărătorul verifică prețul și produsul, dar nu verifică cine vinde sau facturează efectiv. Există totuși o distincție esențială: pentru servicii și pentru bunuri, regulile înregistrării speciale nu sunt identice.
Un exemplu practic al verificării furnizorului și codului special de TVA este analizat separat în articolul despre comisioanele Uber și Bolt facturate către PFA.
Pentru o situație specifică, vezi și articolul despre facturile și comisioanele primite de la platformele marketplace.
Ce este codul special de TVA și cui i se aplică?
Codul special prevăzut de art. 317 din Codul fiscal, în forma modificată prin OG nr. 22/2025, este destinat anumitor operațiuni intracomunitare ale persoanelor care nu sunt înregistrate normal în scopuri de TVA conform art. 316. Nu le transformă în plătitori normali de TVA și nu conferă automat dreptul de deducere a taxei.
Înregistrarea nu este o formalitate care se rezolvă după sosirea facturii: atunci când condițiile legale sunt îndeplinite, cererea trebuie făcută în prealabil.
Servicii și bunuri din UE: două reguli diferite
| Aspect | Servicii B2B de la prestator UE | Bunuri achiziționate intracomunitar |
|---|---|---|
| Când se verifică înregistrarea | Înainte de primirea serviciului | Înainte de achiziția care determină depășirea plafonului, dacă sunt îndeplinite condițiile legale |
| Plafonul de 10.000 EUR | Nu se aplică serviciilor vizate de art. 317 alin. (1) lit. c) | Relevant pentru achizițiile intracomunitare de bunuri eligibile, cu excepții și posibilitate de opțiune |
| Temei principal | Art. 278 alin. (2), art. 307 alin. (2), art. 317 alin. (1) lit. c) | Art. 268 și art. 317 alin. (1) lit. a) și alin. (2) |
| Declarații posibile | D301 și D390, când operațiunea este raportabilă | D301 și D390, dacă achiziția este taxabilă și declarabilă în România |
Servicii: codul special poate fi necesar chiar pentru o sumă mică
Un PFA neînregistrat normal în scopuri de TVA contractează un serviciu de publicitate, design, consultanță sau software de la un prestator stabilit în alt stat membru UE. Dacă se aplică regula generală B2B și PFA-ul este persoana obligată la plata TVA în România, înregistrarea specială conform art. 317 trebuie solicitată înaintea primirii serviciului.
Nu există un prag valoric de 10.000 EUR pentru această situație. Chiar un serviciu cu valoare redusă poate declanșa obligația, în funcție de încadrarea concretă. Dacă prestarea este recurentă, verificarea trebuie făcută înaintea primei prestări relevante, nu după primul extras bancar.
Explicațiile detaliate despre abonamente se găsesc în articolul TVA la abonamente software din străinătate.
Bunuri: plafonul nu trebuie ignorat, dar nici generalizat
Pentru anumite achiziții intracomunitare de bunuri efectuate de persoane neînregistrate normal în scopuri de TVA, Codul fiscal prevede plafonul de 10.000 EUR, al cărui echivalent în lei este stabilit prin normele metodologice. Contează achizițiile relevante cumulate în anul calendaristic curent și situația anului anterior, nu doar prețul comenzii analizate.
Înregistrarea specială devine necesară înaintea achiziției care determină depășirea plafonului, dacă sunt îndeplinite condițiile legale. Există și posibilitatea opțiunii pentru regimul general de taxare, iar operațiuni precum achizițiile de mijloace de transport noi ori bunuri accizabile au reguli distincte. Nici vânzările la distanță, nici regimurile speciale de bunuri nu se încadrează automat în scenariul obișnuit.
Prin urmare, afirmația „am cumpărat un produs din UE, deci trebuia să am cod special” este prea generală. Trebuie stabilită mai întâi natura fiscală a tranzacției.
Marketplace: platforma nu este neapărat furnizorul
Un antreprenor poate cumpăra pe o platformă cunoscută fără să observe că produsul este vândut de o companie terță, din alt stat. Alteori platforma vinde în nume propriu, furnizorul este român ori produsul este expediat dintr-un depozit situat deja în România.
Verifică înainte de finalizarea comenzii
- „Vândut de” / „Sold by”: identifică entitatea care vinde efectiv produsul sau serviciul.
- „Facturat de”: verifică persoana juridică înscrisă în factură și eventualele diferențe față de vânzătorul afișat.
- Țara și codul TVA: identifică statul în care este stabilit furnizorul; pentru operațiuni intracomunitare relevante, verifică validitatea codului în VIES.
- Transportul: verifică dacă bunurile sunt expediate efectiv dintr-un alt stat membru în România sau sunt livrate dintr-un stoc local.
- Regimul de pe factură: urmărește mențiunile privind TVA, taxarea inversă sau regimurile speciale. TVA afișată în coșul de cumpărături nu garantează încadrarea corectă.
- Plafonul cumulativ: dacă este o achiziție intracomunitară de bunuri relevantă pentru plafon, verifică achizițiile deja efectuate și pe cele planificate.
Acest checklist este o recomandare de organizare internă; nu orice verificare descrisă reprezintă o obligație legală separată.
Două exemple întâlnite în practică
Exemplul 1: un PFA comandă un echipament de pe marketplace
Un PFA neînregistrat normal în scopuri de TVA comandă un echipament de pe o platformă internațională. Prețul include TVA, dar oferta indică un vânzător din alt stat membru. Nu este suficient să presupună că are sau nu nevoie de cod special. Trebuie verificate vânzătorul, factura, expedierea și regimul tranzacției, apoi dacă este vorba despre o achiziție intracomunitară de bunuri relevantă pentru plafon.
Exemplul 2: un SRL cumpără un serviciu printr-o platformă
Un SRL neînregistrat normal în scopuri de TVA cumpără servicii de promovare de la un prestator din UE, prin intermediul unei platforme. Dacă serviciul intră în regula generală B2B, iar firma este obligată la plata TVA în România, codul special trebuie obținut înainte de primirea serviciului. Plafonul achizițiilor de bunuri nu protejează această achiziție de servicii.
Ce se poate întâmpla dacă nu ai obținut codul la timp?
Consecințele nu sunt automat identice pentru orice cumpărătură. Dacă, după analiza operațiunii, rezultă că TVA era datorată în România, omisiunea înregistrării nu înseamnă că obligația de plată dispare.
- TVA restantă: poate fi necesară determinarea și plata TVA aferente perioadei în care operațiunea a devenit exigibilă.
- Declarații: trebuie analizată obligația depunerii D301 și, pentru operațiunile intracomunitare raportabile, D390. Nu orice achiziție externă intră în D390.
- Dobânzi și penalități: pentru TVA neachitată la termen pot interveni obligații accesorii potrivit art. 173–176 din Codul de procedură fiscală, în funcție de situația concretă. Consultă dispozițiile privind dobânzile și penalitățile de întârziere.
- Contravenții: neîndeplinirea anumitor obligații declarative sau de înregistrare poate atrage sancțiuni în condițiile Codului de procedură fiscală; aplicarea și cuantumul trebuie stabilite după fapta concretă și forma legală actuală.
Obținerea ulterioară a codului special nu regularizează automat obligațiile anterioare și nu garantează că eventualele accesorii dispar.
Dacă achiziția a fost deja făcută: pașii de remediere
- Adună comanda, factura, dovada plății, contractul și, pentru bunuri, informațiile de transport.
- Identifică furnizorul sau prestatorul real și rolul platformei.
- Stabilește dacă operațiunea este un serviciu, o achiziție intracomunitară de bunuri sau altă categorie.
- Pentru bunuri, reconstituie achizițiile relevante și verifică plafonul; pentru servicii, verifică regula de localizare.
- Solicită contabilului stabilirea TVA datorate, a exigibilității și a declarațiilor care trebuiau depuse.
- Dacă este cazul, solicită înregistrarea specială și regularizează declarațiile și plata, folosind formularele și procedurile valabile.
- Solicită corectarea facturii dacă datele sau regimul de facturare sunt incorecte și păstrează documentele justificative.
Concluzie: verifică furnizorul înainte să plătești
Pentru serviciile intracomunitare B2B relevante, verificarea codului special este necesară înainte de primirea serviciului. Pentru bunuri, trebuie urmărit plafonul și tipul real al achiziției. În marketplace-uri, numele platformei sau prețul cu TVA nu substituie identificarea vânzătorului, a facturii și a traseului bunurilor.
O verificare scurtă înainte de comandă poate preveni regularizări fiscale și costuri suplimentare. Pentru evidența abonamentelor recurente, poți utiliza și recomandările din ghidul ThetaServ privind controlul abonamentelor software.
Material informativ pentru situații uzuale. Analiza fiscală finală depinde de documentele și condițiile fiecărei tranzacții.
