Comisioane marketplace: cum verifici facturile și TVA la SRL

Un SRL care vinde prin eMAG, Amazon sau alte platforme primește lunar mai multe documente: rapoarte de comenzi, extrase de decontare, facturi de comision și, uneori, facturi separate pentru publicitate sau servicii logistice. Ajunge ușor să se confunde ce au plătit clienții, ce a reținut platforma și ce a intrat efectiv în cont.

În practică, sunt necesare verificarea emitentului fiecărei facturi, separarea documentelor și reconcilierea sumelor virate cu rapoartele marketplace.

Vezi și articolul ThetaServ despre verificarea furnizorilor și a codului special de TVA, pentru informații complementare.

De ce nu ajunge să te uiți la suma primită în cont

Dacă platforma reține comisionul din sumele datorate firmei, viramentul din extrasul bancar este rezultatul mai multor elemente: vânzări, retururi, comision, alte costuri și eventuale ajustări. Din suma netă nu poți vedea dacă fiecare element este corect.

O verificare lunară simplă ajută la depistarea diferențelor înainte să se acumuleze. Ajută și la pregătirea întrebărilor pentru contabil.

Pasul 1: stabilește ce document ai în față

Denumirea comercială a platformei nu spune ce document este și nici cine îl emite. Separă mai întâi tipurile de documente.

Extrasul sau raportul de decontare

Arată, de regulă, comenzile, sumele aferente și reținerile dintr-o perioadă. Este un document de lucru foarte util pentru reconciliere. Nu presupune că ține loc de factură fiscală.

Factura de comision

Este documentul prin care platforma facturează serviciul de intermediere. Verifică-i datele așa cum e descris la pasul 2.

Facturi pentru publicitate și alte servicii

Publicitatea, depozitarea, logistica, abonamentul sau alte servicii pot fi facturate separat, uneori de alte entități. Nu le trata automat ca pe comisionul de vânzare.

Ajustările

Corecțiile, stornările și compensările pot apărea ca documente distincte, într-o perioadă diferită de cea a vânzării inițiale. Leagă-le de documentul pe care îl corectează.

Pentru circuitul intern de verificare și aprobare, vezi și circuitul facturii de furnizor într-un IMM.

Pasul 2: verifică emitentul și datele de pe factură

Ca bună practică, parcurge pentru fiecare factură de comision această listă:

• Emitentul: denumirea juridică completă, nu doar numele comercial al platformei.
• Țara în care este stabilit emitentul, vizibilă în adresă.
• Codul de TVA al emitentului, așa cum este înscris pe factură.
• Datele firmei tale: denumire, cod de identificare, adresă. O eroare aici se corectează mai greu după ce documentul a intrat în evidențe.
• Descrierea serviciului și perioada la care se referă. Verifică dacă este vorba despre comision, publicitate, logistică sau altceva.
• Valoarea, moneda și modul în care este prezentat TVA: calculat, absent sau însoțit de mențiuni speciale.
• Numărul și data documentului, pentru legătura cu raportul de decontare.

Compară apoi factura cu contractul sau cu termenii platformei valabili în perioada respectivă: tipul de comision, procentul, serviciile incluse.

Entitatea care facturează poate diferi de la o platformă la alta și chiar între servicii ale aceleiași platforme. Verifică documentul primit în loc să presupui.

Furnizor din România, din UE sau din afara UE: de ce contează diferența

Țara și statutul de TVA al emitentului pot schimba modul în care arată factura și analiza pe care o face contabilul. Pentru servicii prestate între firme, Directiva 2006/112/CE privind sistemul comun al TVA stabilește ca regulă generală că serviciul se localizează, în principiu, la beneficiar, adică la sediul sau la sediul fix al clientului care primește serviciul pentru activitatea sa.

Această regulă este generală și nu epuizează procedurile românești. Nu spune nici că toate serviciile unei platforme se tratează identic, pentru că există reguli speciale pentru anumite categorii de servicii.

Pe scurt, diferența depinde de emitent și de statutul său de TVA:

• Emitent din România: factura poate fi emisă potrivit regulilor interne. Mențiunile privind TVA depind de statutul emitentului.
• Emitent din altă țară UE: țara și codul de TVA de pe factură sunt datele de pornire pentru analiză. Consecințele pentru firma ta, inclusiv eventuale proceduri sau declarații, se stabilesc cu contabilul, pe baza situației concrete.
• Emitent din afara UE: statutul emitentului și locul prestării sunt, la fel, elemente pe care contabilul le verifică înainte de orice concluzie.

Tratamentul TVA al comisionului se stabilește în funcție de natura serviciului, locul prestării și statutul fiscal al beneficiarului. Pentru facturi neclare, solicită explicații emitentului și verifică tratamentul cu contabilul.

Pentru comercianții care încasează și rambursuri prin curier, există un circuit separat de verificat: reconcilierea comenzilor, rapoartelor de curierat și viramentelor. Acesta nu se confundă cu factura de comision marketplace.

Comision versus venit: cum faci reconcilierea

Comisionul marketplace-ului este prețul unui serviciu pe care îl primești de la platformă. Vânzarea produsului către client este o operațiune distinctă. Pentru verificare, ține separate patru categorii:

1. Vânzarea brută raportată pentru perioadă. 2. Rambursările și retururile. 3. Comisionul și celelalte costuri facturate sau reținute (publicitate, logistică). 4. Viramentul net primit în cont.

Aceasta este o metodă de control, nu o regulă juridică sau contabilă. Modul exact de înregistrare, cota și regimul TVA depind de contract, de documente și de politicile contabile ale firmei.

Exemplu practic

Cifrele de mai jos sunt ilustrative. Nu indică dacă sumele includ TVA și nu stabilesc tratament fiscal sau contabil.

Cum verifici, pas cu pas:

1. Compară vânzările din raport cu comenzile din evidența proprie (magazin, ERP sau fișier de comenzi). 2. Potrivește comisionul din raport cu factura de comision: valoare, perioadă, emitent. 3. Caută documentul separat pentru publicitate. Dacă suma apare în decontare fără factură, notează diferența. 4. Compară rezultatul cu extrasul bancar. Dacă virarea nu coincide cu 7.900, listează diferența și cere platformei raportul detaliat. 5. Păstrează tabelul lunar alături de documente. La nevoie, contabilul pornește de la el.

Dacă fiecare element se potrivește, ai o bază clară pentru discuția cu contabilul despre încadrarea fiscală și contabilă.

Document gratuit: indexul dosarului lunar CTB1-F06 (Word) poate fi adaptat pentru a centraliza facturile de comision, rapoartele de decontare și documentele transmise contabilului.

Documente de păstrat (bună practică)

• Factura de comision și celelalte facturi primite de la platformă.
• Contractul sau termenii platformei, cu varianta valabilă în perioada respectivă.
• Rapoartele de decontare, de comenzi, de retururi și de comisioane.
• Dovada plății sau a reținerii, adică extrasul bancar și, dacă e cazul, nota de compensare.
• Corespondența privind ajustări, stornări și contestații.
• Tabelul propriu de reconciliere lunară.

Perioada și forma legală de arhivare se stabilesc conform reglementărilor în vigoare. Lista de mai sus este o recomandare de organizare.

Verificarea tratamentului fiscal al facturilor

Tratamentul fiscal al comisionului depinde de natura serviciului, locul prestării și statutul fiscal al beneficiarului. Înainte de înregistrare, se clarifică identitatea emitentului, mențiunile de TVA și concordanța cu contractul și rapoartele platformei.

Întrebări frecvente

Cum se verifică o factură de comision marketplace?

Se verifică emitentul, țara, identificarea fiscală, serviciul facturat, perioada și concordanța cu rapoartele platformei.

Este viramentul marketplace egal cu valoarea vânzărilor?

Nu neapărat. Viramentul poate reflecta rețineri de comisioane, retururi, publicitate, servicii logistice și alte ajustări.

Se aplică aceeași regulă TVA tuturor comisioanelor marketplace?

Nu. Tratamentul depinde de natura serviciului, de emitent și de statutul fiscal al beneficiarului.

În cazul serviciilor transfrontaliere, punctul de pornire îl reprezintă regulile europene privind TVA, completate de legislația fiscală aplicabilă în România.