Circuitul facturii de furnizor într-un IMM: primire, verificare, aprobare și plată

Circuitul facturii de furnizor într-un IMM cuprinde primirea documentului, verificarea datelor și a operațiunii, corelarea cu livrarea ori serviciul prestat, înregistrarea contabilă, aprobarea plății și arhivarea. O procedură internă clară reduce riscul de facturi duplicate, plăți greșite și obligații scadente neobservate.

Circuitul facturii de furnizor: etapele recomandate

1. Primirea și identificarea: factura este preluată din canalul relevant, inclusiv RO e-Factura atunci când operațiunea intră în sistem, și asociată furnizorului.
2. Verificarea formală: se controlează identificarea părților, data, numărul, descrierea operațiunii, sumele, TVA unde este cazul și eventualele erori.
3. Verificarea economică: factura se compară cu comanda, contractul, oferta acceptată și dovada livrării ori prestării.
4. Clarificarea diferențelor: facturile duplicate, cantitățile greșite sau condițiile neconforme sunt comunicate furnizorului.
5. Înregistrarea contabilă: documentul este prelucrat în funcție de natura operațiunii și regulile contabile aplicabile, inclusiv când există avansuri.
6. Aprobarea și executarea plății: sunt verificate suma de achitat, scadența, contul beneficiarului și persoana care autorizează plata.
7. Arhivarea și urmărirea obligațiilor: documentele și dovezile de plată sunt păstrate, iar facturile restante sunt urmărite până la stingere.

După verificarea și înregistrarea facturilor, acestea trebuie incluse în circuitul de documente al firmei. Pentru organizarea dosarului periodic, vezi checklistul lunar de predare a documentelor către contabil.

Acesta este un model de organizare, nu o succesiune rigidă impusă prin lege fiecărui IMM privat. Potrivit OMFP nr. 2634/2015, art. 4 alin. (3), circuitul documentelor financiar-contabile se stabilește prin proceduri proprii aprobate la nivelul entității.

Cum verifici o factură înainte de plată

Controlul formal

Verifică identitatea furnizorului și a beneficiarului, seria și numărul, data, denumirea bunurilor sau serviciilor, baza de calcul și valoarea facturată. Pentru o operațiune cu TVA, verifică și tratamentul fiscal aferent, fără a presupune că orice factură conține TVA deductibilă.

Controlul economic: corespondența dintre trei surse

Un control practic este compararea dintre comandă sau contract, dovada recepției ori prestării și factură. Se urmăresc cantitățile, tarifele, reducerile, serviciile executate și condițiile de plată. Dacă firma nu folosește o comandă distinctă pentru fiecare cumpărare, verificarea se adaptează documentelor existente.

Mai multe despre pașii anteriori găsești în articolele privind cererea de achiziție și aprobare și recepția bunurilor și serviciilor.

Factura și NIR: când este necesară nota de recepție?

Nota de recepție și constatare de diferențe (NIR) nu este obligatorie pentru toate cumpărările. OMFP nr. 2634/2015 prevede situațiile de utilizare obligatorie, inclusiv bunurile repartizate în gestiuni diferite, bunurile primite în custodie sau spre prelucrare, bunurile cumpărate de la persoane fizice, cele sosite fără documente de livrare, diferențele constatate la recepție și mărfurile din gestiuni la preț de vânzare.

În celelalte situații, recepția și intrarea în gestiune se pot documenta pe baza înscrisului de livrare aplicabil. Pentru serviciile prestate, documentarea poate consta într-un raport, situație de lucrări, confirmare de acceptare ori alte dovezi adecvate contractului. Nu se întocmește NIR pentru servicii doar pentru că există o factură.

Factura primită prin RO e-Factura

Primirea și data comunicării

În cazul operațiunilor supuse sistemului, factura electronică originală este fișierul XML însoțit de sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor. Potrivit OUG nr. 120/2021, data comunicării este cea la care factura devine disponibilă destinatarului pentru descărcare. Fișierul și confirmările aferente trebuie păstrate în circuitul documentar al firmei.

Ce faci când factura conține erori?

Factura comunicată în RO e-Factura nu se poate returna prin sistem. Dacă destinatarul are obiecții, îl înștiințează pe emitent, inclusiv prin înscrierea unui mesaj în sistem, conform art. 4 alin. (8)-(9) din OUG nr. 120/2021. Comunicarea directă cu furnizorul ajută la clarificarea rapidă a situației.

Corecția facturii se realizează de emitent în condițiile art. 330 din Codul fiscal, iar factura corectată este transmisă prin RO e-Factura. Un mesaj de obiecții nu anulează automat factura inițială și nu înlocuiește documentul de corecție.

Termenul de transmitere în 2026

În 2026, termenul-limită de transmitere a facturilor supuse obligației RO e-Factura este de 5 zile lucrătoare de la emitere, dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la data-limită legală pentru emitere, potrivit modificărilor aduse prin OUG nr. 89/2025. Pentru calcul și excepții, consultă și ghidul ThetaServ privind termenul e-Factura.

Aprobarea facturii la plată: cine răspunde?

Pentru un IMM privat nu există un prag general unic peste care orice factură trebuie avizată de două persoane. Competențele și limitele valorice pot fi stabilite prin procedura internă și documentele de delegare.

Un circuit proporțional cu dimensiunea firmei poate separa persoana care confirmă recepția de persoana care aprobă plata. Pentru firmele mici, unde separarea completă nu este posibilă, sunt utile controale compensatorii: verificarea periodică de către administrator, jurnalul aprobărilor și reconcilierea extraselor bancare.

Înainte de efectuarea unui transfer, o schimbare a IBAN-ului furnizorului trebuie verificată printr-un canal independent de mesajul prin care a fost solicitată.

Factură, cheltuială deductibilă și TVA deductibilă: verificări diferite

Înregistrarea contabilă a unei operațiuni, deductibilitatea cheltuielii la calculul impozitului pe profit și dreptul de deducere a TVA sunt chestiuni distincte. Factura trebuie evaluată împreună cu natura operațiunii și documentele justificative. În cazul impozitului pe profit sunt relevante condițiile art. 25 din Codul fiscal; pentru TVA, condițiile se analizează distinct, inclusiv cele privind destinația achiziției și documentele prevăzute de art. 297 și 299.

Un contribuabil care aplică alt regim fiscal nu va trata automat cheltuielile după regulile impozitului pe profit. Tot astfel, o firmă neînregistrată în scopuri de TVA nu presupune că poate deduce TVA doar pentru că apare distinct pe factura de achiziție.

Exemplu practic: factură cu diferență de cantitate

Firma comandă 50 de unități, dar recepționează 46, în timp ce factura indică 50. Responsabilul consemnează cantitatea primită și diferența în documentele de recepție, întocmind NIR atunci când este obligatorie. Furnizorul este notificat și i se solicită clarificarea, completarea livrării ori corectarea documentelor, după soluția convenită.

Până la clarificare, persoana care autorizează plata verifică obligația exigibilă potrivit contractului și situației documentate. Nu se efectuează automat plata integrală doar pentru că factura a fost primită.

În activitățile de comerț online, controlul documentelor trebuie corelat și cu rapoartele curierilor și viramentele aferente încasărilor ramburs, atunci când aceste servicii sunt utilizate.

Checklist înainte de autorizarea plății

• Factura a fost primită prin canalul corespunzător, inclusiv RO e-Factura unde este obligatoriu?
• Datele de identificare, sumele și descrierea operațiunii sunt corecte?
• Există documente care susțin livrarea ori prestarea?
• Au fost clarificate diferențele și eventualele facturi duplicate?
• Factura a fost înregistrată conform tratamentului contabil aplicabil?
• Scadența, suma de plată și contul bancar au fost reverificate?
• Plata este aprobată de persoana competentă?
• Documentele și confirmarea plății sunt păstrate împreună ori pot fi identificate rapid?

Întrebări frecvente

Este NIR obligatorie pentru fiecare factură de marfă?

Nu. Normele prevăd cazurile în care NIR este obligatorie; în celelalte situații, documentul de livrare poate susține recepția și intrarea în gestiune.

Pot refuza prin RO e-Factura o factură greșită?

Factura comunicată nu poate fi returnată în sistem. Destinatarul transmite obiecțiile emitentului, inclusiv prin mesaj în RO e-Factura, iar emitentul efectuează corecția în condițiile legii.

Factura primită înainte de livrare poate fi înregistrată?

Tratamentul depinde de natura facturii, inclusiv dacă documentează un avans, și de operațiunea economică. Primirea facturii nu reprezintă, în sine, dovada recepției.

Cine aprobă plata facturii într-un SRL?

Administratorul sau persoana competentă potrivit regulilor de reprezentare și delegării interne. Plafoanele și verificările se pot adapta valorii și riscului operațiunilor.