Kit Achiziții și Plăți pentru IMM: Circuitul Facturilor de Furnizori

De ce are nevoie firma de un circuit al facturilor

Facturi rămase într-o căsuță de e-mail, aceeași factură primită de două ori și plătită de două ori, plăți făcute fără aprobare sau fără recepție, dosare incomplete la contabil la sfârșit de lună. Kitul stabilește un circuit al facturilor cu reguli simple: fiecare factură are un număr intern, un stadiu, un aprobator și un dosar complet, oricine ar fi persoana care o primește.

Ce conține kitul pentru circuitul facturilor

Primire și registru facturi furnizori

• canalele oficiale de primire și regulile pentru facturile sosite pe alte căi;
• registru facturi furnizori, cu număr intern, stadiu, aprobator și controlul duplicatelor;
• formularul de primire pentru facturile pe hârtie și pe e-mail.

Verificarea facturilor și tratarea abaterilor

• checklistul pentru verificarea facturilor: elementele formale, datele fiscale, corespondența cu RO e-Factura;
• reconcilierea comandă – recepție – factură;
• modele de solicitare de clarificare, de factură de corecție și de respingere.

Aprobare, scadențar furnizori și plată

• matricea limitelor de aprobare și fișa de aprobare a facturii;
• scadențar furnizori, cu ziua de plată propusă;
• solicitarea și autorizarea plății în forma simplă, cu dovada plății atașată la dosar.

Predare, arhivare și control lunar

• checklistul și borderoul de predare către contabilitate;
• registrul de arhivă al dosarelor de factură;
• tabloul lunar al facturilor, planul de implementare în 30 de zile și checklistul de control lunar.

Pentru cine este

• orice IMM care primește facturi de la furnizori, indiferent de domeniu;
• firme cu contabil extern, unde administratorul aprobă plățile;
• echipe în care facturile ajung la mai multe persoane și nu există un loc unic de evidență.

Ce primești

• Exemplu completat (PDF): procedura și toate formularele, completate cu date fictive pentru o firmă de servicii tehnice;
• Document Word editabil: aceeași structură, cu câmpurile goale de completat;
• Fișier Excel: registrul facturilor cu controlul duplicatelor și al aprobării, reconcilierea comandă – recepție – factură, scadențarul, arhiva și tabloul lunar, calculate automat;
• livrare digitală, în maximum 24 de ore de la confirmarea plății.

Kitul este primul din seria de proceduri de achiziții și plăți pentru IMM. Nu conține modele de factură sau note contabile; se folosește împreună cu documentele contabilului.

Important

Kitul este un document-cadru și se adaptează firmei. Regulile fiscale privind facturile, termenele și păstrarea documentelor se confirmă cu contabilul; materialul privind circuitul facturilor nu reprezintă consultanță juridică, fiscală sau contabilă individualizată.

Descarcă mostra

Licență și actualizări

Licența permite utilizarea și adaptarea internă pentru o singură firmă. Include 12 luni de actualizări relevante, fără reînnoire automată. Revânzarea, redistribuirea și publicarea fișierelor nu sunt permise.

Articole și instrumente conexe

Pentru contextul documentelor justificative, citește despre cheltuielile deductibile ale unui SRL. Pentru predarea datelor către contabil, vezi articolul SAF-T D406: obligații, termene și verificări; registrul din kit sprijină organizarea internă și nu generează declarația D406. Pentru stabilirea regulilor firmei, vezi procedurile interne pentru SRL.

Kitul se completează cu Circuitul documentelor și controlul termenelor. Pentru facturile emise clienților și urmărirea încasărilor, vezi kitul comercial pentru comenzi, livrare, facturare și încasări. Explorează și secțiunea Financiar-Contabil.