Kit Achiziții și Plăți pentru IMM: Procesul de Achiziție și Recepție

De ce procedura de achiziții trebuie scrisă

Achiziții făcute fără nevoie confirmată sau peste buget, comenzi date telefonic, același furnizor ales din obișnuință, livrări întârziate observate în ziua lucrării, recepții făcute „din ochi” și neconformități descoperite după plată. Kitul stabilește reguli simple: cine poate cere o achiziție, câte oferte sunt necesare, ce conține comanda, cum se recepționează și ce se întâmplă când livrarea nu corespunde.

Ce conține procedura de achiziții

Solicitare, buget și selecția furnizorilor

• formularul de solicitare și registrul solicitărilor, cu urmărirea bugetului lunar pe categorii;
• matricea limitelor de aprobare și regula ofertelor: una, două sau trei, după valoare;
• cererea de ofertă, grila de comparare a ofertelor și fișa pentru selecția furnizorilor.

Comandă de achiziție și urmărirea livrării

• modelul de comandă de achiziție, cu preț, termen, condiții de plată și garanții;
• registrul comenzilor, cu confirmarea furnizorului, termenele și statusul fiecărei comenzi;
• fișa furnizorului și registrul furnizorilor.

Recepția mărfurilor și a serviciilor

• procesul-verbal și checklistul pentru recepția mărfurilor;
• fișa de recepție a serviciilor și a lucrărilor, pe criterii de acceptanță;
• formularul de neconformitate, solicitarea de remediere sau înlocuire și registrul neconformităților.

Predare, evaluare și control

• checklistul de predare a dosarului către circuitul facturilor;
• tabloul achizițiilor și evaluarea trimestrială a furnizorilor;
• planul de implementare în 30 de zile și checklistul de audit.

Pentru cine este

• firme de distribuție, retail, producție, construcții și servicii tehnice cu achiziții recurente;
• firme cu mai multe puncte de lucru sau cu mai multe persoane care cer și primesc marfă;
• administratori care vor să știe ce s-a comandat, de la cine, la ce preț și dacă s-a primit ce s-a comandat.

Ce primești

• Exemplu completat (PDF): procedura și toate formularele, completate cu date fictive pentru o firmă de servicii tehnice;
• Document Word editabil: aceeași structură, cu câmpurile goale de completat;
• Fișier Excel: registrul solicitărilor cu bugetul, grila de comparare a ofertelor, registrul comenzilor, registrul și evaluarea furnizorilor, registrul neconformităților și tabloul, cu formule;
• livrare digitală, în maximum 24 de ore de la confirmarea plății.

Kitul este al treilea din seria de proceduri de achiziții și plăți pentru IMM. Se oprește la predarea dosarului de recepție; verificarea facturii și plata sunt tratate în celelalte kituri ale seriei.

Important

Kitul este un document-cadru și se adaptează firmei. Procesul-verbal intern nu înlocuiește documentele de recepție cu regim contabil, iar modelul de comandă și formularul de neconformitate se verifică juridic înainte de utilizare. Materialul despre procedura de achiziții nu reprezintă consultanță juridică, fiscală sau contabilă individualizată.

Utilizare și actualizări

Licență pentru utilizarea internă într-o singură firmă. Include actualizările kitului pentru 12 luni de la cumpărare, fără reînnoire automată. Redistribuirea și revânzarea materialelor nu sunt permise.

Resurse utile

Continuă dosarul achiziției cu kitul pentru circuitul facturilor furnizori și kitul pentru plăți către furnizori și controlul obligațiilor.

Pentru evidența bunurilor și verificarea patrimoniului, citește ghidul inventarierii anuale 2026. Inventarierea anuală este un proces distinct de recepția achizițiilor tratată în acest kit.