Firmă de curățenie: acte necesare, CAEN Rev.3 și organizarea activității

Pornești o firmă de curățenie sau îți extinzi serviciile? Primul pas este la ONRC, unde încadrarea corectă în CAEN Rev.3 influențează tot ce urmează: obiectul de activitate, contractele și organizarea muncii. Articolul prezintă codurile 8121, 8122 și 8123, diferența dintre serviciile generale și cele specializate, obligațiile de sănătate și securitate în muncă (SSM) și locul biocidelor. La final găsești un checklist și un exemplu.

Informațiile au caracter informativ. Nu reprezintă consultanță juridică și nu înlocuiesc verificarea pe site-urile oficiale la data depunerii dosarului.*

1. Începe cu ONRC: codurile CAEN Rev.3 pentru curățenie

Potrivit clasificării afișate de ONRC, activitățile de curățenie a clădirilor sunt grupate în trei coduri:

Încadrarea se face după serviciul pe care îl prestezi efectiv, nu după denumirea comercială a firmei. Pagina ONRC distinge curățenia generală, nespecializată, a clădirilor de activitățile specializate. Pentru delimitarea exactă între coduri, inclusiv eventualele excluderi, consultă descrierile complete din clasificarea ONRC. Pentru clasele 8122 și 8123, descrierile și excluderile din nomenclator trebuie analizate în raport cu serviciile concrete; astfel că nu presupune că un serviciu „intră” într-un cod doar după nume.

Nu rezultă nicio obligație de a înscrie toate cele trei coduri. Înscrie activitățile pe care intenționezi să le desfășori în mod real.

2. Termenul de actualizare CAEN Rev.3

Potrivit informării ONRC, Hotărârea Guvernului nr. 788/2026, publicată în Monitorul Oficial nr. 835 din 1 octombrie 2026, a prelungit perioada de tranziție până la 1 aprilie 2027. Nu ne bazăm pe termenele anterioare, care sunt depășite.

Nu am citit direct textul hotărârii în Monitorul Oficial, doar anunțul ONRC. Înainte să depui o cerere de modificare a obiectului de activitate, verifică textul actului și informările curente ale ONRC.

3. Dosarul la ONRC: ce depinde de forma juridică

Pentru înființare sau modificare, ONRC solicită un dosar care conține cel puțin o cerere de înregistrare și documentele specifice formei juridice (SRL, PFA, întreprindere individuală sau familială). Lista exactă diferă și se actualizează, așa că singura referință sigură este lista ONRC valabilă la data depunerii.

Ce poți pregăti din timp:

• stabilirea formei juridice și a obiectului de activitate, cu codurile CAEN Rev.3 alese;
• documentele care atestă dreptul de folosință asupra sediului, dacă forma juridică le cere;
• verificarea, pe site-ul ONRC, a listei curente de documente și a eventualelor declarații cerute pentru sediu, puncte de lucru sau activități desfășurate la clienți.

Nu am putut confirma în acest dosar conținutul detaliat al listelor ONRC, de aceea nu îl reproducem aici.

Pentru diferența dintre obligațiile legale și procedurile interne recomandate, citește și procedurile interne obligatorii într-un SRL.

4. Servicii generale versus servicii specializate

Diferența contează și operațional, nu doar la codul CAEN.

Servicii generale sunt, de regulă, curățenia curentă a spațiilor, cum sunt birourile, scările de bloc sau spațiile comune. Se bazează pe proceduri repetabile și produse de uz curent.

Servicii specializate presupun metode, echipamente sau substanțe care ies din rutina obișnuită. Ele cer evaluarea separată a riscurilor, instruire specifică și, uneori, verificarea unor reguli speciale pentru tipul de spațiu sau de operațiune.

Recomandarea practică este să descrii în scris fiecare serviciu din ofertă (suprafețe, frecvență, metode, produse) și abia apoi să alegi codurile. Dacă oferta se schimbă, revizuiește și obiectul de activitate.

5. Sănătate și securitate în muncă

Dacă firma are angajați, obligațiile SSM nu depind de codul CAEN. Potrivit Legii nr. 319/2006, art. 6–7, angajatorul răspunde de securitatea și sănătatea lucrătorilor și ia măsuri de prevenire, informare, instruire și organizare a protecției. Contractarea unui serviciu extern de SSM nu exonerează angajatorul de responsabilitățile sale.

În curățenie, riscurile frecvente sunt:

• contactul cu produse chimice (iritații, vapori);
• alunecări și căderi pe suprafețe ude;
• efortul fizic și pozițiile de lucru;
• lucrul în spații ocupate sau la înălțime, unde este cazul.

Ce echipamente sunt necesare se stabilește prin evaluarea riscurilor, nu generic. Dacă evaluarea arată necesitatea echipamentului individual de protecție (EIP), HG nr. 1048/2006, art. 10–12 prevede că angajatorul îl distribuie gratuit, asigură întreținerea, repararea sau înlocuirea lui și instruiește lucrătorii cum să-l folosească.

Legea nr. 319/2006 are mai multe versiuni în portal, inclusiv unele istorice. Înainte de publicare sau de aplicare, verifică forma consolidată în vigoare.

6. Curățenie versus dezinfecție: biocide doar unde se aplică

Curățarea cu detergent nu este automat un serviciu cu biocide. Nu orice produs de curățenie este biocid și nu orice contract include dezinfecție.

Dacă serviciul tău implică dezinfecție sau alte operațiuni cu produse biocide, verifică pentru fiecare produs:

• dacă este aprobat pentru utilizarea concretă (tip de produs, suprafață, scop), inclusiv în Registrul Național al Produselor Biocide al Ministerului Sănătății;
• ce spun eticheta, fișa tehnică și fișa cu date de securitate;
• dacă este necesar personal instruit pentru utilizare, potrivit cadrului național și european privind biocidele.

Nu am confirmat integral în acest dosar normele naționale și regulamentul european aplicabile, așa că nu le reproducem pe articole. Nu promova serviciul ca „autorizat” fără o confirmare oficială pentru produsul și activitatea exactă. Pentru dezinsecție și deratizare, tratează activitatea ca distinctă și verifică separat cerințele.

7. Verificarea autorizațiilor specifice serviciilor oferite

Autorizațiile suplimentare nu se determină doar după denumirea firmei, ci după tipul serviciilor și condițiile concrete de desfășurare a activității. Cerințele pot diferi după:

• serviciul prestat (de exemplu dezinfecție sau DDD);
• substanțele folosite;
• tipul de spațiu sau de client (de exemplu spații medicale sau alimentare);
• eventuale activități conexe, cum ar fi gestionarea deșeurilor.

Pentru fiecare serviciu din ofertă, cere confirmare de la autoritatea competentă sau de la un consultant juridic. Nu afirma public nici că ai nevoie, nici că nu ai nevoie de o autorizație, fără o astfel de verificare.

8. Checklist realist

Cerințe legale sau administrative (în funcție de activitate)

• Forma juridică aleasă și lista ONRC de documente verificată la data depunerii.
• Coduri CAEN Rev.3 alese după serviciile reale (8121, 8122 și/sau 8123), cu delimitările verificate.
• Termenul de tranziție CAEN Rev.3 confirmat în textul HG nr. 788/2026.
• Dacă există angajați: evaluarea riscurilor, informarea și instruirea lucrătorilor conform Legii nr. 319/2006.
• EIP distribuit gratuit, dacă evaluarea riscurilor îl cere (HG nr. 1048/2006).
• Dacă folosești biocide: produs verificat pentru utilizarea concretă și respectarea etichetei.
• Verificare separată pentru fiecare serviciu cu posibile reguli speciale.

Bune practici (nu sunt obligații legale autonome)

• Contract care definește suprafețele, frecvența și rezultatul așteptat.
• Inventar al produselor, cu fișe tehnice și de securitate la îndemână.
• Instrucțiuni de lucru scrise pe tip de spațiu.
• Separarea substanțelor incompatibile și a ustensilelor pentru zone curate și murdare.
• Planificarea lucrărilor în zone ocupate, cu semnalizare.

Document gratuit: pentru distribuirea echipamentelor către lucrători, este disponibil modelul de proces-verbal de predare-primire a echipamentului – CTB4-F07 (Word). Acesta documentează predarea și nu substituie instruirea SSM.

La încheierea lucrărilor, pot fi utile și principiile din articolul ThetaServ despre recepția serviciilor într-un IMM.

Pentru firmele care execută contracte recurente, vezi și cum se documentează recepția serviciilor de curățenie și eventualele neconformități.

9. Exemplu de organizare

O firmă mică vrea să facă curățenie periodică de birouri pentru trei clienți și are cinci angajați.

1. Descrie serviciul: curățenie curentă, de două ori pe săptămână, produse de uz general, fără dezinfecție. Alege codul 8121, cu verificarea descrierii ONRC.

2. Depune dosarul ONRC cu lista de documente valabilă pentru forma ei juridică.

3. Evaluează riscurile (podele ude, produse chimice, efort), instruiește angajații și stabilește EIP-ul necesar.

4. Notează în contract suprafețele, frecvența și excluderile.

Dacă un client cere dezinfecție după un incident, firma tratează cererea ca serviciu distinct. Verifică produsul, utilizarea și cerințele aplicabile, și nu o promovează ca „autorizată” fără confirmare oficială. Dacă serviciul nou nu se potrivește cu codurile înscrise, actualizează obiectul de activitate.

Întrebări frecvente

Ce cod CAEN Rev.3 corespunde curățeniei generale a clădirilor?

Clasa 8121 acoperă activități generale de curățenie a clădirilor. Pentru activități specializate trebuie analizate clasele relevante.

Este obligatorie înscrierea tuturor codurilor CAEN pentru curățenie?

Nu. Codurile se selectează în funcție de serviciile efectiv desfășurate.

Ce obligații SSM are o firmă de curățenie cu angajați?

Angajatorul trebuie să gestioneze riscurile profesionale, inclusiv cele generate de substanțele utilizate, și să asigure informarea și instruirea lucrătorilor.

Sunt toate produsele de curățenie produse biocide?

Nu. Produsele biocide au un regim distinct, în funcție de destinație și clasificare; se verifică eticheta și autorizația produsului relevant.

Încadrarea activităților se verifică în nomenclatorul CAEN Rev.3 al ONRC, iar obligațiile de securitate în muncă sunt stabilite de Legea nr. 319/2006.

Concluzie

Pornește de la ONRC: alege codurile după serviciile reale, verifică lista de documente pentru forma ta juridică și confirmă termenul CAEN Rev.3. Apoi organizează SSM-ul și tratează dezinfecția ca pe un serviciu distinct, doar dacă îl oferi. Pentru situații speciale, cere confirmare de la autoritatea competentă sau de la un consultant juridic.