La un control, inspectorul cere contractul cu un furnizor din urmă cu trei ani. Administratorul știe că există, dar nu știe unde: poate la fostul contabil, poate într-o cutie din depozit, poate în calculatorul unui angajat care a plecat. Documentul nu lipsește, dar nu poate fi găsit.
Arhivarea documentelor firmei rezolvă exact această problemă. Pentru societățile private, ea nu este doar o bună practică: Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996 stabilește obligații de evidență, nomenclator, păstrare și selecționare pentru orice creator și deținător de documente.
Ghidul de mai jos parcurge cei cinci pași ai arhivei și separă clar ce cere legea, ce stabilește firma prin procedură internă și ce e doar recomandare practică. Cât timp se păstrează fiecare document găsești în ghidul despre termenele de păstrare a documentelor firmei.
Pe scurt
- Firma înregistrează și ține evidența documentelor intrate, interne și ieșite (art. 7 din Legea nr. 16/1996).
- Firma își întocmește nomenclatorul documentelor de arhivă, care se aprobă de serviciul județean al Arhivelor Naționale (art. 8).
- Documentele se depun la arhiva proprie în al doilea an de la constituire, pe bază de inventar și proces-verbal (art. 9).
- Selecționarea se face de o comisie numită de conducere, iar documentele se scot din evidență doar pe baza proceselor-verbale aprobate (art. 9 și 11).
- La înființare, reorganizare sau desființare, firma notifică Arhivele Naționale în 30 de zile (art. 41).
Ce cere legea și ce stabilește firma
Legea nr. 16/1996, republicată, se aplică tuturor creatorilor și deținătorilor de documente, inclusiv societăților private. Obligațiile privind evidența, nomenclatorul, păstrarea și selecționarea nu depind de mărimea firmei.
Trebuie separată o altă noțiune: Fondul Arhivistic Național. Doar documentele cu valoare istorică intră în acest fond și se predau, după termene lungi, la Arhivele Naționale (art. 13). Faptul că documentele curente ale unui IMM nu ajung acolo nu scutește firma de obligațiile privind propria arhivă.
| Etapă | Ce cere legea | Ce stabilește firma (procedură internă) | Document aferent |
|---|---|---|---|
| 1. Nomenclator | Întocmire și aprobare de serviciul județean al Arhivelor Naționale (art. 8) | Tipurile de documente pe compartimente, responsabilul | Nomenclatorul documentelor de arhivă |
| 2. Evidență și dosare | Înregistrarea documentelor intrate, interne și ieșite (art. 7); gruparea anuală în unități arhivistice (art. 8) | Regulile de numerotare, opisul dosarului | Registrul de intrare-ieșire, opisul |
| 3. Predare la arhiva proprie | Depunere în al doilea an de la constituire, cu inventar și proces-verbal (art. 9); păstrare în spații amenajate (art. 12) | Cine predă, cine primește, unde e depozitul | Inventarul, procesul-verbal de predare-primire |
| 4. Acces și împrumut | Păstrarea în condiții care previn distrugerea, degradarea sau sustragerea (art. 12) | Cine are acces, cum se împrumută și se restituie | Registrul de consultări și împrumuturi |
| 5. Selecționare | Comisie de selecționare, procese-verbale, scoatere din evidență doar după aprobare (art. 9 și 11) | Calendarul anual, verificarea blocajelor | Procesul-verbal de selecționare, inventarul documentelor propuse |
Pasul 1: nomenclatorul documentelor de arhivă
Potrivit art. 8 din Legea nr. 16/1996, fiecare creator de documente își întocmește nomenclatorul propriu: lista tipurilor de documente, grupate pe probleme, cu termenul de păstrare al fiecăruia. Pe baza lui, documentele se grupează anual în unități arhivistice (dosare).
Art. 8 alin. (2) prevede și aprobarea nomenclatorului: pentru creatorii de la nivel central, de către Arhivele Naționale; pentru ceilalți, deci și pentru o societate privată, de către serviciul județean al Arhivelor Naționale. Legea nu prevede o excepție generală pentru firmele mici.
Ca recomandare practică, nomenclatorul se organizează pe compartimente (financiar-contabil, personal, comercial, administrativ), iar pentru fiecare tip de document se notează și persoana responsabilă. Termenele documentelor financiar-contabile și ale celor de personal se preiau din legislația lor specială, nu se stabilesc liber.
Pasul 2: registrul de intrare-ieșire și constituirea dosarelor
Art. 7 obligă firma să înregistreze și să țină evidența tuturor documentelor intrate, a celor întocmite intern și a celor ieșite. În practică, asta înseamnă un registru de intrare-ieșire, pe hârtie sau electronic, cu număr și dată pentru fiecare document.
Dosarele se constituie anual, după nomenclator. Fiecare dosar primește un opis (lista documentelor din el), iar documentele se grupează după problemă și termen de păstrare, nu după ordinea în care au ajuns pe birou. Documentele financiar-contabile urmează și circuitul către contabil (vezi checklistul lunar de predare).
Pasul 3: predarea dosarelor la arhiva proprie
Potrivit art. 9 alin. (1), documentele se depun la depozitul de arhivă al creatorului în al doilea an de la constituire, pe bază de inventar și proces-verbal de predare-primire. Predarea are loc deci la arhiva proprie a firmei, nu la Arhivele Naționale.
Art. 12 cere ca documentele să fie păstrate în condiții corespunzătoare, ferite de distrugere, degradare sau sustragere, iar persoanele juridice să le păstreze în spații special amenajate pentru arhivă. Desemnarea unei persoane care răspunde de arhivă este o regulă de procedură internă recomandată pentru orice firmă.
Pentru predare poți porni de la modelul gratuit de proces-verbal de predare a dosarelor la arhivă.
Predarea la Arhivele Naționale este o etapă separată, prevăzută la art. 13, și privește documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Național, după termene lungi de la crearea lor (de exemplu, 30 de ani pentru documentele scrise). Pentru documentele curente ale unui IMM, de regulă, nu are aplicare practică.
Pasul 4: accesul, consultarea și împrumutul documentelor
Legea cere ca documentele să fie protejate împotriva distrugerii, degradării, sustragerii sau comercializării ilegale (art. 12). Cum se asigură asta în concret stabilește firma, prin procedură internă:
- cine are acces la arhivă și la ce categorii de documente;
- cum se consultă un document și cum se împrumută, cu termen de restituire;
- ce documente originale se află la terți (contabil, avocat) și pe ce bază.
Un registru de consultări și împrumuturi arată în orice moment unde se află un document scos din arhivă. Pentru documentele cu date personale (dosare de personal, contracte cu persoane fizice), accesul restrâns este și o cerință de securitate a prelucrării, potrivit art. 5 alin. (1) lit. f) și art. 32 din Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR). Dosarul personal al salariatului are, în plus, regulile proprii din HG nr. 295/2025 (vezi dosarul salariatului).
Pasul 5: selecționarea documentelor cu termen expirat
Selecționarea este operațiunea prin care firma stabilește ce documente cu termen de păstrare expirat se elimină. Legea o reglementează strict:
- comisia de selecționare se numește de conducătorul firmei și are un președinte, un secretar și un număr impar de membri; se întrunește cel puțin o dată pe an, iar hotărârile ei se consemnează în procese-verbale (art. 11);
- scoaterea din evidență a documentelor se face doar pe baza proceselor-verbale ale comisiei (art. 11 alin. (3)) și cu aprobarea conducerii și avizul Arhivelor Naționale sau al serviciului județean (art. 9 alin. (3));
- administratorul unic: potrivit art. 11 alin. (4), acesta poartă răspunderea pentru selecționarea documentelor.
Înainte de propunerea de eliminare, firma verifică dacă documentele sunt legate de un control, de un litigiu sau de o altă obligație de păstrare. Un document cu termenul împlinit, dar necesar ca probă, rămâne în arhivă.
Atenție: documentele nu se distrug „pentru că sunt vechi”. Eliminarea fără comisie, fără proces-verbal și fără avizul cerut de lege încalcă procedura de selecționare, chiar dacă termenul de păstrare a expirat.
Documentele financiar-contabile
Documentele financiar-contabile intră în același proces de arhivare, dar termenele lor de păstrare nu se stabilesc prin nomenclatorul firmei: le fixează Legea contabilității nr. 82/1991 (art. 25 și art. 35), iar organizarea lor are reguli suplimentare în OMFP nr. 2.634/2015. Termenele, momentul de la care se calculează și excepțiile sunt explicate în ghidul despre termenele de păstrare.
Documentele electronice
Legea nr. 135/2007, modificată și completată prin Legea nr. 201/2024, reglementează arhivarea documentelor electronice. Cine creează sau deține documente electronice trebuie să le păstreze integre, autentice și utilizabile pe toată durata de păstrare. Arhivarea se face de creatorul documentelor sau printr-un furnizor acreditat, potrivit condițiilor din lege.
Concret, pentru un IMM:
- documentele create sau primite electronic (de exemplu, facturile din RO e-Factura) se păstrează în formatul lor original, fișierul XML cu semnătura, nu doar ca PDF (vezi și circuitul facturii de la furnizor);
- documentele electronice intră în nomenclator și în evidența arhivei, ca și cele pe hârtie;
- o copie scanată a unui document pe hârtie nu înlocuiește automat originalul. Înlocuirea e posibilă doar în condițiile prevăzute de lege.
Cerințele tehnice concrete (sistemul de gestiune a documentelor, formatele, furnizorii acreditați) se verifică în forma consolidată a Legii nr. 135/2007 și în normele de aplicare, în funcție de volumul și tipul documentelor electronice ale firmei.
La înființare, reorganizare sau desființare: notificarea în 30 de zile
Potrivit art. 41 din Legea nr. 16/1996, creatorii și deținătorii de documente notifică în scris Arhivele Naționale sau serviciul județean, în termen de 30 de zile, despre documentele care atestă înființarea, reorganizarea sau desființarea lor și despre măsurile luate pentru arhivarea documentelor. La dizolvare, obligația nu este predarea automată a tuturor documentelor, ci notificarea și organizarea păstrării lor; documentele financiar-contabile își păstrează termenele proprii.
Greșeli frecvente
| Greșeala | Riscul | Ce faci corect |
|---|---|---|
| „Suntem firmă mică, nu avem nevoie de nomenclator” | Obligație legală neîndeplinită | Nomenclator întocmit și aprobat potrivit art. 8 |
| Dosare fără opis, documente fără număr de înregistrare | Documente imposibil de găsit sau de dovedit | Registru de intrare-ieșire și opis pentru fiecare dosar |
| Arhivă „în birou”, fără predare | Documente pierdute la plecarea unui angajat | Predare în al doilea an, cu inventar și proces-verbal |
| Originale scoase fără evidență | Documente care nu mai revin | Registru de împrumuturi, cu termen de restituire |
| Distrugere fără comisie și fără aviz | Încălcarea procedurii de selecționare | Comisie, proces-verbal, aprobare și aviz |
| Facturi electronice păstrate doar ca PDF | Documentul original nu poate fi prezentat | Arhivarea XML-ului cu semnătura |
Checklist anual al arhivei
- Nomenclatorul este actualizat și aprobat.
- Registrul de intrare-ieșire este complet pentru anul încheiat.
- Dosarele din anul anterior au opis și au fost predate la arhivă, cu inventar și proces-verbal.
- Documentele împrumutate au fost restituite sau au un termen de restituire.
- Lista originalelor aflate la terți este confirmată.
- Documentele electronice sunt salvate în formatul original și au copii de siguranță.
- Comisia de selecționare s-a întrunit, a verificat blocajele și a întocmit procesul-verbal.
Organizează arhiva firmei pe un nomenclator
Kitul ThetaServ pentru organizarea și arhivarea documentelor include nomenclatorul, registrul de intrare-ieșire, opisul dosarului, registrul dosarelor arhivate, procesele-verbale de predare, evidența consultărilor și împrumuturilor și documentele de selecționare, cu registre Excel. Primești un exemplu completat și versiunea Word editabilă.
Vezi Kitul practic pentru IMM: Organizarea și arhivarea documentelor firmei →
Întrebări frecvente
O firmă privată mică trebuie să aibă nomenclator aprobat?
Da. Art. 8 din Legea nr. 16/1996 obligă fiecare creator de documente să își întocmească nomenclatorul, iar alin. (2) prevede aprobarea lui de către serviciul județean al Arhivelor Naționale pentru creatorii care nu sunt de nivel central. Legea nu prevede o excepție generală pentru firmele mici.
Când se predau dosarele la arhivă?
La arhiva proprie a firmei, în al doilea an de la constituire, pe bază de inventar și proces-verbal (art. 9 alin. (1)). Predarea la Arhivele Naționale privește doar documentele din Fondul Arhivistic Național, după termenele din art. 13.
Cine face selecționarea dacă firma are un singur administrator?
Potrivit art. 11 alin. (4), în cazul administratorului unic, acesta poartă răspunderea pentru selecționarea documentelor.
Pot păstra documentele doar scanate?
O copie scanată nu înlocuiește automat originalul pe hârtie. Documentele create electronic se păstrează în format electronic, integre, autentice și utilizabile, potrivit Legii nr. 135/2007, în forma modificată prin Legea nr. 201/2024.
Ce trebuie să facă firma la dizolvare?
Să notifice în scris, în 30 de zile, Arhivele Naționale sau serviciul județean despre documentele care atestă desființarea și despre măsurile de arhivare luate (art. 41).
Concluzie
Arhiva unei firme funcționează pe cinci pași: nomenclator, evidență și dosare, predare la arhiva proprie, acces controlat și selecționare documentată. Legea stabilește cadrul, iar procedura internă stabilește cine face fiecare pas și când.
Informațiile sunt actualizate la data de 31 octombrie 2026. Articolul are caracter informativ și nu înlocuiește consultanța juridică de specialitate pentru situația concretă a firmei tale.
