Pentru orice IMM cu personal angajat, dosarul salariatului 2026 nu este o formalitate administrativă, ci o obligație legală distinctă de transmiterea datelor în registrul electronic – angajatorul trebuie să-l întocmească, să-l păstreze în condiții corespunzătoare și să-l prezinte inspectorilor de muncă la cerere.
Temeiul este HG nr. 295/2025, privind registrul general de evidență a salariaților (REGES-ONLINE), art. 8, pentru conținutul și formatul dosarului personal, și Legea nr. 53/2003 – Codul muncii (Codul muncii), pentru încheierea și informarea privind contractul individual de muncă.
Explicăm conținutul minim al dosarului, documentele electronice, legătura cu REGES-ONLINE, copiile solicitate de salariat și sancțiunile aplicabile.
Dosarul salariatului 2026: obligatoriu pentru fiecare angajat
Ce este, de fapt, dosarul personal
Dosarul personal al salariatului este ansamblul documentelor păstrate de angajator pentru fiecare salariat cu contract individual de muncă. Conform art. 8 din HG nr. 295/2025, dosarul trebuie întocmit, păstrat la sediul angajatorului sau, după caz, la sediul secundar căruia i-a fost delegată competența angajării, și prezentat inspectorilor de muncă la cerere. Obligația se aplică oricărui angajator, indiferent de numărul de salariați, și nu se confundă cu simpla arhivare a unor documente disparate.
Dosarul personal și REGES-ONLINE: două obligații distincte
Dosarul personal și REGES-ONLINE este distincția pe care unele firme o tratează greșit ca fiind același lucru: dosarul personal este documentul intern al angajatorului, în timp ce REGES-ONLINE este registrul electronic în care se transmit datele privind încheierea, modificarea, suspendarea și încetarea contractului individual de muncă. Răspunderea pentru completarea, transmiterea și corectitudinea datelor din REGES revine exclusiv angajatorului – contractarea unui furnizor extern pentru acest serviciu nu îl exonerează de obligațiile legale.
Conținutul dosarului personal: minimumul obligatoriu
Ce trebuie să cuprindă, potrivit HG nr. 295/2025
Conținutul minim al dosarului personal este stabilit de art. 8 alin. (3) din HG nr. 295/2025: cel puțin actele necesare angajării, contractul individual de muncă și actele adiționale, celelalte acte privind modificarea, suspendarea și încetarea contractului, actele de studii sau certificatele de calificare, și orice alte documente care atestă legalitatea și corectitudinea datelor din registru.
Fără o listă legală universală, dincolo de minimum
Nu există o listă legală universală de documente obligatorii, valabilă identic pentru orice post și orice firmă – conținutul exact depinde de post, de situația concretă a salariatului, de specificul activității și de cerințele legale aplicabile acelei activități (de exemplu, avize, autorizații sau certificate specifice unei meserii reglementate). Minimumul din HG nr. 295/2025 rămâne obligatoriu pentru toți, dar nu epuizează, singur, ce poate fi relevant pentru un post anume.
Dosarul personal în format electronic: obligații și situații mixte
Regula pentru contractele semnate electronic
Dosarul personal în format electronic nu este doar o opțiune atunci când părțile au utilizat anumite semnături electronice: potrivit art. 8 alin. (2) din HG nr. 295/2025, dacă părțile au folosit semnătura electronică avansată sau calificată la încheierea, modificarea, suspendarea sau încetarea contractului individual de muncă, angajatorul are obligația să întocmească dosarul de personal corespunzător în format electronic, cu respectarea regulilor privind arhivarea documentelor electronice, și să-l pună la dispoziția inspectorilor de muncă la cerere.
Documente olografe și evidențe mixte
Când documentele sunt semnate olograf, angajatorul trebuie să păstreze originalele și să asigure posibilitatea prezentării lor la control, în condițiile legii. Existența documentelor pe hârtie nu exclude organizarea unor copii electronice sau a unui sistem de arhivare mixt; trebuie însă respectate cerințele de integritate, accesibilitate și arhivare. Dacă intervine situația de la art. 8 alin. (2) din HG nr. 295/2025, obligația de a întocmi dosarul electronic se aplică expres.
La angajare și la modificarea contractului: pașii care alimentează dosarul
Forma scrisă și informarea obligatorie
Contractul individual de muncă se încheie în formă scrisă, în limba română, cel târziu în ziua anterioară începerii activității, iar angajatorul trebuie să-i înmâneze salariatului un exemplar înainte de începerea activității. Anterior încheierii sau modificării contractului, angajatorul trebuie să informeze persoana selectată sau salariatul cu privire la clauzele esențiale – obligația de informare se consideră îndeplinită la momentul semnării contractului sau actului adițional.
Actul adițional, nu o simplă notă internă
Modificările elementelor prevăzute la art. 17 alin. (3) din Codul muncii impun, ca regulă, un act adițional încheiat anterior producerii modificării. Art. 17 alin. (5) prevede însă excepții atunci când modificarea este prevăzută expres de lege sau de contractul colectiv de muncă aplicabil.
Copii din dosarul personal: termenul legal și certificarea
15 zile lucrătoare, pentru salariat și pentru fostul salariat
Termenul pentru eliberarea copiilor documentelor este regula care protejează accesul salariatului la propriile documente: la cererea scrisă a salariatului sau a fostului salariat, angajatorul trebuie să elibereze copii certificate conform cu originalul ale documentelor din dosar, în termen de maximum 15 zile lucrătoare de la cerere. Dreptul nu se stinge la încetarea contractului – dreptul este recunoscut și fostului salariat, cu același termen legal de răspuns. Pentru cererile concrete trebuie avute în vedere identificarea solicitantului și securitatea datelor.
Adeverința la încetarea activității
La încetarea activității salariatului, angajatorul trebuie să-i elibereze o adeverință care atestă activitatea desfășurată, durata acesteia, salariul, vechimea în muncă și în specialitate, întocmită pe baza registrului și a dosarului personal, împreună cu un extras din REGES certificat prin semnătură.
Păstrarea dosarului: securitatea datelor, nu doar un sertar încuiat
Dosarul trebuie păstrat în condiții corespunzătoare, care să asigure securitatea datelor și respectarea prevederilor privind protecția datelor cu caracter personal – acces restricționat, evidența persoanelor care îl consultă, și măsuri tehnice adecvate dacă dosarul este în format electronic.
Sancțiuni pentru nerespectarea obligațiilor privind dosarul
Nepăstrarea dosarului la sediul competent se sancționează cu amendă de 3.000–6.000 lei. Nerespectarea obligațiilor privind eliberarea copiilor documentelor, a adeverințelor sau a extraselor din registru se sancționează cu amendă de 3.000–5.000 lei (HG nr. 295/2025).
Pentru evidența orelor efectiv lucrate, completează procedurile de personal cu ghidul despre pontajul salariaților în 2026 și compensarea orelor suplimentare.
Pentru documentarea obiectivelor individuale și a rezultatelor profesionale, vezi și articolul despre evaluarea performanțelor profesionale în 2026.
Ce verifici chiar acum
Pentru firmele care își formalizează gestionarea dosarelor de personal, verificarea practică acoperă:
- existența unui dosar complet pentru fiecare salariat, cu minimumul prevăzut de HG nr. 295/2025;
- respectarea obligației de dosar electronic când s-au folosit semnături electronice avansate sau calificate și păstrarea corespunzătoare a originalelor celorlalte documente;
- procedura internă pentru cererile de copii, cu termenul de 15 zile lucrătoare respectat;
- actele adiționale încheiate anterior fiecărei modificări a elementelor esențiale din contract, nu ulterior acesteia.
Pentru aplicarea practică, consultă Kitul HR ThetaServ – dosarul salariatului și actul adițional la contract. Vezi și ghidul despre REGES-ONLINE în 2026.
Documentele care se păstrează în dosar sunt explicate și în ghidurile despre fișa postului, regulamentul intern și dovada comunicării lui și cercetarea disciplinară prealabilă.
Când un salariat sau un fost salariat cere documente din dosar, vezi ghidul despre adeverința de salariat, de venit și de vechime: termenul de eliberare, conținutul și modelele oficiale.
Întrebări frecvente
Dosarul personal și REGES-ONLINE sunt același lucru?
Nu. Dosarul personal cuprinde documentele salariatului; REGES-ONLINE este registrul în care se raportează datele prevăzute de lege privind raportul de muncă. Sunt obligații distincte, cu propriile cerințe.
Dosarul de personal poate fi ținut doar electronic?
HG nr. 295/2025 impune întocmirea dosarului electronic în situația folosirii semnăturii electronice avansate ori calificate la documentele contractului, conform art. 8 alin. (2). Documentele olografe trebuie păstrate și prezentate corespunzător; pot exista și evidențe electronice, cu respectarea regulilor de arhivare.
În cât timp trebuie să primesc copii ale documentelor din dosarul meu personal?
În maximum 15 zile lucrătoare de la cererea scrisă, atât pentru un salariat activ, cât și pentru un fost salariat.
Ce riscă firma dacă nu păstrează dosarele de personal la sediu?
O amendă de 3.000–6.000 lei. Pentru nerespectarea obligațiilor privind copiile, adeverințele sau extrasele din registru, amenda este de 3.000–5.000 lei.
