Predarea documentelor către contabil: SRL vs PFA – ce diferă

Ce documente predă un SRL contabilului și ce acte trebuie să pregătească un PFA? Facturile, extrasele bancare și justificările cheltuielilor apar în ambele situații, dar modul de evidență și informațiile necesare diferă. Un SRL are contabilitate financiară în partidă dublă; pentru un PFA contează în special dacă venitul este determinat în sistem real sau la normă de venit, precum și obligațiile speciale aplicabile activității.

Acest ghid compară dosarul lunar SRL–PFA și completează checklistul lunar pentru predarea documentelor către contabil, unde găsești circuitul complet de colectare, verificare, documente lipsă și confirmarea predării.

SRL vs PFA: care este diferența contabilă de la care pornim?

Potrivit Legii contabilității nr. 82/1991, societățile au obligația să organizeze și să conducă contabilitatea financiară. În mod obișnuit, un SRL aplică contabilitatea în partidă dublă și reglementările contabile corespunzătoare.

Pentru un PFA al cărui venit se determină în sistem real, legea permite evidența pe baza regulilor contabilității în partidă simplă sau, la opțiune, în partidă dublă, cu respectarea reglementărilor aplicabile. În partidă simplă, OMFP nr. 170/2015 reglementează Registrul-jurnal de încasări și plăți și Registrul-inventar.

PFA la normă de venit: evidența fiscală și obligațiile specifice nu se confundă cu cele ale unui PFA în sistem real. Documentele necesare contabilului sau consultantului depind de activitate, TVA, salariați și alte obligații; nu presupune că fiecare PFA are aceleași registre și calcule fiscale.

Tabel comparativ: documente contabil SRL vs documente contabil PFA

Document sau operațiune	SRL	PFA
Facturi emise și primite	Se colectează și se înregistrează conform contabilității societății	Se urmăresc pentru evidența veniturilor, cheltuielilor și obligațiilor aplicabile
Extrase bancare	Toate conturile firmei, inclusiv conturi în valută și procesatori de plăți	Conturile și operațiunile relevante activității PFA, distinct de tranzacțiile personale
Numerar	Documentele de casierie și registrul de casă, când se aplică	În partidă simplă, încasările și plățile în numerar și prin bancă se evidențiază în Registrul-jurnal de încasări și plăți
Cheltuieli și deconturi	Justificări privind scopul economic, aprobările și documentele societății	Justificări legate de activitatea independentă; în sistem real contează și deductibilitatea potrivit regulilor aplicabile
Salariați	Documente salariale dacă există angajați	Aceleași tipuri de documente de angajator dacă PFA-ul are salariați
TVA și e-Factura	În funcție de operațiuni și regimul TVA	Tot în funcție de operațiuni și regimul TVA; forma PFA nu oferă o scutire generală
Documente specifice	Stocuri, mijloace fixe, contracte, împrumuturi, avansuri și alte operațiuni	Registrul-inventar și celelalte evidențe aplicabile, contracte, bunuri utilizate în activitate, după caz

Ce acte dă un SRL contabilului în fiecare lună?

Facturi și documente comerciale

Un dosar lunar SRL cuprinde, după caz, facturile emise și primite, facturi de avans și de corecție, documente de livrare și recepție, contracte și acte adiționale noi, rapoarte Z, documente privind stocurile și situația facturilor neîncasate ori neachitate.

Este utilă separarea facturilor de documentele care probează operațiunea. O factură de servicii nu explică întotdeauna, singură, ce s-a executat. La fel, un avans ori o plată bancară poate necesita contractul sau alte înscrisuri.

Bancă, casierie și operațiuni cu administratorul

Transmiterea extraselor complete pentru fiecare cont al societății ajută la identificarea încasărilor, plăților, comisioanelor și transferurilor. Pentru numerar, sunt relevante documentele de casierie și regulile privind registrul de casă. Se includ, după caz, deconturile administratorului, creditările societății și restituirile documentate.

Cheltuieli și deductibilitate

Nu orice sumă plătită de SRL este automat o cheltuială deductibilă fiscal. Regimul de impozitare al societății și natura operațiunii contează; documentele trebuie să arate ce s-a cumpărat și legătura cu activitatea. Consultă și ghidul ThetaServ despre cheltuielile deductibile la SRL în 2026.

Ce acte dă un PFA contabilului în fiecare lună?

PFA în sistem real: venituri și cheltuieli

PFA-ul pregătește facturile emise, documentele pentru încasări, facturile și bonurile relevante pentru activitate, extrasele conturilor folosite și explicații pentru operațiunile neclare. În evidența în partidă simplă, Registrul-jurnal de încasări și plăți reflectă cronologic încasările și plățile, atât prin bancă, cât și în numerar; totalizarea se face lunar conform normelor aplicabile.

În sistem real, pe lângă Registrul-jurnal de încasări și plăți și Registrul-inventar, este relevant și Registrul de evidență fiscală pentru determinarea venitului net anual, conform art. 68 alin. (8) din Codul fiscal. În mod deosebit, trebuie clarificată utilizarea bunurilor sau serviciilor atât în scop profesional, cât și personal, precum și documentarea cheltuielilor aferente activității. Pentru analiză, vezi cheltuieli deductibile PFA în sistem real.

PFA la normă de venit: nu copia checklistul din sistem real

Un PFA impozitat la normă de venit nu are, pentru determinarea venitului supus normei, obligația de a conduce contabilitate în partidă simplă ca un PFA în sistem real. Această diferență nu înseamnă însă că nu emite facturi: obligațiile de facturare și RO e-Factura, cele privind TVA, salariații și documentele operațiunilor se verifică separat, potrivit activității. Pentru un client SRL care cumpără servicii de la un asemenea PFA, contractul, factura atunci când este obligatorie și dovada prestării/plății se analizează în funcție de operațiune; nu există o regulă generală «contract și plată, fără factură». Checklistul se adaptează regimului concret.

Separarea operațiunilor personale de cele profesionale

La PFA, riscul practic este amestecarea plăților personale cu cele aferente activității. Evidența trebuie să permită identificarea operațiunilor relevante și justificarea cheltuielilor. Nu presupune că fiecare tranzacție personală reprezintă automat venit sau cheltuială a activității independente.

Bancă și casă: două moduri de organizare

SRL: verifică extrasele tuturor conturilor societății, registrul de casă și documentele pentru operațiuni cu numerar, dacă există. Sumele plătite în numele societății trebuie explicate și documentate.

PFA în partidă simplă: urmărește încasările și plățile prin bancă și în numerar în evidența specifică. Nu confunda Registrul-jurnal de încasări și plăți al PFA cu Registrul de casă folosit în evidența casieriei unui SRL. Diferența este explicată în normele privind partida simplă și în ghidul ThetaServ despre casierie.

Salariații: obligațiile nu dispar pentru că angajatorul este PFA

Atât SRL-ul, cât și PFA-ul care are salariați trebuie să gestioneze documentele de angajator aplicabile: contracte, modificări, pontaje, concedii, date pentru salarizare și raportări. Diferența principală din acest checklist este existența personalului și rolul persoanei care administrează salariile, nu forma juridică a angajatorului.

Evenimentele cu termen legal propriu, inclusiv cele raportate în REGES-ONLINE, nu se amână până la predarea dosarului de la sfârșitul lunii.

TVA și RO e-Factura: verifici regimul, nu doar forma juridică

Un SRL sau un PFA poate fi înregistrat ori neînregistrat în scopuri normale de TVA. Pot exista și situații cu înregistrare specială pentru anumite operațiuni intracomunitare, care nu trebuie confundată cu înregistrarea normală. Contabilul are nevoie de informații despre facturile externe, comisioanele platformelor, achizițiile și livrările intracomunitare, după caz.

Obligația de transmitere prin RO e-Factura depinde de operațiune și de normele sistemului, nu exclusiv de faptul că emitentul este SRL sau PFA. În 2026, termenul general de transmitere pentru facturile supuse obligației este de cinci zile lucrătoare de la emitere, cu limita legală suplimentară raportată la termenul de emitere. Pentru calcul, vezi ghidul despre termenul RO e-Factura în 2026.

La predare trebuie stabilit cine descarcă documentele din sistem, cine verifică mesajele de eroare și cine transmite contabilului facturile și celelalte dovezi relevante. Predarea lunară către contabil nu înlocuiește transmiterea în termen prin sistem.

Cum organizezi dosarul lunar: SRL vs PFA

Un dosar electronic lunar poate avea structură comună: Vânzări, Achiziții, Bancă, Numerar, Personal, Contracte și Clarificări. Denumirile sunt convenții de lucru, nu foldere obligatorii prin lege.

La SRL este util să adaugi separat documentele privind stocurile, mijloacele fixe, avansurile și operațiunile cu asociații, dacă acestea există. La PFA este utilă delimitarea documentelor pentru activitatea profesională, a încasărilor și plăților și a cheltuielilor cu utilizare mixtă, dacă este cazul.

În ambele situații, lista documentelor lipsă trebuie să precizeze operațiunea, partenerul, suma, documentul necesar și persoana responsabilă de clarificare. Transmiterea dosarului se încheie practic cu o confirmare de primire, fără a o confunda cu validarea contabilă a tuturor documentelor.

Cât timp se păstrează documentele și statele de salarii?

Art. 25 din Legea contabilității nr. 82/1991 prevede, pentru registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară, un termen de păstrare de 5 ani calculați de la 1 iulie a anului următor exercițiului financiar în care au fost întocmite, inclusiv pentru statele de salarii. Vechiul termen general de 50 de ani pentru statele de salarii a fost modificat în 2023. Pentru dosarele de personal, contracte și alte documente pot exista obligații distincte; nu se aplică automat aceeași durată tuturor înscrisurilor unui SRL sau PFA.

Checklist lunar comparativ pentru SRL și PFA

Verificare	SRL	PFA
Facturile și documentele de vânzare sunt complete?	Da, pentru operațiunile efectuate	Da, pentru operațiunile activității
Facturile de achiziții sunt justificate?	Conform operațiunilor firmei	Cu delimitarea utilizării profesionale
Extrasele de bancă sunt complete?	Toate conturile societății	Operațiunile relevante activității
Documentele pentru numerar sunt pregătite?	Registrul de casă și justificări, după caz	Evidența încasărilor/plăților în partidă simplă, după caz
Au fost comunicate informațiile salariale?	Dacă există salariați	Dacă există salariați
Au fost verificate TVA și e-Factura?	Potrivit regimului și operațiunilor	Potrivit regimului și operațiunilor
Lipsurile sunt centralizate și predarea confirmată?	Da	Da

Întrebări frecvente

Ce acte dă un SRL contabilului lunar?

În principal facturi, documente de livrare și recepție, extrase bancare, documente de numerar, deconturi și, dacă există salariați, informații pentru salarizare. Lista se adaptează operațiunilor reale.

Ce acte dă un PFA contabilului lunar?

Facturi, dovezi de încasare și plată, documente justificative ale cheltuielilor și extrase aferente activității. Lista și registrele depind de sistemul de impozitare, de modalitatea de ținere a evidenței și de obligațiile speciale.

PFA-ul trebuie să aibă Registru de casă ca un SRL?

Nu trebuie confundate registrele: pentru evidența în partidă simplă este reglementat Registrul-jurnal de încasări și plăți, care include operațiuni bancare și în numerar. Alte obligații documentare se analizează după situația concretă.

Dacă nu am salariați sau TVA, mai trebuie să trimit documente?

Da, documentele operațiunilor efectuate și informațiile relevante pentru evidența contabilă ori fiscală. Este util să confirmi contabilului și lipsa activității pe anumite categorii, potrivit procedurii convenite.

Există o dată legală unică pentru predarea dosarului lunar?

Nu există o dată universală aplicabilă tuturor SRL-urilor și PFA-urilor. Termenul de lucru se stabilește cu contabilul, astfel încât obligațiile fiscale și termenele speciale să poată fi respectate.