Manualul complet de achiziții și plăți pentru IMM

Un cadru comun pentru achiziții, facturi și plăți

Procedurile adoptate separat pentru achiziții, facturi și plăți ajung să aibă praguri diferite, roluri care se suprapun și registre care nu se leagă. Aceeași persoană comandă, recepționează și plătește; furnizorul are un cont în registrul achizițiilor și altul în banca online; nimeni nu vede lunar întregul circuit. Manualul pune toate procesele sub aceleași reguli și le leagă prin identificatori comuni, de la solicitare la plată.

Ce conține manualul

Cadrul comun și control intern plăți

• roluri, înlocuitori și matricea separării funcțiilor;
• matricea consolidată a limitelor de aprobare pentru achiziție, factură și plată;
• regulile de securitate a plăților și registrul incidentelor, pentru un control intern plăți aplicat la fel în toate procesele;
• calendarul lunar și anual, accesul la documente și la banca online.

Circuitul documentelor de achiziție

• registrul unic al furnizorilor și harta legăturilor, pentru circuitul documentelor de achiziție: solicitare, comandă, recepție, factură, lot de plăți, plată;
• procesul de achiziție și recepție: buget, regula ofertelor, comanda, recepția, neconformitățile, evaluarea furnizorilor;
• circuitul facturilor de furnizori: primire, verificare, aprobare, scadențar, predare către contabil, arhivă;
• plățile către furnizori: prioritizare, propunere săptămânală, autorizare, securitatea IBAN, plăți speciale, reconciliere.

Raportare și audit

• tabloul integrat lunar și tablourile fiecărui proces;
• planul de audit, testul de traseu pe cazuri reale și registrul consolidat al acțiunilor corective;
• fișa de actualizare a manualului și planurile de implementare.

Pentru cine este

• IMM-uri fără departament financiar complet, cu contabil extern și administrator care aprobă plățile;
• firme cu achiziții recurente, mai multe persoane implicate și multe facturi pe lună;
• firme care pregătesc un audit, o finanțare sau intrarea unui investitor și au nevoie de reguli scrise și dovezi.

Ce primești

• Manualul complet (PDF): cadrul comun și cele trei proceduri, completate cu date fictive pentru o firmă de servicii tehnice, cu același exemplu urmărit de la solicitare la plată;
• Document Word editabil: aceeași structură, cu câmpurile goale de completat;
• Pachet Excel: registrul comun (incidente, furnizori, tablou integrat, acțiuni corective) și registrele de instrumente ale celor trei procese, cu formule;
• livrare digitală, în maximum 24 de ore de la confirmarea plății.

Pentru partea de vânzări (oferte, facturare către clienți, încasări) este disponibilă seria de proceduri comerciale pentru IMM.

Important

Manualul este un document-cadru și se adaptează firmei, băncii și contabilului. Regulile fiscale, plățile în numerar și în valută și modelele de documente către furnizori se verifică cu contabilul, cu banca sau cu un specialist; acest manual de achiziții și plăți nu reprezintă consultanță juridică, fiscală sau contabilă individualizată.

Utilizare și actualizări

Licență pentru utilizarea internă într-o singură firmă. Sunt incluse actualizările manualului pentru 12 luni de la cumpărare, fără reînnoire automată. Redistribuirea și revânzarea materialelor nu sunt permise.

Fișierele Excel se folosesc împreună. Parametrii comuni și indicatorii modulelor se preiau manual; registrele nu sunt conectate automat între ele.

Resurse utile

Pentru operațiunile în numerar, citește Registrul de casă 2026: plafoane, documente și reguli pentru numerar. Pentru evidența bunurilor, vezi ghidul inventarierii anuale 2026; inventarierea este un proces distinct de recepția achizițiilor.

Kituri disponibile separat: circuitul facturilor furnizori, plăți către furnizori și controlul obligațiilor și procesul de achiziție și recepție.