Kit practic pentru IMM: Predarea lunară a documentelor către contabil

De ce predarea documentelor către contabil are nevoie de o procedură

Facturi pierdute în e-mail, bonuri neatașate, extrase fără documente justificative, contracte nesemnate, documente adunate în ultima zi de la mai multe persoane și un contabil care cere aceleași lucruri de mai multe ori. Kitul stabilește cine strânge fiecare tip de document, cum se verifică, cum se denumesc fișierele, ce se predă, când și cum se confirmă primirea, astfel încât luna să se închidă la termen.

Ce conține kitul

Organizare și checklist documente contabile

• fișa de personalizare și calendarul anual de predare, stabilite împreună cu contabilul;
• checklist documente contabile pe 12 categorii, cu responsabil pentru fiecare;
• structura folderului lunar și modelul de denumire a fișierelor.

Verificare și reconciliere extras bancar

• checklisturi pentru facturile de achiziție și de vânzare, extrasele bancare, bonuri, rapoarte Z și POS;
• registrul de reconciliere extras bancar – documente, cu mișcările fără justificare;
• registrul de reconciliere a vânzărilor în numerar și cu cardul (raport Z, tranzacții POS brute, numerar) și registrul contractelor și al documentelor speciale.

Dosar lunar contabilitate, predare și închidere

• indexul dosarului lunar și registrul predărilor;
• formularul de predare și confirmarea de primire și de închidere a lunii;
• registrul documentelor lipsă și al solicitărilor contabilului, tabloul lunar, planul de implementare, auditul lunar și fișa de instruire.

Un prim pas pentru organizarea dosarului lunar

Pentru o nevoie punctuală poți folosi indexul gratuit al dosarului lunar, în Word. Mostra PDF permite previzualizarea materialului. Kitul complet adaugă procedura, checklisturile și instrumentele Excel pentru calendar, reconciliere, documente lipsă și confirmarea predării. Poate fi folosit independent, fără achiziția unui pachet mai amplu.

Pentru cine este

• IMM-uri cu contabil extern și administrator care se ocupă și de documente;
• firme cu puncte de lucru, case de marcat sau terminale POS;
• firme care primesc documente pe e-mail, prin RO e-Factura, de la bancă și pe hârtie și vor un singur dosar lunar contabilitate.

Ce primești

• Exemplu completat (PDF): procedura și toate formularele, completate cu date fictive pentru o firmă de servicii tehnice cu o cafenea ca punct de lucru;
• Document Word editabil: aceeași structură, cu câmpurile goale de completat;
• Fișier Excel: calendarul calculat, registrul predărilor, indexul, reconcilierea băncii și a casei, registrul contractelor, lipsurile și tabloul lunar, cu formule;
• livrare digitală, în maximum 24 de ore de la confirmarea plății.

Kitul se folosește singur sau împreună cu Circuitul facturilor de furnizori și Comenzi, livrare, facturare și controlul încasărilor.

Important

Kitul este un document-cadru și se adaptează firmei și contabilului. Termenele, formatul documentelor, regulile privind facturarea electronică, casele de marcat și păstrarea documentelor se confirmă cu contabilul; materialul despre predarea documentelor către contabil nu reprezintă consultanță juridică, fiscală sau contabilă individualizată.

Licență și actualizări

Licență de utilizare pentru o singură firmă. Sunt incluse actualizări timp de 12 luni de la cumpărare, fără reînnoire automată.

Utilizarea fișierului Excel

Folosește o copie separată pentru fiecare lună. Completează parametrii și sărbătorile aplicabile, păstrează formulele și verifică alertele înainte de închidere. Reconcilierea vânzărilor în numerar și cu cardul completează documentele contabile ale firmei.

Lectură utilă

Pentru pregătirea dosarului, consultă și checklistul lunar pentru predarea documentelor către contabil.

Pentru evidența operațiunilor în numerar, consultă Registrul de casă: documente și reguli pentru numerar.