Cererea de achiziție într-un IMM este documentul intern prin care un angajat sau un responsabil semnalează nevoia de a cumpăra bunuri ori servicii și solicită aprobarea cheltuielii. Ea poate fi un formular, un mesaj într-o aplicație internă sau o solicitare documentată prin e-mail. Important este să fie clar ce se cumpără, de ce este necesar și cine a autorizat achiziția.
Pe scurt: un IMM privat nu are, ca regulă generală, obligația de a folosi un formular-tip de cerere de achiziție. Firma poate însă stabili prin procedura internă când se întocmește, cine o aprobă și ce informații se păstrează.
Ce este cererea de achiziție și la ce folosește
Cererea de achiziție este prima etapă documentată a procesului de cumpărare. Ea precedă, de regulă, alegerea furnizorului și emiterea comenzii. Într-un circuit bine organizat, cererea răspunde la întrebarea „De ce avem nevoie?”, aprobarea confirmă „Putem angaja această cheltuială?”, iar comanda sau contractul stabilește condițiile cumpărării.
Documentul sprijină planificarea bugetului, evitarea achizițiilor duplicate și stabilirea responsabilităților. Nu înlocuiește factura, documentul de recepție și celelalte documente justificative necesare înregistrării operațiunii.
Pentru întregul traseu, de la identificarea necesarului până la recepție și plată, vezi procedura de achiziții într-un IMM.
Este obligatorie prin lege cererea de achiziție?
Nu există o obligație generală care să impună tuturor IMM-urilor private un formular standard de cerere de achiziție. Obligațiile privind documentele justificative și organizarea contabilității nu trebuie confundate cu cerința de a utiliza un anumit document administrativ intern.
OMFP nr. 1802/2014 prevede, la art. 5, dezvoltarea politicilor contabile proprii, aprobate de administratori. Această prevedere nu instituie însă, prin ea însăși, un model obligatoriu de cerere de achiziție pentru fiecare cumpărare.
Există situații în care reguli speciale, contracte de finanțare ori proceduri interne aprobate cer documente și aprobări suplimentare. Ele trebuie analizate separat de regula generală aplicabilă unei societăți private.
Ce trebuie să conțină o cerere de achiziție
Un model eficient ar trebui să fie suficient de simplu pentru utilizarea zilnică, dar să ofere informațiile necesare unei decizii documentate:
- Solicitantul: numele, funcția sau compartimentul care are nevoie de achiziție.
- Obiectul: descrierea bunului ori serviciului, cu specificațiile importante.
- Cantitatea: numărul de unități sau volumul estimat.
- Justificarea: scopul concret și legătura cu activitatea firmei.
- Termenul: data până la care achiziția este necesară.
- Valoarea estimată: costul orientativ și, dacă este relevant, bugetul disponibil.
- Documente anexate: ofertă, deviz, proformă sau alte informații disponibile.
- Decizia: aprobată, respinsă ori returnată pentru completări, cu data și persoana care a decis.
Semnătura olografă nu este singura modalitate de a documenta aprobarea. În funcție de regulile firmei și de sistemul utilizat, aprobarea poate fi păstrată într-un flux electronic care permite identificarea decidentului și a momentului aprobării.
Cine întocmește și cine aprobă cererea
Persoana care identifică necesarul
De regulă, cererea este inițiată de persoana care folosește bunul sau serviciul: angajat, responsabil de proiect, gestionar ori coordonator de departament. Într-o microîntreprindere, solicitantul poate fi chiar administratorul.
Persoana care aprobă cheltuiala
Aprobarea este dată de administrator sau de o persoană căreia i-a fost atribuită această competență, potrivit organizării interne și limitelor de reprezentare. Firma poate stabili plafoane valorice distincte pentru achiziții curente, contracte recurente și investiții.
La un SRL cu asociat unic, acesta nu devine automat administrator. Legea nr. 31/1990 distinge între calitatea de asociat și cea de administrator. De aceea, circuitul aprobărilor trebuie construit pornind de la atribuțiile efective, actul constitutiv și delegările existente.
Cum stabilești nivelurile de aprobare
Nu există un prag valoric universal care obligă orice IMM privat să solicite două sau trei oferte. Pragurile de aprobare și criteriile de comparare a furnizorilor pot fi configurate în funcție de valoarea, frecvența și riscul achizițiilor.
| Situație | Control intern recomandat |
|---|---|
| Achiziții curente, repetate | Buget aprobat și verificarea încadrării în acesta |
| Achiziții ocazionale importante | Aprobare distinctă și compararea ofertelor, când este utilă |
| Achiziții urgente | Procedură de excepție, cu justificarea urgenței și confirmarea ulterioară |
| Contracte și abonamente recurente | Verificarea costului total și a condițiilor de reînnoire |
Acestea sunt exemple de bună practică, nu praguri stabilite prin lege pentru toate societățile.
Exemplu practic: solicitarea unui echipament
Un responsabil administrativ constată că imprimanta folosită pentru documentele operative nu mai poate acoperi volumul de lucru. Completează o cerere în care indică echipamentul necesar, volumul estimat de imprimare, termenul de livrare și bugetul orientativ. Atașează două oferte disponibile.
Administratorul verifică necesitatea, costul și bugetul, apoi aprobă una dintre variante. Persoana desemnată transmite comanda. La livrare, echipamentul este verificat, iar factura este corelată cu achiziția și documentele de recepție, după caz.
În acest exemplu, cererea explică nevoia și decizia; documentele de livrare, recepție și facturare atestă celelalte etape ale operațiunii.
Ce se întâmplă dacă lipsește cererea de achiziție?
Lipsa unui formular intern de cerere de achiziție nu atrage automat o amendă specifică și nici nu transformă automat o cheltuială în cheltuială nedeductibilă. Tratamentul fiscal depinde de regimul contribuabilului, natura operațiunii și documentele justificative efectiv existente.
Totuși, dacă firma a stabilit cererea ca etapă obligatorie prin propria procedură, neîntocmirea ei indică o abatere de la circuitul intern. Mai ales în cazul achizițiilor semnificative, poate deveni dificil de identificat cine a decis cumpărarea și pe ce bază.
Greșeli frecvente în circuitul cererilor
- Cererea se completează după efectuarea cumpărării, fără a explica situația.
- Justificarea este vagă: „materiale necesare”, fără legătură cu un proiect sau activitate.
- Aprobarea este verbală și nu există nicio urmă a deciziei.
- Valoarea estimată diferă semnificativ de costul final, fără reaprobare atunci când procedura o cere.
- Aceeași persoană solicită, aprobă și confirmă recepția, fără controale compensatorii.
Întrebări frecvente
Este obligatoriu un formular de cerere de achiziție pentru fiecare factură?
Nu există o asemenea cerință generală pentru toate IMM-urile private. Firma poate adopta un circuit simplificat pentru achizițiile curente și unul mai detaliat pentru operațiunile importante.
Poate administratorul să întocmească și să aprobe cererea?
Într-o firmă mică, da, dacă are competența necesară. Pentru control intern, este util ca recepția și verificarea facturii să fie confirmate distinct, când organizarea permite.
Trebuie atașate trei oferte?
Nu există o obligație generală de trei oferte pentru fiecare achiziție privată. Procedura internă sau condițiile unei finanțări pot prevedea însă reguli particulare.
O cerere aprobată dovedește automat deductibilitatea cheltuielii?
Nu. Aprobarea internă ajută la documentarea deciziei, dar nu înlocuiește condițiile fiscale și documentele justificative aplicabile.
Organizează achizițiile într-un flux coerent
Manualele și kiturile ThetaServ te ajută să structurezi solicitarea, aprobarea, comanda, recepția și verificarea documentelor.
