Procedura de achiziții IMM 2026: de la necesar la recepție și plată

Procedura de achiziții IMM 2026 este un flux intern prin care firma stabilește cine solicită o achiziție, cine o aprobă, cum este ales furnizorul, cum se face recepția și când poate fi autorizată plata. Pentru IMM-urile private nu există o lege care să impună universal exact aceiași șapte pași, însă documentarea coerentă a procesului ajută la controlul intern, la trasabilitatea cheltuielii și la susținerea tratamentului contabil și fiscal.

Procedura de achiziții IMM 2026: cele 7 etape esențiale

1. Identificarea necesarului

Pentru documentarea acestei etape, vezi și cererea de achiziție într-un IMM: conținut și circuitul aprobării.

Procesul începe cu o nevoie concretă: bunuri, servicii, echipamente, consumabile, lucrări sau abonamente necesare activității. Într-o firmă mică, solicitarea poate fi simplă, dar este util să rezulte cel puțin:

• ce se dorește achiziționat;
• în ce cantitate;
• pentru ce activitate sau proiect;
• în ce termen este necesar;
• care este bugetul estimat.

2. Aprobarea achiziției

Înainte de lansarea comenzii este recomandată aprobarea de către administrator sau de persoana desemnată prin procedura internă. Pentru achizițiile recurente sau de valoare redusă, firma poate stabili plafoane de aprobare diferite, astfel încât fiecare cumpărare să nu ajungă inutil la același nivel de decizie.

Aprobarea internă nu trebuie confundată cu deductibilitatea fiscală: existența unei aprobări nu transformă automat o cheltuială personală într-una deductibilă. Ea arată însă cine a decis achiziția și în ce scop.

3. Selectarea furnizorului și compararea ofertelor

O firmă privată nu are, ca regulă generală, obligația de a solicita un număr fix de oferte pentru fiecare achiziție. Totuși, pentru achizițiile importante, compararea furnizorilor este un control util.

Comparația poate urmări:

• prețul;
• calitatea sau specificațiile tehnice;
• termenul de livrare;
• condițiile de plată;
• garanțiile;
• costurile suplimentare;
• istoricul relației cu furnizorul.

4. Comanda sau contractul

După alegerea furnizorului, condițiile comerciale trebuie fixate într-o formă care poate fi probată ulterior: comandă acceptată, contract, ofertă acceptată sau alt document comercial adecvat tranzacției.

Pentru achizițiile recurente, un contract-cadru poate stabili prețurile, termenele, condițiile de livrare și regulile de soluționare a neconformităților, iar comenzile ulterioare pot individualiza fiecare livrare.

5. Recepția bunurilor sau serviciilor

Pentru documentele aplicabile și tratarea diferențelor, citește și recepția bunurilor și serviciilor într-un IMM.

Plata nu ar trebui autorizată doar pentru că a sosit factura. Firma trebuie să poată verifica dacă bunul a fost livrat sau serviciul a fost prestat în condițiile agreate.

În funcție de tranzacție, recepția poate fi documentată prin:

• notă de recepție, unde este aplicabilă;
• proces-verbal de recepție;
• aviz de însoțire;
• raport de activitate;
• confirmare de predare;
• acceptarea serviciului prin e-mail sau în sistemul intern.

6. Verificarea facturii

Vezi și circuitul facturii de furnizor: primire, verificare, aprobare și plată, pentru explicațiile detaliate și regulile RO e-Factura.

Factura trebuie corelată cu documentele comerciale și cu recepția. Un control practic urmărește cel puțin:

• furnizorul și datele de identificare;
• bunurile sau serviciile facturate;
• cantitățile și prețurile;
• TVA, dacă este cazul;
• scadența;
• contul bancar;
• existența recepției;
• riscul unei facturi duplicate.

7. Autorizarea plății și arhivarea dosarului

Ultima etapă este aprobarea plății, executarea ei prin metoda permisă de lege și păstrarea documentelor care permit reconstruirea traseului achiziției.

Într-un dosar de achiziție pot apărea, după caz, cererea internă, aprobarea, ofertele, comanda sau contractul, documentele de recepție, factura și dovada plății. Nu toate documentele sunt obligatorii în aceeași formă pentru orice tranzacție; setul concret trebuie adaptat naturii și valorii achiziției.

Separarea atribuțiilor: cine solicită, cine aprobă și cine plătește

Pentru reguli și exemple de control intern, consultă și separarea atribuțiilor în achiziții și plăți într-un IMM.

Unul dintre cele mai utile controale este evitarea situației în care aceeași persoană solicită achiziția, alege furnizorul, confirmă recepția și autorizează plata fără nicio verificare independentă.

Într-un IMM mic, separarea completă poate fi imposibilă. Se poate introduce însă o separare minimă, de exemplu:

Etapă	Rol recomandat
Solicitare	persoana care are nevoie de bun/serviciu
Aprobare	administrator / responsabil buget
Comandă	persoană desemnată
Recepție	altă persoană decât cea care autorizează plata, când este posibil
Verificare factură	administrativ / contabilitate / responsabil desemnat
Plată	persoană cu drept de autorizare bancară

Această separare nu este o schemă legală obligatorie pentru toate IMM-urile, ci un mecanism de control intern care poate fi adaptat dimensiunii firmei.

Achiziții de la persoane afiliate: prețul de piață trebuie susținut

Pentru tranzacțiile cu persoane afiliate, Codul fiscal permite organului fiscal să ajusteze venitul sau cheltuiala astfel încât tranzacția să reflecte principiul valorii de piață.

Afilierea nu apare doar pentru că o persoană este administrator. Potrivit Codului fiscal, o persoană fizică este afiliată unei persoane juridice, între altele, dacă deține direct sau indirect minimum 25% din titlurile de participare sau drepturile de vot ori dacă exercită control efectiv.

Pentru achizițiile de la afiliați, este utilă documentarea modului în care a fost stabilit prețul: oferte comparabile, tarife publice, contracte similare sau alte repere de piață.

Achiziția unui bun de peste 5.000 lei: atenție la amortizare

OUG nr. 8/2026 a modificat pragul fiscal de la art. 28 din Codul fiscal: pentru încadrarea fiscală în categoria mijloacelor fixe amortizabile, condiția valorică este de cel puțin 5.000 lei, alături de condiția privind durata de utilizare mai mare de un an.

Pragul este relevant fiscal. Tratamentul contabil se stabilește potrivit reglementărilor contabile și politicilor contabile aplicabile entității. Un bun sub 5.000 lei nu trebuie descris automat ca „deductibil integral în anul plății”; momentul recunoașterii cheltuielii depinde de tratamentul contabil și de utilizarea bunului.

Pentru activele care îndeplinesc condițiile de mijloc fix amortizabil, costul fiscal se recuperează prin amortizare, potrivit regulilor aplicabile.

RO e-Factura în circuitul facturii de furnizor

Din perspectiva procesului de achiziții, e-Factura trebuie tratată ca un control distinct în etapa de primire și verificare a facturii.

OUG nr. 89/2025 a stabilit pentru 2026 termenul de transmitere de 5 zile lucrătoare de la emiterea facturii, dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la termenul legal de emitere.

Netransmiterea în termen este sancționată diferențiat, în funcție de categoria contribuabilului:

• 5.000–10.000 lei pentru contribuabilii mari;
• 2.500–5.000 lei pentru contribuabilii mijlocii;
• 1.000–2.500 lei pentru celelalte persoane juridice și pentru persoanele fizice.

Separat, pentru relația B2B, nerespectarea obligației de utilizare a sistemului de către emitent și înregistrarea de către destinatar a unei facturi primite în afara sistemului pot atrage sancțiunea de 15% din valoarea facturii, în condițiile OUG nr. 120/2021.

Pentru calculul termenului, vezi și Termen e-Factura 2026: 5 zile lucrătoare.

Furnizorii/prestatorii identificați fiscal prin CNP

Legea nr. 88/2026 a modificat regimul aplicabil furnizorilor și prestatorilor care se identifică fiscal prin codul numeric personal. Începând cu 1 iulie 2026, aceștia nu mai au obligația generală de utilizare a RO e-Factura și pot opta pentru sistem prin Registrul RO e-Factura opțional.

Această excepție trebuie analizată după modul în care furnizorul este identificat fiscal, nu după simplul fapt că este sau nu plătitor de TVA.

Plata furnizorului în numerar: limitele care trebuie verificate

Legea nr. 70/2015 permite plăți în numerar către alte entități în limita a:

• 5.000 lei/zi/persoană;
• maximum 10.000 lei/zi în total pentru plățile către aceste persoane.

Pentru o factură cu valoare mai mare decât plafonul, partea care depășește limita permisă în numerar se achită prin instrumente de plată fără numerar.

Pentru regulile complete privind casieria și plafoanele, vezi Registrul de casă 2026: plafoane, documente și reguli pentru numerar.

Ce trebuie să conțină o procedură internă de achiziții

Pentru un IMM, procedura poate fi scurtă, dar ar trebui să răspundă clar la următoarele întrebări:

• cine poate solicita o achiziție;
• cine o aprobă și în ce limite valorice;
• când se cer oferte comparative;
• cine poate emite o comandă;
• cine recepționează bunurile sau serviciile;
• cum se tratează neconformitățile;
• cine verifică factura;
• cine autorizează plata;
• cum se gestionează modificarea contului bancar al furnizorului;
• cum se păstrează dosarul achiziției;
• cum se evaluează furnizorii importanți.

Pentru cadrul general al procedurilor interne, vezi și Proceduri interne obligatorii SRL: ce trebuie să ai scris și ce este doar recomandat.

Checklist practic pentru achiziții

• necesarul este clar și are legătură cu activitatea firmei;
• achiziția este aprobată de persoana competentă;
• furnizorul și condițiile comerciale au fost verificate;
• există o comandă, un contract sau o ofertă acceptată, după caz;
• bunul sau serviciul a fost recepționat;
• factura corespunde comenzii și recepției;
• factura este gestionată corect în RO e-Factura, dacă sistemul este obligatoriu;
• contul bancar și scadența sunt verificate înainte de plată;
• plata este autorizată de persoana competentă;
• documentele permit reconstruirea traseului achiziției.

Întrebări frecvente

Este obligatorie prin lege o procedură scrisă de achiziții pentru orice IMM privat?

Nu există o regulă generală care să impună tuturor IMM-urilor private aceeași procedură în șapte pași. O procedură internă este însă un instrument util de control, trasabilitate și disciplină operațională.

Trebuie să cer trei oferte pentru fiecare achiziție?

Nu există o asemenea obligație generală pentru toate achizițiile unui IMM privat. Firma poate stabili intern când compară mai multe oferte, în funcție de valoare, risc și importanța furnizorului.

Administratorul este automat persoană afiliată firmei?

Nu. Afilierea se stabilește după criteriile Codului fiscal, inclusiv deținerea de minimum 25% sau controlul efectiv. Calitatea de administrator, luată singură, nu este suficientă.

Care este pragul fiscal pentru un mijloc fix în 2026?

În 2026, condiția valorică prevăzută de art. 28 din Codul fiscal este de cel puțin 5.000 lei, alături de durata normală de utilizare mai mare de un an.

Care este termenul e-Factura în 2026?

5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii, fără depășirea termenului calculat de la data-limită legală pentru emitere.

Un furnizor care se identifică fiscal prin CNP este obligat la e-Factura?

Începând cu 1 iulie 2026, furnizorii/prestatorii care se identifică fiscal prin CNP nu au obligația generală de utilizare a RO e-Factura, dar pot opta pentru sistem.

---

Informațiile sunt actualizate la data de 11 octombrie 2026. Articolul are caracter informativ și nu înlocuiește analiza juridică, fiscală sau contabilă a situației concrete.