Separarea atribuțiilor în achiziții și plăți înseamnă repartizarea etapelor unei cheltuieli între persoane sau niveluri diferite de verificare. Scopul nu este birocratizarea firmei, ci reducerea riscului ca o achiziție nejustificată, o factură greșită ori o plată către un cont incorect să treacă neobservată.
De reținut: pentru IMM-urile private nu există o regulă generală care să oblige fiecare etapă a achiziției și plății să fie efectuată de altă persoană. Procedura internă trebuie însă să asigure documentarea operațiunilor și atribuirea clară a responsabilităților.
Ce înseamnă separarea atribuțiilor în achiziții și plăți
Într-un circuit complet există mai multe decizii distincte: cine cere cumpărarea, cine o aprobă, cine comandă, cine confirmă primirea, cine verifică factura, cine o înregistrează și cine autorizează plata. Dacă o singură persoană controlează întregul traseu fără o verificare independentă, o eroare sau o abatere poate fi mai greu de identificat.
Acest control se leagă direct de procedura de achiziții într-un IMM, de cererea de achiziție, de recepția bunurilor și serviciilor și de circuitul facturii de furnizor.
Este obligatorie separarea funcțiilor pentru toate IMM-urile?
Nu există o obligație legală generală care să impună fiecărei societăți private câte o persoană distinctă pentru solicitare, aprobare, recepție și plată. Cu toate acestea, Legea contabilității nr. 82/1991, art. 6, cere documentarea operațiunilor economico-financiare și stabilește răspunderea persoanelor implicate în întocmirea, vizarea, aprobarea și înregistrarea documentelor justificative.
La rândul său, OMFP nr. 2634/2015, art. 4 alin. (3), prevede că circuitul documentelor financiar-contabile se stabilește prin proceduri proprii aprobate la nivelul entității.
Reglementările privind controlul intern managerial din sectorul public, precum Ordinul SGG nr. 600/2018, nu devin automat obligatorii pentru o societate privată. Pot exista cerințe particulare în contracte de finanțare sau reglementări sectoriale.
Șase funcții de control: nu neapărat șase angajați
| Etapă | Ce verifică | Responsabil posibil |
|---|---|---|
| Solicitarea | Necesitatea și scopul achiziției | Angajat sau responsabil de proiect |
| Aprobarea achiziției | Bugetul și oportunitatea cheltuielii | Administrator ori delegat |
| Recepția | Cantități, calitate și executarea serviciului | Gestionar sau persoană desemnată |
| Verificarea facturii | Concordanța cu documentele comerciale | Responsabil administrativ/financiar |
| Înregistrarea contabilă | Reflectarea contabilă a operațiunii | Personal contabil sau prestator extern |
| Autorizarea plății | Beneficiarul, IBAN-ul, suma și scadența | Persoană cu drept de aprobare bancară |
Într-o firmă mică, aceeași persoană poate cumula unele activități. Important este să existe controale adaptate riscurilor și o urmă clară a deciziilor.
Ce poate face un IMM cu administrator și contabilitate externalizată
O structură practică poate funcționa astfel: administratorul aprobă necesarul și plata, persoana care folosește bunurile confirmă recepția, iar contabilul extern verifică documentele transmise și asigură înregistrarea contabilă potrivit contractului de servicii. Administratorul urmărește periodic facturile neachitate și extrasele bancare.
Externalizarea contabilității nu transferă automat contabilului dreptul de a aproba achiziții sau plăți. Potrivit art. 10 din Legea contabilității, organizarea și conducerea contabilității revin administratorului sau altei persoane responsabile potrivit legii; prestatorul răspunde pentru obligațiile profesionale și contractuale care îi revin.
Controale compensatorii când nu poți separa funcțiile
Într-o microîntreprindere, separarea completă poate fi imposibilă. În locul unor aprobări formale care nu aduc verificare reală, firma poate introduce controale simple:
- Revizuire periodică: administratorul compară lista facturilor cu plățile și extrasele bancare.
- Limite de aprobare: sunt stabilite plafoane interne pentru achiziții curente și cheltuieli excepționale.
- Verificarea facturilor duplicate: se controlează furnizorul, seria, numărul, suma și perioada.
- Acces bancar nominal: drepturile de pregătire și autorizare a plăților sunt definite separat, când banca și organizarea permit.
- Confirmare independentă: schimbarea datelor bancare ale furnizorului este verificată printr-un canal cunoscut anterior.
- Reconciliere: soldurile furnizorilor și extrasele bancare sunt comparate periodic cu evidența contabilă.
Frauda prin schimbarea IBAN-ului furnizorului: un risc concret
Un mesaj care pare trimis de furnizor anunță modificarea contului bancar. Dacă firma preia automat noul IBAN, plata poate ajunge la un terț fraudulos. Riscul există inclusiv când mesajul folosește un ton credibil sau date autentice despre o comandă.
Control recomandat: înainte de modificarea IBAN-ului în evidența furnizorului, confirmă solicitarea printr-un număr de telefon sau alt canal verificat anterior, nu prin datele oferite chiar în mesajul suspect. Păstrează dovada verificării și compară IBAN-ul validat cu ordinul de plată.
Reguli de aprobare pentru situații cu risc mai mare
O procedură internă poate prevedea verificări suplimentare pentru furnizori noi, achiziții cu valoare mare, plăți urgente, avansuri, modificări ale conturilor bancare și diferențe între factură și recepție. Pragurile sunt stabilite intern în funcție de dimensiunea firmei, fără a fi prezentate drept plafoane legale universale.
Pentru plățile în numerar se aplică separat limitele și interdicțiile din Legea nr. 70/2015. Respectarea plafonului de numerar nu înlocuiește aprobarea internă și verificarea economică a operațiunii.
Exemplu practic: două niveluri de control, fără departament de achiziții
Un SRL cu trei angajați comandă echipamente pentru activitatea curentă. Responsabilul tehnic formulează necesarul și verifică livrarea, administratorul aprobă comanda și plata, iar contabilul extern controlează documentele pentru înregistrare. Dacă apare o diferență de cantitate, plata soldului este analizată în raport cu documentele de recepție și condițiile contractului.
Nu sunt necesari șase angajați pentru șase funcții: important este ca deciziile cu risc mai mare să nu rămână fără nicio verificare.
Checklist: cine verifică achizițiile și plățile în firma ta?
- Este clar cine poate solicita și cine aprobă o achiziție?
- Există reguli pentru achiziții urgente și furnizori noi?
- Persoana care recepționează confirmă eventualele diferențe?
- Factura este comparată cu comanda și documentele de recepție?
- Schimbările de IBAN sunt confirmate independent?
- Plățile sunt autorizate doar de persoanele cu drepturi stabilite?
- Extrasele bancare și soldurile furnizorilor sunt revizuite periodic?
- Există dovezi verificabile ale aprobărilor și corecțiilor?
Întrebări frecvente
Este obligatoriu ca solicitantul, aprobatorul și plătitorul să fie persoane diferite?
Nu există o obligație generală identică pentru toate IMM-urile private. Separarea este o măsură de control intern, adaptată dimensiunii, activității și riscurilor societății.
Pot folosi procedurile de control intern din sectorul public?
Le poți utiliza ca repere de bună practică, dar normele aplicabile entităților publice nu devin automat obligații pentru un SRL privat.
Ce fac dacă administratorul desfășoară singur aproape toate operațiunile?
Poate documenta aprobările, verifica periodic facturile și extrasele bancare, confirma independent schimbările de IBAN și folosi contabilul extern pentru verificările ce intră în responsabilitatea acestuia.
Contabilul extern aprobă automat și plata?
Nu. Dreptul de aprobare și autorizare a plății depinde de atribuțiile și împuternicirile stabilite, nu doar de existența contractului de contabilitate.
Construiește un circuit de achiziții și plăți verificabil
Manualul ThetaServ pentru achiziții și plăți reunește solicitarea, aprobarea, recepția, circuitul facturilor, controlul obligațiilor și autorizarea plăților.
