Kit practic pentru IMM: Urmărirea facturilor neîncasate pentru firme mici

De ce urmărirea facturilor neîncasate are nevoie de o procedură

Facturile scad fără să le urmărească nimeni, reminderele pleacă târziu sau deloc, clientul spune că nu a primit factura, plățile parțiale încurcă soldurile, iar creanțele vechi ajung la avocat cu dosarul incomplet. Kitul stabilește cine verifică scadențele, când se trimite fiecare reminder de plată, cine decide escaladarea și cum se închide o creanță, cu dovezi pentru fiecare pas.

Ce conține kitul

Clienți, limite de credit și scadențar facturi

• fișa de personalizare, calendarul de urmărire și matricea de escaladare pe praguri de zile;
• fișa clientului cu limita de credit și situația utilizării ei;
• registrul facturilor și scadențarul facturi, cu vechimea pe intervale și acțiunea următoare;
• checklistul facturii emise și dovada transmiterii.

Încasări, reminder de plată și escaladare

• registrul încasărilor și al plăților parțiale;
• modele de informare înainte de scadență și de reminder de plată;
• registrul comunicărilor și al escaladărilor, cu promisiunile de plată;
• model de notificare formală, marcat pentru verificarea avocatului.

Plan de plată, contestații și recuperare

• formularul și registrul pentru plan de plată, cu urmărirea ratelor;
• registrul facturilor contestate, fișa de decizie privind suspendarea livrărilor;
• checklistul dosarului de recuperare, calculul orientativ al accesoriilor, fișa de închidere a creanței;
• tabloul facturilor neîncasate, auditul lunar, planul de implementare în 30 de zile și fișa de instruire.

Pentru cine este

• firme de servicii B2B, mentenanță, IT, consultanță, distribuție sau producție care facturează cu plata la termen;
• firme fără departament financiar, în care administratorul sau o singură persoană urmărește încasările;
• firme cu contabil extern care află de facturi neîncasate abia la închiderea lunii.

Ce primești

• Exemplu completat (PDF): procedura și toate formularele, completate cu date fictive pentru o firmă de servicii tehnice – o creanță veche la avocat, un plan de plată, o contestație parțială, o factură declarată neprimită;
• Document Word editabil: aceeași structură, cu câmpurile goale de completat;
• Fișier Excel: scadențarul cu vechimea și acțiunea după matrice, încasările, limitele de credit, comunicările, ratele, contestațiile, calculul orientativ și tabloul, cu formule;
• livrare digitală, în maximum 24 de ore de la confirmarea plății.

Kitul se folosește singur sau împreună cu kitul pentru predarea lunară a documentelor către contabil și cu procedurile comerciale de comenzi și facturare.

Important

Kitul este un document-cadru și se adaptează firmei și contractelor ei. Notificările formale, planurile de plată, suspendarea livrărilor, dobânzile, penalitățile și recuperarea se verifică de avocat; materialul despre urmărirea facturilor neîncasate nu reprezintă consultanță juridică, fiscală sau contabilă individualizată.

Licență și actualizări

Utilizare internă pentru o singură firmă. Sunt incluse 12 luni de actualizări de la achiziție, fără reînnoire automată.

Lectură utilă

Consultă ghidul despre scadențar, notificări și urmărirea facturilor neîncasate pentru organizarea procesului de recuperare a restanțelor.

Transmiterea facturii în RO e-Factura: termen și dovezi

Produse conexe

• Predarea lunară a documentelor către contabil
• Comenzi, livrare, facturare și controlul încasărilor