Kit practic pentru IMM: Predarea-primirea gestiunii de mărfuri și materiale

De ce schimbarea gestionarului are nevoie de o procedură

Când gestiunea se preia „pe încredere”, lipsurile din perioada vechiului gestionar apar după câteva săptămâni și nu se mai știe cui aparțin. Cheile și conturile rămân la persoana care a plecat, iar explicațiile pentru diferențe nu mai pot fi obținute. Kitul documentează momentul preluării și stocul constatat: noul gestionar preia stocul numărat, nu stocul din evidență, iar diferențele se analizează separat, cu explicațiile celui care a predat și cu avizul contabilului.

Ce conține kitul

Pregătire și declarații

• fișa de personalizare, decizia de predare-primire, calendarul și registrul tuturor predărilor din firmă;
• declarația gestionarului care predă și declarația gestionarului care primește;
• delimitarea documentelor și oprirea operațiunilor în ziua predării.

Numărare și proces-verbal de predare-primire gestiune

• lista de inventariere a gestiunii predate, semnată de ambii gestionari;
• confirmarea stocurilor aflate la terți și lista separată a bunurilor terților din gestiune;
• procesul-verbal, cu momentul de la care răspunde noul gestionar și cu rezervele lui;
• lista pentru predarea cheilor, codurilor, conturilor, documentelor și echipamentelor de lucru.

Diferențe, descărcare de gestiune și dosar

• fișa și registrul diferențelor, cu termenul pentru explicațiile gestionarului plecat;
• decizia conducerii asupra rezultatelor și descărcarea de gestiune;
• checklistul dosarului, tabloul, planul de implementare, auditul și fișa de instruire.

Pentru cine este

• firme comerciale, de distribuție, de producție, retail și import-export;
• cafenele, restaurante și alte puncte de lucru cu stocuri perisabile;
• firme de servicii tehnice cu depozit de piese și stocuri în autoutilitare;
• firme cu mai multe gestiuni, cu fluctuație de personal și cu contabilitate externalizată.

Ce primești

• Exemplu completat (PDF): procedura și toate formularele, completate cu date fictive pentru predarea gestiunii unei cafenele la plecarea gestionarului – un minus, un plus, produse expirate, un stoc la tipografie, un espressor în comodat;
• Document Word editabil: aceeași structură, cu câmpurile goale de completat;
• Fișier Excel: lista gestiunii cu plusuri, minusuri și valori calculate, registrul diferențelor cu termenele pentru explicații, registrul predărilor și tabloul, cu formule;
• livrare digitală, în maximum 24 de ore de la confirmarea plății.

CTB-07 este un kit operațional de sine stătător pentru schimbarea gestionarului și predarea temporară a gestiunii. Completează CTB-06, dedicat inventarierii stocurilor: numărarea și analiza diferențelor sunt etape comune, iar acest kit adaugă predătorul și primitorul, momentul preluării, accesul, rezervele și închiderea predării. Nu este necesară cumpărarea CTB-06 pentru utilizarea CTB-07.

Important

Kitul este un document-cadru: devine procedura proprie a firmei numai după adaptare, verificarea contabilului și aprobarea conducerii. Evaluarea stocurilor, perisabilitățile, compensările, garanțiile gestionarilor, recuperările și imputările se stabilesc de contabil și de conducere, cu avizul juridic unde este cazul; materialul despre predarea-primirea gestiunii nu reprezintă consultanță juridică, contabilă, fiscală sau de dreptul muncii individualizată.

Utilizare și actualizări

Licență de utilizare internă pentru o singură organizație. Ai 12 luni de actualizări relevante pentru conținutul produsului, fără reînnoire automată.

Resurse utile

Pentru pașii de predare, documentele necesare și momentul inventarierii, citește ghidul privind predarea-primirea gestiunii într-un IMM.

Pentru verificarea periodică a stocurilor, vezi kitul pentru inventarierea stocurilor de mărfuri și materiale. Pentru echipamente și alte elemente ale patrimoniului, vezi kitul de inventariere pentru firme de servicii. Consultă și articolul despre inventarierea anuală și recepția bunurilor și serviciilor.