Facturi neîncasate în 2026: scadențar, notificări și controlul restanțelor

Pentru firmele cu clienți care plătesc cu întârziere, facturi neîncasate 2026 nu e doar o problemă de lichiditate (pentru planificarea ei, vezi prognoza de cash-flow pe 13 săptămâni) – fără un scadențar bine ținut și un flux clar de notificare, riști să pierzi evidența cui datorează cât, de când și cu ce penalități.

Temeiul este Legea nr. 82/1991 (Legea contabilității), art. 16, pentru evidența creanțelor, și Codul civil, art. 1.535, pentru daunele moratorii datorate la întârzierea plății unei sume de bani.

Articolul explică ce trebuie să conțină scadențarul, cum organizezi notificările, când apar dobânzile penalizatoare și ce condiții speciale se aplică ajustării TVA.

Facturi neîncasate 2026: evidență separată, nu doar o listă de sume

De ce facturile neîncasate se țin distinct

Facturi neîncasate 2026 trebuie urmărite distinct de cele deja încasate: evidența clienților și a creanțelor se ține pe categorii și pe fiecare persoană fizică sau juridică, iar creanțele se înregistrează la valoarea nominală (Legea nr. 82/1991, art. 16). Fără această separare, o firmă pierde rapid imaginea reală a sumelor de recuperat și a vechimii lor.

Nu există un termen legal unic de plată

În relațiile dintre profesioniști, scadența rezultă în primul rând din contract sau din documentele comerciale acceptate, însă se aplică și Legea nr. 72/2013. Art. 5 prevede, ca regulă, un termen contractual de cel mult 60 de zile calendaristice, cu posibilitatea unui termen mai mare dacă nu este abuziv. Dacă termenul nu este prevăzut în contract, art. 3 alin. (3) stabilește momentele de la care începe să curgă dobânda penalizatoare, de regulă după 30 de zile calendaristice de la primirea facturii sau, după caz, a bunurilor ori serviciilor. Nu trebuie presupus că orice factură fără scadență devine automat restantă chiar în ziua emiterii.

Ce trebuie să conțină scadențarul facturilor neîncasate: ce informații nu trebuie să lipsească

Elementele minime ale unui scadențar funcțional

Un scadențar util înseamnă, în practică: numărul și data facturii, clientul, valoarea și TVA-ul, data scadentă, suma încasată parțial (dacă există), soldul rămas, zilele de întârziere, și starea facturii – deschisă, parțial încasată, contestată, în litigiu sau prescrisă. OMFP nr. 2.634/2015 permite, pentru entitățile în partidă dublă, un jurnal auxiliar dedicat exact „situației încasării-achitării facturilor” – un instrument care completează, nu înlocuiește, scadențarul operațional.

Clasificarea pe vechime, pasul care arată riscul real

Un scadențar util clasifică creanțele pe intervale de vechime (de exemplu 0-30, 31-60, 61-90 și peste 90 de zile de întârziere) și evidențiază separat facturile contestate sau litigioase – fără această împărțire, riscul de neîncasare al unei facturi cu 90 de zile de întârziere se pierde în mijlocul listei generale.

Notificarea de plată către client: o secvență, nu un singur mesaj

Trei momente, trei tonuri diferite

Notificarea de plată funcționează cel mai bine ca o secvență, nu ca un singur demers: un mesaj scurt de reamintire cu câteva zile înainte de scadență, o notificare fermă după scadență (cu mențiunea sumei, a datei scadente depășite și solicitarea unei date concrete de plată), și, după mai multe notificări fără rezultat, un contact direct al administratorului sau responsabilului comercial cu decidentul clientului.

Documentarea notificărilor, la fel de importantă ca trimiterea lor

Fiecare notificare – emailuri, mesaje, scrisori, confirmări de primire – ar trebui păstrată, cu data, canalul și conținutul consemnate. Această arhivă devine relevantă atât pentru o eventuală acțiune de recuperare, cât și pentru demonstrarea demersurilor de colectare, dacă firma analizează mai târziu scoaterea creanței din evidență.

Daune moratorii pentru întârzierea plății: dreptul care nu cere dovada prejudiciului

Ce prevede Codul civil

Daunele moratorii este mecanismul legal care funcționează independent de o clauză contractuală explicită: Codul civil, art. 1.535, prevede dreptul creditorului la daune moratorii de la scadență până la plată, în cuantumul convenit de părți sau, în lipsa unei convenții, în cel prevăzut de lege. Aceste daune se datorează fără a fi necesar să se dovedească vreun prejudiciu – debitorul nu poate susține că prejudiciul creditorului ar fi, de fapt, mai mic.

Penalitatea contractuală rămâne prima opțiune

Dacă părțile au convenit penalități de întârziere prin contract, ofertă sau comandă – cu procentul, baza de calcul și perioada de aplicare precizate explicit – acestea prevalează. Daunele moratorii legale intervin ca soluție de rezervă, atunci când nu există o clauză contractuală de penalități.

Ajustarea TVA pentru facturi care nu pot fi încasate

Nu orice factură neîncasată dă dreptul la ajustare

Ajustarea TVA pentru facturi neîncasate nu este permisă doar pentru că un client a depășit scadența. Art. 287 lit. d) din Codul fiscal prevede situații speciale, între care imposibilitatea încasării din cauza falimentului beneficiarului, în condițiile legii. Sunt importante momentul și documentele care justifică ajustarea; acestea trebuie verificate pentru situația concretă, potrivit normelor fiscale.

Creanța contestată nu se tratează automat ca nefuncțională

O creanță contestată de client (din motive de cantitate, calitate sau preț) nu se șterge automat din evidență și nu se transformă automat într-o cheltuială deductibilă sau într-un temei de ajustare a TVA – contestația trebuie documentată separat, cu poziția ambelor părți și soluția comercială adoptată, înainte de a decide tratamentul fiscal al facturii respective.

Termen păstrare documente creanțe: aceeași corecție valabilă

Regula generală din art. 25 al Legii contabilității pentru registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative este de 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar. În cazul notificărilor, corespondenței și documentelor utilizate într-un litigiu ori într-o procedură de recuperare, perioada efectivă de păstrare trebuie evaluată separat, inclusiv din perspectiva termenelor de prescripție și a obligațiilor legale aplicabile.

Ce verifici chiar acum

Pentru firmele care își formalizează controlul restanțelor, verificarea practică acoperă:

• actualizarea scadențarului la fiecare factură emisă, încasare, plată parțială sau compensare;
• existența unei secvențe de notificare, nu a unui singur mesaj trimis o dată;
• temeiul corect pentru ajustarea TVA la creanțele care nu pot fi încasate (art. 287 lit. d) din Codul fiscal);
• separarea clară între gestionarea operațională a creanțelor (scadențar, notificări) și procedurile juridice de recuperare, cu reguli proprii.

Întrebări frecvente

Există un termen legal de plată pentru facturile B2B?

Da, Legea nr. 72/2013 conține reguli privind termenele contractuale și dobânda pentru întârziere, inclusiv în lipsa unui termen stabilit prin contract. Termenul aplicabil se determină în funcție de documentele tranzacției și condițiile legale.

Pot cere penalități de întârziere fără o clauză contractuală?

Da, prin daunele moratorii prevăzute de Codul civil, art. 1.535, care se datorează de la scadență până la plată, fără a fi necesară dovada unui prejudiciu.

Când pot ajusta TVA pentru o factură neîncasată?

Doar în situațiile prevăzute de art. 287 din Codul fiscal – de exemplu, când contravaloarea nu se poate încasa din cauza falimentului clientului. Nu orice întârziere la plată permite ajustarea.

Cât timp păstrez scadențarele și notificările de plată?

Pentru documentele justificative contabile se aplică, în general, termenul de cinci ani din Legea contabilității. Pentru notificări, litigii și documente de recuperare, verifică obligațiile de păstrare și termenul de prescripție relevante.

Pentru etapele comerciale anterioare facturării, citește și procesul comercial B2B într-un IMM.