Pentru un PFA care desfășoară activitate de transport alternativ, comisionul facturat de platformă este o operațiune diferită de încasările realizate din curse. La închiderea lunii, este important să existe atât decontul platformei, cât și factura sau documentul justificativ aferent serviciului de intermediere ori altui serviciu prestat de platformă.
Verificarea începe cu factura concretă: cine este furnizorul juridic, în ce stat este stabilit, ce serviciu facturează și ce statut de TVA are PFA-ul. Nu este corect să atribuim automat tuturor conturilor Uber sau Bolt același emitent și același tratament fiscal.
Pentru organizarea actelor primite în fiecare lună, poți descărca gratuit modelul ThetaServ CTB1-F06 – Index dosar lunar (Word). Este un formular general, care trebuie adaptat documentelor platformelor Uber/Bolt.
Comisionul nu este același lucru cu suma încasată din curse
Decontul platformei poate arăta valoarea curselor, comisioanele reținute, ajustările și suma virată în bancă. Aceste poziții trebuie explicate separat pentru contabilitate. Faptul că platforma virează o sumă netă nu înseamnă că valoarea curselor și comisionul dispar ca operațiuni distincte.
Pentru analiza încasărilor și a rezultatului economic, consultă articolul Încasările nu înseamnă automat profit în transportul alternativ. Aici urmărim exclusiv factura de comision, încadrarea TVA și dosarul lunar.
Pentru a determina separat obligațiile declarative ale unui PFA, consultă ghidul despre D212, D301 și D390 în transportul alternativ.
Cine emite factura de comision?
La fiecare platformă, verifică entitatea juridică înscrisă pe factură, nu doar logo-ul aplicației. Contractele și structurile comerciale se pot modifica, astfel că o informație citită pe internet nu înlocuiește documentul primit pentru contul propriu.
- Emitent: denumirea exactă a furnizorului și țara în care este stabilit.
- Codul TVA: verifică datele înscrise pe factură și, când este cazul, codul în sistemul VIES.
- Beneficiar: factura trebuie analizată în raport cu datele PFA-ului și cu relația contractuală.
- Serviciul facturat: comision de intermediere, acces la platformă ori un alt serviciu, după descrierea și contractul real.
- Perioada: verifică luna sau intervalul la care se referă factura, precum și data prestării.
Codul special de TVA pentru PFA neînregistrat normal
Un PFA care nu este înregistrat normal în scopuri de TVA conform art. 316 poate avea obligația de a solicita înregistrarea specială conform art. 317 înaintea primirii anumitor servicii B2B de la furnizori stabiliți în alte state membre UE, dacă se aplică regula generală de localizare în România și beneficiarul este persoana obligată la plata TVA.
Codul special nu transformă PFA-ul în plătitor normal de TVA și nu acordă prin el însuși dreptul obișnuit de deducere. Nu se aplică plafonul achizițiilor intracomunitare de bunuri pentru aceste servicii.
Pentru explicația completă a regulilor preventive, vezi când se obține codul special de TVA înaintea unei achiziții din UE. Analiza trebuie făcută înainte de prima prestare relevantă, nu după ce comisioanele s-au acumulat.
D301 și D390: nu le aplica automat oricărei facturi
Pentru PFA-ul neînregistrat normal, atunci când datorează TVA în România pentru serviciul primit, poate apărea obligația de a depune D301 și de a plăti taxa. Pentru achizițiile intracomunitare de servicii declarabile se analizează și D390. Furnizorii stabiliți în afara UE nu generează, doar prin această împrejurare, o operațiune intracomunitară pentru D390.
Regimul exact al facturii, exigibilitatea, cota TVA și termenele de declarare trebuie confirmate în funcție de furnizor, prestare și perioada fiscală. În cazul PFA-urilor înregistrate normal în scopuri de TVA, mecanismul și declarațiile pot fi diferite, inclusiv prin utilizarea decontului D300.
Checklist lunar pentru comisioanele Uber și Bolt
- Descarcă decontul sau extrasul de activitate pentru fiecare platformă.
- Descarcă factura de comision și verifică dacă a fost emisă pentru PFA și perioada corectă.
- Compară comisionul din decont cu factura, ținând cont de eventualele ajustări.
- Identifică separat valoarea curselor, comisionul, bonusurile, rambursările și alte rețineri explicate de platformă.
- Compară sumele de plată/încasare din decont cu extrasul bancar.
- Verifică emitentul, țara de stabilire, codurile TVA și dacă a intervenit o schimbare a entității contractante.
- Transmite contabilului documentele, inclusiv eventualele facturi corective.
- Confirmă pentru luna respectivă dacă sunt necesare declarații TVA și păstrează recipisele ori dovezile de plată, după caz.
În dosarul administrativ al mașinii se verifică separat și dreptul de folosință. Pentru transport alternativ, vezi contractul de comodat autentificat și actele vehiculului necesare la ARR.
Ce dosar lunar ar trebui să poată prezenta PFA-ul
| Document | Ce verifici |
|---|---|
| Decontul platformei | Perioadă, curse, comisioane, ajustări și plăți |
| Factura comisionului | Emitent, beneficiar, serviciu, valoare și perioadă |
| Extrasul bancar | Corelarea sumelor încasate cu deconturile |
| Contractul/termenii platformei | Relația contractuală și serviciile furnizate |
| Înregistrarea TVA, dacă este cazul | Tipul de cod, momentul înregistrării și utilizarea lui |
| Declarațiile și recipisele fiscale, dacă sunt necesare | Perioadă, operațiuni declarate și dovada plății |
Acesta este un model de organizare a documentelor, nu o listă care înlocuiește cerințele fiscale specifice fiecărei operațiuni.
Greșeli frecvente
- Presupui că platforma are mereu același emitent al facturilor, indiferent de țară sau contract.
- Confunzi suma netă virată cu totalul veniturilor și ignori comisionul evidențiat separat.
- Consideri că un PFA neplătitor normal de TVA nu poate avea obligații la servicii intracomunitare.
- Obții codul special numai după primele facturi, fără să verifici operațiunile deja efectuate.
- Depui D390 pentru orice serviciu extern sau, invers, excluzi toate comisioanele de la verificare.
- Păstrezi doar extrasul bancar și pierzi documentele platformei necesare reconcilierii.
Documentele bine organizate reduc riscul erorilor
Dacă încă alegi forma de lucru, diferențele dintre activitatea prin PFA propriu și cea prin flotă sunt explicate în articolul Transport alternativ prin PFA sau flotă.
La închiderea fiecărei luni, obiectivul este să poți explica valoarea curselor, comisionul, documentul emis de platformă și tratamentul fiscal stabilit împreună cu contabilul. Pentru organizarea operațiunilor și reconcilierea veniturilor, vezi Manualul ThetaServ de organizare comercială și control al veniturilor în transportul alternativ.
Material informativ pentru PFA din transport alternativ. Înregistrarea TVA, cota, declarațiile și termenele se stabilesc pentru documentele concrete și reglementările aplicabile.
