În transportul alternativ, este ușor să confunzi trei lucruri diferite: cât apare în aplicație, cât intră efectiv în cont și cât rămâne după costuri.
De aici apar multe interpretări greșite despre „venit” și „profit”.
O activitate poate genera încasări mari și, în același timp, să aibă o marjă slabă dacă nu sunt urmărite separat comisioanele, costurile, ajustările și deconturile.
Pentru un control real al veniturilor din transportul alternativ, trebuie privit întregul circuit comercial, nu doar suma transferată de platformă.
Plata netă nu este același lucru cu venitul
Suma care ajunge în cont este doar rezultatul final al mai multor componente.
Activitatea de transport alternativ este reglementată prin OUG nr. 49/2019, act care stabilește cadrul juridic pentru transportul alternativ cu autoturism și conducător auto.
În practică trebuie separate cel puțin:
- valoarea brută a curselor;
- comisioanele și taxele platformei;
- bonusurile;
- ajustările;
- eventualele încasări directe;
- sumele reținute;
- plata netă transferată;
- costurile proprii ale activității.
Fără această separare, este greu de înțeles de unde apar diferențele și dacă activitatea este cu adevărat profitabilă.
Patru valori care nu trebuie confundate
Pentru o analiză comercială coerentă, este util să fie urmărite distinct:
- venitul brut al serviciului;
- comisioanele și taxele platformei;
- plata netă primită;
- rezultatul comercial după costuri.
Aceste valori răspund la întrebări diferite.
Plata netă arată cât a fost transferat.
Venitul brut arată valoarea activității generate.
Rezultatul comercial arată ce rămâne după ce sunt luate în calcul costurile relevante.
PFA operator sau șofer prin flotă?
Modul în care sunt urmărite veniturile și deconturile depinde și de cine este operatorul transportului și cui îi aparțin veniturile din curse.
Citește articolul despre diferențele dintre PFA operator și șoferul prin flotă →
Reconcilierea trebuie făcută între platformă, documente și bancă
Rapoartele platformei sunt utile, dar nu trebuie analizate izolat.
Pentru fiecare perioadă ar trebui să existe o legătură clară între:
- cursele efectuate;
- rapoartele platformei;
- comisioanele facturate;
- bonusurile și ajustările;
- încasările directe, dacă există;
- deconturile;
- extrasul bancar.
Scopul este simplu: diferențele trebuie să poată fi explicate.
Dacă nu se poate stabili de ce suma din aplicație diferă de suma primită, controlul comercial este incomplet.
Costurile trebuie urmărite separat de încasări
O activitate poate părea bună doar pentru că volumul curselor este mare.
Dar rezultatul depinde și de costuri.
Merită urmărite separat:
- combustibilul sau energia;
- comisioanele platformelor;
- costurile vehiculului;
- leasingul sau chiria;
- asigurările;
- mentenanța și reparațiile;
- costurile cu șoferii;
- taxele și costurile administrative;
- alte cheltuieli recurente.
Doar după ce aceste costuri sunt corelate cu veniturile se poate vedea dacă activitatea produce un rezultat satisfăcător.
Mai multe curse nu înseamnă automat mai mult profit
Creșterea volumului poate aduce și costuri suplimentare.
De exemplu:
- mai mulți kilometri neproductivi;
- consum mai mare;
- uzură accelerată;
- timpi morți;
- comisioane mai mari în valoare absolută;
- costuri suplimentare cu personalul sau vehiculele.
De aceea, analiza nu ar trebui să se oprească la întrebarea „cât am încasat?”.
Întrebarea mai utilă este:
„Ce rezultat am obținut pentru nivelul de activitate și costurile implicate?”
Bonusurile și ajustările trebuie analizate separat
Bonusurile pot îmbunătăți rezultatul unei perioade, dar nu ar trebui confundate cu performanța de bază a activității.
La fel, refund-urile, chargeback-urile sau alte ajustări pot modifica decontul final.
Este util să fie urmărite separat:
- bonusurile recurente;
- bonusurile excepționale;
- ajustările pozitive;
- ajustările negative;
- corecțiile ulterioare;
- sumele contestate.
Astfel devine mai ușor de înțeles dacă rezultatul vine din activitatea normală sau din elemente temporare.
Un singur total lunar nu este suficient
Un total general poate ascunde probleme importante.
Analiza devine mai utilă atunci când datele pot fi urmărite pe:
- platformă;
- vehicul;
- șofer;
- perioadă;
- tip de cost;
- interval orar;
- zonă, acolo unde informația este relevantă.
Nu toate aceste dimensiuni trebuie urmărite în orice situație.
Dar ele pot ajuta la identificarea zonelor în care activitatea produce rezultate slabe sau pierderi neobservate.
Indicatorii trebuie să ducă la decizii
Un dashboard nu este util doar pentru a afișa cifre.
Indicatorii trebuie să ajute administratorul să răspundă la întrebări precum:
- Există diferențe neexplicate între rapoarte și bancă?
- Marja este în scădere?
- Cresc kilometrii neproductivi?
- Există o dependență prea mare de o singură platformă?
- Apar întârzieri la decontare?
- Există reclamații sau probleme recurente?
- Costurile cresc mai repede decât veniturile?
Dacă un indicator nu duce la o decizie sau la o verificare, valoarea lui practică este redusă.
Venituri transport alternativ: ce trebuie urmărit constant
Un sistem comercial bine organizat ar trebui să permită verificarea rapidă a:
- veniturilor brute;
- comisioanelor;
- plăților nete;
- costurilor;
- marjei;
- diferențelor de reconciliere;
- bonusurilor și ajustărilor;
- deconturilor;
- lichidității;
- indicatorilor operaționali relevanți.
Important nu este numărul de rapoarte.
Important este ca informațiile să fie consecvente și comparabile în timp.
Vrei să transformi rapoartele și deconturile într-un sistem de control comercial?
Manualul ThetaServ pentru organizarea comercială și controlul veniturilor în transportul alternativ reunește proceduri, modele de lucru, formule și instrumente pentru urmărirea veniturilor, comisioanelor, deconturilor, costurilor și performanței.
Vezi Manualul de organizare comercială și control al veniturilor în transportul alternativ →
Cifrele sunt utile doar dacă pot fi explicate
Un operator nu are nevoie doar de multe date.
Are nevoie de date pe care să le poată interpreta și verifica.
Un sistem bun ar trebui să permită răspunsuri clare la câteva întrebări:
- De unde provine fiecare sumă?
- De ce plata netă diferă de venitul brut?
- Ce costuri influențează rezultatul?
- Unde apar diferențele?
- Ce activități sunt profitabile?
- Ce trebuie schimbat în perioada următoare?
Controlul comercial începe atunci când cifrele nu mai sunt doar încasări, ci informații pe baza cărora pot fi luate decizii.
Pentru organizarea mai largă a activității de transport alternativ, inclusiv autorizare, vehicul, platformă, relații de muncă și documente operaționale, poți consulta și Manualul de proceduri operaționale pentru transport alternativ.
Material elaborat cu suportul unor instrumente de inteligență artificială și supus revizuirii umane și controlului editorial al THETADOR SRL.
