Într-un magazin online, o comandă expediată cu plata ramburs nu se transformă imediat într-o încasare bancară. Curierul poate colecta suma la livrare și o poate vira ulterior comerciantului, conform serviciului contractat. Pentru controlul financiar, diferențele trebuie explicate pe fiecare comandă și decontare.
De ce apar diferențe între comenzi și viramente
Raportul de comenzi, lista coletelor predate curierului și extrasul bancar urmăresc evenimente diferite. O comandă poate fi anulată, un colet poate fi returnat, iar un ramburs poate fi colectat într-o perioadă și virat în alta.
Prin urmare, totalul comenzilor cu ramburs dintr-o zi nu trebuie comparat mecanic cu viramentele primite în aceeași zi. Reconcilierea are nevoie de o evidență care urmărește traseul fiecărei expedieri.
Ce documente intră în verificarea lunară
- Lista comenzilor: număr, dată, valoare și metoda de plată.
- AWB și statusul livrării: identificarea expedierii și situația coletului.
- Raportul curierului: rambursuri colectate, eventuale ajustări și referințe de decontare.
- Facturile curierului: costurile serviciilor facturate comerciantului.
- Extrasul bancar: sumele primite și explicațiile transferurilor.
- Documentele pentru retururi și anulări: clarificarea diferențelor față de comenzile inițiale.
Aceste documente au roluri distincte. Raportul de ramburs nu se confundă cu factura curierului, iar viramentul nu reprezintă singur evidența tuturor vânzărilor.
Cum se face reconcilierea pas cu pas
1. Se selectează perioada și comenzile cu plată ramburs. Se extrag numerele de comandă, valorile și identificatorii AWB.
2. Se verifică starea coletelor. Expediat, livrat, refuzat și returnat nu înseamnă același lucru. Se separă comenzile pentru care rambursul a fost efectiv colectat.
3. Se compară raportul de colectare cu deconturile curierului. Se urmăresc referințele de plată și eventualele diferențe explicate contractual.
4. Se compară deconturile cu extrasul bancar. Fiecare virament trebuie asociat unui raport și unei perioade identificabile.
5. Se păstrează o listă de excepții. Sumele încă nevirate, coletele returnate, ajustările și deconturile neclare se urmăresc până la clarificare.
Exemplu de control al rambursurilor
Un comerciant expediază într-o săptămână comenzi cu ramburs în valoare totală de 12.000 lei. Conform rapoartelor sale, 9.000 lei corespund coletelor livrate și încasate de curier, 2.000 lei coletelor aflate încă în tranzit, iar 1.000 lei coletelor refuzate sau returnate. Dacă în cont au intrat doar 6.000 lei până la data controlului, diferența de 3.000 lei față de rambursurile colectate trebuie urmărită în deconturile curierului.
Exemplul este strict operațional, fără a stabili înregistrări contabile ori TVA. Scadența decontării și eventualele rețineri depind de contract și de documentele serviciului de curierat.
| Situație | Sumă exemplificativă |
|---|---|
| Comenzi cu ramburs expediate | 12.000 lei |
| Rambursuri colectate la livrare | 9.000 lei |
| Colet în tranzit | 2.000 lei |
| Colet refuzat sau returnat | 1.000 lei |
| Viramente bancare identificate | 6.000 lei |
| Colectări de urmărit în deconturi | 3.000 lei |
Baza documentară și regula fiscală
Ordinul MF nr. 2.634/2015 privind documentele financiar-contabile permite adaptarea modelelor de documente la necesitățile entității și stabilirea circuitului documentelor prin proceduri proprii. Acest lucru justifică organizarea unei evidențe interne a rambursurilor, fără să impună un formular identic tuturor magazinelor.
Modul de înregistrare contabilă a vânzărilor, creanțelor, taxelor de transport și sumelor colectate prin curier se stabilește potrivit operațiunii și documentelor concrete. Pentru TVA sau alte consecințe fiscale nu se aplică automat aceeași soluție tuturor contractelor și magazinelor.
Greșeli de evitat în controlul rambursurilor
- Compararea comenzilor plasate cu intrările bancare din aceeași zi, fără analiza stadiului livrării.
- Confundarea comisionului de curierat cu o sumă ramburs colectată de la client.
- Omiterea coletelor refuzate sau returnate.
- Neidentificarea deconturilor parțiale ori a transferurilor pentru mai multe zile.
- Arhivarea extraselor bancare fără rapoartele de corespondentă ale curierului.
În articole distincte, ThetaServ explică comisioanele facturate de platformele marketplace și circuitul facturii de furnizor. Aceste subiecte completează controlul rambursurilor, dar nu sunt același flux.
Control util: fiecare ramburs colectat trebuie să poată fi asociat unui AWB, unui raport al curierului și, după decontare, unui virament bancar sau unei excepții explicate.
Modele gratuite pentru controlul rambursurilor: confirmarea soldului de ramburs, reclamația către curier privind rambursurile și declarația responsabilului cu expedierea.
Verifică lunar rambursurile de la curieri
Kitul ThetaServ pentru magazine online organizează verificarea rambursurilor: reconcilierea comenzilor cu AWB-urile, rapoartele curierului și extrasele bancare, urmărirea diferențelor și reclamațiile, cu exemplu completat, Word editabil și registru Excel.
Când clientul returnează produsul, banii circulă în sens invers. Termenele și documentele returului sunt explicate în ghidul despre returul în magazinul online, iar recepția mărfii, rambursurile și retururile sunt reunite în Pachetul Magazin online.
Întrebări frecvente
Este rambursul colectat de curier identic cu viramentul bancar?
Nu întotdeauna. Colectarea și decontarea pot avea date diferite, potrivit serviciului contractat și rapoartelor curierului.
Ce documente sunt utile pentru controlul rambursurilor?
Lista comenzilor, AWB-urile, statusurile de livrare, rapoartele curierului, facturile și extrasele bancare permit reconcilierea.
Există un termen unic legal de virare a tuturor rambursurilor?
Termenul aplicabil se verifică în contractul și condițiile serviciului de curierat utilizat; nu trebuie presupus același termen pentru orice operator.
Instrument practic: indexul gratuit al dosarului lunar CTB1-F06 poate fi adaptat pentru gruparea rapoartelor și extraselor înainte de predarea către contabil. Pentru fluxul general al documentelor, vezi checklistul lunar pentru firme.
