De ce recepția mărfurilor are nevoie de reguli
Factura, avizul și marfa descărcată nu spun întotdeauna același lucru. Un colet sosește deteriorat, lipsesc câteva bucăți, vine alt produs decât cel comandat sau factura ajunge înaintea mărfii. Dacă NIR-ul se întocmește târziu, după factură, diferențele nu mai pot fi dovedite și nici reclamate. Kitul stabilește cine verifică, ce se verifică la descărcare și cum se consemnează ce s-a primit efectiv.
Ce conține kitul
Organizarea recepției
- fișa de personalizare cu parametrii recepției: persoane, program de primire, toleranțe și termene interne;
- decizia privind comisia de recepție, cu rolurile gestionarului, ale persoanelor care verifică și ale administratorului.
Primirea transportului și nota de recepție
- fișa de verificare la primirea transportului: colete, ambalaj, sigilii, rezerve pe documentul transportatorului, dovezi foto;
- nota de recepție și constatare de diferențe (NIR), model completat și model necompletat;
- reguli pentru marfa sosită fără factură, factura sosită fără marfă și livrările parțiale.
Diferențe la recepție, reclamație și control
- procesul-verbal de constatare a diferențelor la recepție și modelul de reclamație către furnizor;
- registrul recepțiilor și al diferențelor deschise;
- checklistul lunar, predarea către contabil, planul de implementare și fișa de instruire.
Pentru cine este
- magazine, inclusiv online, cu depozit propriu;
- firme de distribuție, producție sau service care primesc mărfuri și materiale de la furnizori;
- firme cu contabil extern, care primesc NIR-urile și diferențele deja documentate;
- firme mici în care aceeași persoană comandă și primește marfa, cu un control compensatoriu descris în kit.
Ce primești
- Exemplu completat (PDF): o lună de recepții cu date fictive, cu lipsă cantitativă, plus de cantitate, colet deteriorat, produs necomandat, factură fără marfă și un NIR întârziat;
- Document Word editabil: aceeași structură, cu câmpurile goale de completat;
- Fișier Excel: registrul recepțiilor pe linii de produs, evidența diferențelor și a reclamațiilor și tabloul de indicatori, cu formule și alerte;
- livrare digitală, în maximum 24 de ore de la confirmarea plății.
Important
Kitul este un document-cadru: devine procedura proprie a firmei după adaptare și aprobarea conducerii. Formularul NIR și valorile se adaptează sistemului de gestiune și de evaluare al firmei, iar tratamentul contabil se stabilește de contabil. Termenele de reclamație se verifică în contractul cu furnizorul. Materialul nu reprezintă consultanță juridică, contabilă sau fiscală individualizată.
Utilizarea instrumentelor
Excelul are 200 de linii de recepție și 100 de cazuri de diferențe pregătite cu formule. Se lucrează într-un fișier pentru o perioadă și o gestiune. Nu necesită macrocomenzi, nu se conectează la programul de gestiune și nu generează automat NIR-ul.
Licență și actualizări
Licență pentru o singură organizație. Sunt incluse 12 luni de actualizări relevante, fără reînnoire automată. Fișierele nu pot fi redistribuite sau revândute.
Relația cu celelalte resurse ThetaServ
Kitul funcționează independent. Procesul de achiziție și recepție tratează recepția în cadrul achiziției complete, de la cerere la plată; există suprapunere la etapa de recepție. Dacă ai acel kit și regulile lui îți sunt suficiente, acest kit nu este o achiziție obligatorie; este util pentru aprofundarea NIR-ului și a diferențelor la recepție, pentru firmele cu stoc de mărfuri.
După recepție, predarea-primirea gestiunii și inventarierea stocurilor controlează aceleași bunuri în etapele următoare. Celelalte proceduri financiar-contabile ThetaServ se găsesc în categoria dedicată.
Lectură utilă
Recepția bunurilor și serviciilor într-un IMM: documente, responsabilități și neconformități.
Recenzii
Nu există recenzii până acum.