Într-un IMM, termenele sunt împărțite între contabil, administrator, persoana de la resurse umane și furnizorii de servicii. Fiecare știe o parte. Problemele apar la granițe: autorizația pe care nu o urmărea nimeni, contractul care s-a prelungit automat, declarația de beneficiar real uitată după o cesiune de părți sociale.
Registrul de termene al firmei adună toate aceste scadențe într-un singur loc, cu un responsabil și o alertă pentru fiecare. Ghidul de mai jos arată ce intră în registru, cum se calculează corect termenele, ce coloane are și cum îl pregătești pentru 2027.
Pe scurt
- Legea nu impune un „registru de termene”; este un instrument intern. Termenele pe care le urmărește sunt însă obligatorii.
- Pentru fiecare scadență se notează data-limită legală și un termen intern de pregătire, mai devreme.
- Regula de calcul diferă: Codul civil dă regula generală, dar normele fiscale, europene și speciale pot avea reguli proprii.
- Factura electronică se transmite în RO e-Factura în 5 zile lucrătoare (regula în vigoare din 2026).
- În REGES-ONLINE termenele diferă după operațiune; nu toate modificările au termen de 20 de zile lucrătoare.
- Situațiile financiare ale societăților se depun până la 31 mai; pentru exercițiul 2026, până la 31 mai 2027.
- Declarația de beneficiar real nu se mai depune anual de toate firmele; se depune la modificare, în 15 zile.
Ce este registrul de termene al firmei
Registrul de termene este un instrument intern de management: o listă unică a obligațiilor cu dată, ținută de o persoană desemnată și verificată periodic. Nicio lege nu impune un registru general cu această denumire, așa că forma lui (tabel, calendar partajat, aplicație) o alege firma.
Caracterul voluntar al instrumentului nu schimbă caracterul obligatoriu al termenelor din el. O declarație depusă cu întârziere este sancționată la fel, indiferent dacă firma avea sau nu un registru. Registrul doar reduce riscul ca scadența să fie ratată.
Categoriile de termene care intră în registru
- Fiscale și declarative: declarațiile periodice, situațiile financiare, factura electronică, SAF-T (D406). Pentru facturile primite, termenele interne de verificare și plată sunt descrise în articolul despre circuitul facturii de furnizor. Calendarul complet se verifică în calendarul obligațiilor fiscale publicat de ANAF; registrul preia doar ce se aplică firmei.
- Resurse umane: transmiterile în REGES-ONLINE, expirarea contractelor pe durată determinată, sfârșitul perioadei de probă, examenele medicale periodice, instruirea periodică de securitate și sănătate în muncă.
- Corporative: aprobarea situațiilor financiare de adunarea asociaților, expirarea mandatului administratorului, expirarea contractului pentru sediul social, declarația de beneficiar real la modificare.
- Autorizații și verificări tehnice: autorizații cu valabilitate expresă, verificări periodice ale echipamentelor, verificări metrologice, după caz.
- Contractuale: expirarea contractelor, termenele de denunțare înainte de reînnoirea automată, garanțiile, polițele de asigurare, ITP-ul și rovinieta autoturismelor firmei.
- Digitale: valabilitatea certificatului digital calificat (de care depinde accesul în Spațiul Privat Virtual și semnarea declarațiilor), domeniul web, licențele software.
La autorizații trebuie făcută o distincție. Unele au valabilitate expresă, înscrisă în act, și trebuie reînnoite înainte de expirare. Altele nu expiră periodic, dar impun menținerea condițiilor pentru care au fost emise: în registru intră atunci verificările și reviziile, nu o „reînnoire anuală”. Nu toate autorizațiile ISU, de mediu, sanitare sau sanitar-veterinare se reînnoiesc anual; regimul se citește în actul emis firmei.
Patru termene care se urmăresc cu atenție în 2027
Tabelul nu este o listă completă de obligații. Fiecare termen se trece în registru numai după ce verifici că se aplică firmei.
| Obligație | Termen | Temei | Verifică aplicabilitatea |
|---|---|---|---|
| Transmiterea facturii în RO e-Factura | 5 zile lucrătoare de la emitere, fără a depăși 5 zile lucrătoare de la data-limită legală de emitere | Codul fiscal, art. 319 alin. (16); OUG nr. 120/2021, modificată prin OUG nr. 89/2025 | Tipul operațiunii și al clientului |
| Transmiterea în REGES-ONLINE | Diferă după operațiune (vezi mai jos) | HG nr. 295/2025 | Orice firmă cu salariați |
| Depunerea situațiilor financiare anuale | 31 mai inclusiv a anului următor, pentru societățile din Legea nr. 31/1990 cu exercițiu calendaristic | Legea nr. 82/1991, art. 36, modificat prin OUG nr. 138/2024 | Forma juridică și exercițiul financiar |
| Declarația privind beneficiarul real la modificare | 15 zile de la modificarea datelor beneficiarului real | Legea nr. 129/2019, art. 56 alin. (3) | Cesiuni, schimbări de date ale asociaților |
Factura electronică
Din 1 ianuarie 2026, prin OUG nr. 89/2025, termenul de transmitere în RO e-Factura este de 5 zile lucrătoare de la data emiterii, dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la data-limită pentru emiterea facturii prevăzută de Codul fiscal. Calculul se face după Regulamentul (CEE, Euratom) nr. 1182/71, indicat în actul normativ, nu după regulile generale din Codul civil. Explicația completă, cu exemple de calcul, este în articolul despre termenul e-Factura.
REGES-ONLINE
Termenele din HG nr. 295/2025 diferă după tipul operațiunii:
- încheierea contractului individual de muncă: cel târziu în ziua anterioară începerii activității;
- modificarea funcției, a tipului sau a duratei contractului, a locului ori a timpului de muncă: cel târziu în ziua anterioară modificării;
- modificarea salariului, a sporurilor și a altor elemente salariale: în 20 de zile lucrătoare de la modificare;
- suspendarea și încetarea suspendării: de regulă, cel târziu în ziua anterioară; pentru concediul medical, în 3 zile lucrătoare de la înregistrarea certificatului la angajator;
- încetarea contractului: cel târziu la data încetării sau la data la care angajatorul a luat cunoștință de evenimentul care a determinat-o;
- rectificarea datelor: la data la care angajatorul constată eroarea; pentru modificările dispuse prin hotărâre judecătorească se aplică termene speciale.
Prin Hotărârea nr. 83/2026 din 2 aprilie 2026, Curtea de Apel Constanța a anulat HG nr. 295/2025 și a respins cererea de suspendare. Hotărârea nu era definitivă la data documentării, iar actul a rămas aplicabil. Până la o soluție definitivă sau un act normativ nou, transmiterile în REGES-ONLINE continuă. Detaliile sunt în articolul despre termenele REGES-ONLINE.
Situațiile financiare anuale
Potrivit art. 36 din Legea contabilității nr. 82/1991, modificat prin OUG nr. 138/2024, societățile reglementate de Legea nr. 31/1990 cu exercițiu financiar calendaristic depun situațiile financiare până la 31 mai inclusiv a anului următor. Pentru exercițiul 2026, reperul este 31 mai 2027, dacă nu intervin modificări. Celelalte persoane juridice și entitățile cu exercițiu financiar diferit de anul calendaristic au termene proprii, prevăzute în același articol; se verifică separat.
În registru, termenul de depunere se leagă de unul intern: data adunării asociaților care aprobă situațiile financiare, cu câteva săptămâni înainte.
Declarația privind beneficiarul real
Nu există o obligație generală ca toate SRL-urile să depună anual declarația privind beneficiarul real. Obligația anuală a fost eliminată pentru majoritatea firmelor prin Legea nr. 315/2021. Potrivit art. 56 alin. (1³) din Legea nr. 129/2019, ea se mai aplică doar societăților care au în structura acționariatului entități din jurisdicțiile prevăzute expres de lege (necooperante în scopuri fiscale sau cu risc ridicat de spălare a banilor), în 15 zile de la aprobarea situațiilor financiare.
Pentru toate firmele rămân declarația la înmatriculare și actualizarea la modificarea datelor beneficiarului real, în 15 zile de la modificare (art. 56 alin. (3)). Nedepunerea este contravenție, sancționată cu amendă de la 5.000 la 10.000 lei (art. 57), iar dacă declarația nu este depusă nici în 30 de zile de la sancționare, tribunalul poate dispune, la cererea ONRC, dizolvarea societății. În registru, acest termen nu are dată fixă: se declanșează la fiecare cesiune de părți sociale sau schimbare a datelor asociaților.
Cum se calculează corect o scadență
Codul civil dă regula generală. Potrivit art. 2.553, când termenul se socotește pe zile, nu se iau în calcul prima și ultima zi. Potrivit art. 2.554, dacă ultima zi este nelucrătoare, termenul se împlinește la sfârșitul primei zile lucrătoare următoare.
Regula generală nu se aplică automat peste tot. Normele fiscale, administrative, europene sau speciale pot avea reguli proprii: e-Factura trimite la Regulamentul nr. 1182/71, iar unele termene sunt stabilite ca dată fixă (31 mai), nu ca număr de zile. Pentru fiecare rând din registru se identifică regula efectiv aplicabilă și se notează în coloana „temei”.
Regula practică: în registru se trec două date. Data-limită legală spune până când trebuie îndeplinită obligația. Termenul intern de pregătire, cu câteva zile sau săptămâni mai devreme, spune când începe lucrul. Alerta se leagă de termenul intern, nu de data-limită.
Structura registrului
Un registru util are, pentru fiecare obligație, următoarele coloane:
- categorie (fiscal, HR, corporativ, autorizații, contractual, digital);
- obligația, formulată concret;
- temeiul legal sau contractual și regula de calcul;
- aplicabilitatea: de ce se aplică firmei;
- data evenimentului de la care curge termenul, dacă există;
- data-limită legală;
- termenul intern de pregătire și alerta;
- responsabilul și înlocuitorul;
- recurența (lunar, anual, la eveniment);
- starea (de făcut, în lucru, îndeplinit);
- dovada îndeplinirii (recipisă, număr de înregistrare, document semnat).
Exemplu: registrul unui SRL de servicii pentru începutul lui 2027
Un SRL de servicii are 8 salariați, 2 autoturisme, sediu închiriat și contracte anuale cu clienții. Exemplul este fictiv; datele se verifică pentru fiecare firmă.
| Obligație | Data-limită | Termen intern | Responsabil | Dovadă |
|---|---|---|---|---|
| Facturile emise: transmitere în RO e-Factura | 5 zile lucrătoare de la emitere | În ziua emiterii | Persoana care emite facturile | Index de încărcare SPV |
| Angajare nouă, începere 1 februarie: REGES-ONLINE | Ziua anterioară începerii activității | Cu 3 zile lucrătoare înainte | Responsabil HR | Recipisa de transmitere |
| Majorare salarială de la 1 ianuarie: REGES-ONLINE | 20 de zile lucrătoare de la modificare | Prima săptămână din ianuarie | Responsabil HR | Recipisa de transmitere |
| Contract pe durată determinată care expiră pe 28 februarie | 28 februarie | Decizie privind prelungirea până la 1 februarie | Administrator | Act adițional sau notificare |
| Examen medical periodic al salariaților | Conform fișelor de aptitudine | Cu 30 de zile înainte | Responsabil HR | Fișele de aptitudine noi |
| Contract de închiriere a sediului, cu notificare de denunțare de 60 de zile | Expirare 31 martie; notificare până la 30 ianuarie | 15 ianuarie | Administrator | Notificare sau act adițional |
| RCA autoturism 1 | Data expirării poliței | Cu 15 zile înainte | Office manager | Polița nouă |
| Certificat digital calificat al administratorului | Data expirării certificatului | Cu 30 de zile înainte | Contabil | Certificat reînnoit |
| Situațiile financiare 2026 | 31 mai 2027 | Aprobarea în adunarea asociaților până la 15 mai | Contabil și administrator | Recipisa de depunere |
| Beneficiarul real, la cesiunea de părți sociale planificată | 15 zile de la modificare | La semnarea cesiunii | Administrator | Dovada depunerii la ONRC |
Alertarea și verificarea
- Alerte în trepte: pentru obligațiile complexe, 60 și 30 de zile; pentru cele de rutină, 5–10 zile; niciodată în ziua scadenței.
- Calendar partajat: alertele ajung la responsabil și la înlocuitor, nu doar la o singură adresă.
- Verificare lunară: în prima săptămână a lunii, responsabilul trece prin scadențele lunii și actualizează starea.
- Verificare trimestrială: administratorul confirmă că registrul include contractele, autorizațiile și modificările noi.
- Actualizare la eveniment: fiecare contract nou, act adițional, angajare sau cesiune adaugă rânduri imediat.
Predarea registrului la schimbarea responsabilului
- Responsabilul care pleacă actualizează starea tuturor rândurilor la data predării.
- Se listează separat scadențele din următoarele 60 de zile și lucrările începute.
- Se transferă accesul la calendarul partajat, la dosarul cu dovezi și la conturile folosite (SPV, REGES-ONLINE), cu respectarea regulilor interne privind accesul.
- Predarea se consemnează într-un proces-verbal semnat de ambele persoane și de administrator.
- În prima lună, noul responsabil verifică împreună cu administratorul fiecare scadență.
Greșeli frecvente
| Greșeală | Consecința |
|---|---|
| Termenele sunt ținute doar în memoria unei persoane | La concediu sau plecare, scadențele se pierd |
| Alerta este setată în ziua scadenței | Nu mai rămâne timp pentru pregătire |
| Registrul nu se actualizează după acte adiționale | Datele de expirare și de denunțare sunt greșite |
| Se confundă zilele calendaristice cu cele lucrătoare | Termenul se calculează greșit, mai ales la sărbători |
| Se aplică peste tot regula din Codul civil | Se ignoră regulile speciale de calcul |
| Se trec obligații care nu se aplică firmei | Registrul devine încărcat și neglijat |
Checklist pentru începutul anului 2027
- Ai trecut în registru toate contractele în vigoare, cu data expirării și termenul de denunțare?
- Ai verificat valabilitatea autorizațiilor și datele verificărilor tehnice periodice?
- Ai notat expirarea mandatului administratorului și a contractului pentru sediul social?
- Ai stabilit data adunării asociaților și termenul intern pentru situațiile financiare 2026?
- Ai programat examenele medicale periodice și instruirea SSM?
- Ai verificat expirarea certificatului digital calificat?
- Are fiecare rând un responsabil, un înlocuitor și o alertă înaintea scadenței?
- Este stabilită data verificării lunare?
Document gratuit: registrul contractelor și actelor adiționale
Contractele sunt cea mai mare parte a unui registru de termene. Modelul gratuit te ajută să le inventariezi, cu datele de expirare și actele adiționale. Descarcă modelul gratuit
Pentru procedura completă: Circuitul documentelor și controlul termenelor – kit operațional pentru firme, cu proceduri pentru circuitul documentelor, registru de termene și calendar de alerte. Documentele sunt modele-cadru și trebuie adaptate firmei.
Întrebări frecvente
Registrul de termene este obligatoriu?
Nu, este un instrument intern recomandat. Termenele pe care le urmărește sunt însă obligatorii, iar ratarea lor se sancționează indiferent dacă firma are sau nu registru.
Până când depune un SRL situațiile financiare pe 2026?
Până la 31 mai 2027 inclusiv, pentru un SRL cu exercițiu financiar calendaristic (Legea nr. 82/1991, art. 36, modificat prin OUG nr. 138/2024), dacă nu intervin modificări legislative.
Trebuie să depun anual declarația de beneficiar real?
De regulă nu. Obligația anuală se aplică doar societăților cu asociați sau acționari din jurisdicțiile prevăzute de art. 56 alin. (1³) din Legea nr. 129/2019. Toate firmele depun însă declarația la modificarea datelor beneficiarului real, în 15 zile.
Toate modificările din REGES-ONLINE au termen de 20 de zile lucrătoare?
Nu. Termenul de 20 de zile lucrătoare privește modificarea salariului și a altor elemente salariale. Modificarea funcției, a duratei, a locului sau a timpului de muncă se transmite cel târziu în ziua anterioară modificării.
Ce fac dacă termenul cade într-o zi nelucrătoare?
Ca regulă generală, termenul se împlinește la sfârșitul primei zile lucrătoare următoare (Codul civil, art. 2.554). Verifică însă dacă actul care stabilește termenul are o regulă proprie de calcul.
Concluzie
Registrul de termene al firmei funcționează dacă fiecare rând are o regulă de calcul verificată, un responsabil, un înlocuitor și o alertă înaintea scadenței. Construit la începutul lui 2027 și verificat lunar, transformă termenele răspândite între mai multe persoane într-o evidență unică. Pentru arhivarea documentelor care dovedesc îndeplinirea obligațiilor, vezi și articolul despre termenele de păstrare a documentelor.
Informațiile sunt actualizate la data de 15 noiembrie 2026. Articolul are caracter informativ și nu înlocuiește consultanța de specialitate. Termenele și regulile de calcul se verifică, pentru fiecare obligație, în forma în vigoare a actului normativ.
