Administratorul asociației de proprietari: obligații, predare-primire și documente gestionate

Administratorul are un rol central în funcționarea curentă a unei asociații de proprietari. Activitatea lui nu se limitează la întocmirea listelor de plată sau la încasarea cotelor de întreținere.

Administratorul gestionează operațiuni, documente, evidențe și relații contractuale care trebuie să poată fi verificate de conducerea asociației și de cenzor.

De aceea, atribuțiile unui administrator de asociație de proprietari trebuie privite ca parte dintr-un sistem de administrare, nu ca o succesiune de sarcini informale.

Pentru alte materiale despre organizare administrativă și financiar-contabilă, poți consulta și secțiunea Financiar-Contabil ThetaServ.

Activitatea administratorului are mai multe componente

Potrivit Legii nr. 196/2018, activitatea de administrare a condominiului include administrarea tehnică și întreținerea proprietății comune, contabilitatea și casieria.

În practică, administratorul poate avea responsabilități privind:

• administrarea imobilului;
• supravegherea lucrărilor;
• executarea hotărârilor organelor asociației;
• gestionarea documentelor financiar-contabile;
• întocmirea și păstrarea evidențelor;
• urmărirea încasărilor și plăților;
• relația cu furnizorii și prestatorii;
• evidența fondurilor;
• pregătirea documentelor necesare verificărilor;
• informarea conducerii asupra situațiilor care necesită decizii.

Aceste atribuții trebuie corelate cu contractul de administrare, hotărârile adunării generale și deciziile organelor competente.

Administratorul execută, dar nu decide totul singur

Una dintre confuziile frecvente apare între atribuția de administrare și competența de a decide.

Un administrator asociație de proprietari trebuie să își exercite atribuțiile în limitele mandatului, ale hotărârilor adoptate și ale documentelor aprobate de organele competente.

Administratorul pune în aplicare multe dintre hotărârile asociației, însă aceasta nu înseamnă că poate lua singur orice decizie privind patrimoniul sau fondurile.

De exemplu, legea prevede că fondurile asociației nu pot fi utilizate de administrator fără hotărârea scrisă a adunării generale sau decizia comitetului executiv, după caz.

Prin urmare, pentru operațiunile importante trebuie să poată fi identificat:

• cine a decis;
• ce document conține aprobarea;
• cine a executat operațiunea;
• care este documentul justificativ;
• cum a fost operațiunea înregistrată și verificată.

Această separare reduce riscul ca responsabilitățile administratorului, președintelui și comitetului executiv să fie confundate.

Documentele gestionate trebuie să formeze un sistem coerent

În funcție de organizarea concretă a asociației, administratorul poate lucra cu numeroase categorii de documente:

• facturi și documente justificative;
• extrase și documente bancare;
• registre și evidențe contabile;
• liste de plată;
• situații privind proprietarii și soldurile;
• evidențe ale fondurilor;
• contracte și documente ale furnizorilor;
• documente privind lucrările și reparațiile;
• situații ale restanțelor;
• documente transmise comitetului executiv sau cenzorului.

Documentele nu trebuie doar păstrate.

Ele trebuie să poată fi corelate cu operațiunile pe care le justifică.

Evidențele trebuie să permită verificarea gestiunii

Cenzorul sau comisia de cenzori are atribuții de verificare a gestiunii financiar-contabile și a execuției bugetului.

Administratorul trebuie, prin urmare, să mențină evidențe suficient de clare pentru ca operațiunile să poată fi urmărite.

Un control eficient presupune să se poată răspunde rapid la întrebări precum:

• Care este soldul unei anumite evidențe?
• Ce document justifică o plată?
• Ce sume sunt restante?
• Ce fond a fost utilizat?
• În baza cărei decizii a fost efectuată operațiunea?
• Ce contract este în vigoare?
• Ce obligații de plată urmează?

Atunci când aceste informații depind doar de memoria administratorului, sistemul este vulnerabil.

Evidențele trebuie separate pentru fiecare condominiu administrat

Legea nr. 196/2018 prevede obligația administratorului de a ține evidențe contabile separate pentru fiecare condominiu aflat în administrare.

Această regulă este importantă mai ales atunci când aceeași persoană sau aceeași firmă administrează mai multe asociații.

Documentele, soldurile, fondurile și operațiunile unui condominiu nu trebuie amestecate cu cele ale altuia.

Separarea evidențelor este esențială pentru control, raportare și predarea corectă a gestiunii.

Schimbarea administratorului nu trebuie să întrerupă activitatea asociației

Momentul în care se schimbă administratorul este unul dintre cele mai sensibile pentru continuitatea activității.

Dacă evidențele nu sunt organizate, pot apărea rapid probleme:

• documente lipsă;
• contracte neidentificate;
• solduri neclare;
• restanțe greu de verificat;
• plăți aflate în curs;
• diferențe între evidențe;
• acces dificil la arhivă.

De aceea, predarea-primirea nu trebuie tratată ca o simplă predare de chei și dosare.

Predarea gestiunii se face într-un termen legal

Art. 69 din Legea nr. 196/2018 prevede că, în cazul schimbării administratorului, vechiul administrator trebuie să transmită noului administrator, pe bază de proces-verbal de predare-primire, întreaga gestiune în 5 zile de la încetarea contractului. Termenul legal este de 5 zile, nu de 15 zile.

Predarea se face pe baza unui proces-verbal vizat de:

• președintele asociației;
• cenzor sau comisia de cenzori.

Nu este suficientă o declarație generală că „s-au predat documentele”.

Procesul trebuie să permită identificarea concretă a ceea ce a fost predat și a situației asociației la acel moment.

Art. 71 alin. (5) completează obligația de predare: în același termen de 5 zile, administratorul trebuie să prezinte președintelui și cenzorului/comisiei de cenzori contabilitatea fondului de reparații și a fondului de rulment și să o transfere noului administrator. Pentru regulile de constituire și utilizare, vezi și Fond de rulment vs. fond de reparații.

Legea folosește același termen de 5 zile și la schimbarea comitetului executiv sau a unui membru al acestuia, precum și la schimbarea președintelui, cu regulile de vizare prevăzute la art. 55 alin. (6)-(7) și art. 56 alin. (3).

Ce trebuie să poată fi identificat la predare-primire

Legea indică mai multe categorii de informații și elemente care trebuie transferate noului administrator.

Printre acestea se află:

• documentele aflate în administrare;
• bunurile și valorile;
• situația financiar-contabilă a asociației;
• situația fiecărui proprietar în raport cu asociația;
• soldurile elementelor de activ și pasiv;
• restanțierii și sumele restante;
• contractele aflate în derulare;
• plățile care urmează să fie efectuate.

Scopul este ca noul administrator să poată continua activitatea pornind de la o situație identificabilă și verificabilă.

Ce trebuie să conțină procesul-verbal de predare-primire

Art. 69 nu se limitează la formula generică „toate documentele”. Textul legal cere ca predarea să permită identificarea clară a gestiunii la data schimbării administratorului.

• totalitatea documentelor, bunurilor și valorilor aflate în administrare;
• situația financiar-contabilă a asociației;
• situația fiecărui proprietar în raport cu asociația;
• situația soldurilor elementelor de activ și de pasiv la data predării;
• chitanța de plată cu care s-a făcut ultima încasare;
• numele proprietarilor restanțieri și sumele restante;
• contractele aflate în derulare;
• plățile care urmează să fie efectuate după data predării.

Lista practică poate fi mai amplă — registre, extrase bancare, chei, acces la conturi sau arhive — dacă acestea au fost în administrarea fostului administrator, dar elementele de mai sus rezultă direct din art. 69 alin. (1).

Predarea incompletă poate produce consecințe

Predarea gestiunii nu este doar o formalitate administrativă.

Dacă obligația de predare nu este îndeplinită conform art. 69 alin. (1), consecința expres prevăzută de lege este că fostul administrator nu este descărcat de gestiune și poate fi acționat în instanță de asociația de proprietari.

Din acest motiv, atât administratorul care predă, cât și cel care preia au interesul ca situația documentelor și a valorilor să fie descrisă cât mai clar.

Un proces-verbal vag poate transfera problemele, nu doar documentele.

Separat de consecința civilă din art. 69 alin. (2), art. 102 alin. (1) lit. e) califică drept contravenție neîndeplinirea sau depășirea atribuțiilor de către administrator, sancționată cu amendă de la 2.500 la 5.000 lei. Legea nu stabilește însă o amendă distinctă intitulată expres „nepredarea documentelor în 5 zile”; încadrarea unei situații concrete în art. 102 alin. (1) lit. e) depinde de faptele constatate și de autoritatea competentă.

Administrator asociație de proprietari: ce trebuie să poată demonstra activitatea

O administrare bine organizată ar trebui să permită identificarea rapidă a:

• documentelor gestionate;
• operațiunilor efectuate;
• aprobărilor primite;
• situației fondurilor;
• soldurilor;
• contractelor în derulare;
• restanțelor;
• lucrărilor și obligațiilor aflate în curs;
• documentelor comunicate conducerii și cenzorului.

Administratorul nu trebuie să fie singura persoană care știe cum funcționează sistemul.

Informația trebuie să rămână accesibilă asociației.

O predare bună începe înainte de schimbarea administratorului

Cea mai sigură predare-primire este aceea pentru care documentele nu trebuie reorganizate în ultimele zile ale contractului.

Dacă evidențele sunt menținute corect pe parcursul activității:

• arhiva este identificabilă;
• situațiile pot fi verificate;
• soldurile pot fi explicate;
• documentele în curs pot fi inventariate;
• noul administrator poate prelua activitatea fără blocaje majore.

Predarea-primirea este, în acest sens, și un test al modului în care a fost organizată administrarea până la acel moment.

Continuitatea este parte dintr-o administrare corectă

Un administrator poate fi schimbat. Documentele, obligațiile și istoricul asociației trebuie însă să rămână.

Un sistem bun nu depinde de existența permanentă a aceleiași persoane, ci de reguli clare privind evidența, documentarea, verificarea și predarea activității.

În acest fel, schimbarea administratorului devine o tranziție controlată, nu o reconstrucție a situației asociației de la zero.

Material elaborat cu suportul unor instrumente de inteligență artificială și supus revizuirii umane și controlului editorial al THETADOR SRL.