Administrarea unei asociații de proprietari nu înseamnă doar calcularea și afișarea listelor lunare de întreținere.
În spatele activității curente există hotărâri, contracte, registre, documente financiar-contabile, fonduri, corespondență, procese-verbale și responsabilități care trebuie organizate astfel încât activitatea să poată fi verificată și continuată chiar atunci când se schimbă persoanele implicate.
De aceea, documentele asociației de proprietari trebuie privite ca parte dintr-un sistem de administrare, nu ca simple hârtii păstrate într-un dosar.
Pentru alte materiale despre organizare administrativă și financiar-contabilă, poți consulta și secțiunea Financiar-Contabil ThetaServ.
Administrarea unei asociații înseamnă mai mult decât lista de întreținere
Activitatea unei asociații implică mai multe categorii de operațiuni:
- hotărârile adunării generale;
- deciziile comitetului executiv;
- administrarea veniturilor și cheltuielilor;
- constituirea și utilizarea fondurilor;
- contractele cu furnizorii și prestatorii;
- lucrările asupra proprietății comune;
- urmărirea restanțelor;
- relația cu proprietarii;
- controlul exercitat de cenzor;
- păstrarea și predarea documentelor.
Legea nr. 196/2018 stabilește cadrul general privind organizarea și funcționarea asociațiilor de proprietari și administrarea condominiilor. Legislatie
Problema practică apare atunci când aceste obligații sunt cunoscute separat, dar nu există un sistem coerent prin care ele să fie puse în aplicare.
Documentele trebuie să poată fi găsite și verificate
O asociație poate avea documentele necesare și totuși să fie slab organizată.
Un sistem coerent de documente asociație de proprietari trebuie să permită identificarea rapidă a actelor, responsabilităților și operațiunilor relevante.
De exemplu, pot apărea situații în care:
- un contract există, dar nu este clar unde este arhivat;
- o hotărâre a fost adoptată, dar nu poate fi identificată rapid;
- o plată nu este ușor de corelat cu documentul justificativ;
- un fond este urmărit fără o evidență suficient de clară;
- un document este păstrat doar de o anumită persoană;
- la schimbarea administratorului apar documente lipsă.
Organizarea corectă presupune ca informația să poată fi urmărită de la decizie până la documentul justificativ și la efectul concret în activitatea asociației.
Ce tipuri de documente trebuie organizate
În funcție de activitatea concretă a asociației, sistemul documentar poate include:
- statutul și acordul de asociere;
- procesele-verbale ale adunărilor generale;
- deciziile comitetului executiv;
- contractele și actele adiționale;
- listele lunare de plată;
- documentele financiar-contabile;
- evidențele fondurilor;
- situațiile de încasări și plăți;
- documentele privind lucrările și reparațiile;
- notificările și corespondența;
- documentele privind restanțele;
- rapoartele cenzorului;
- documentele de predare-primire.
Important nu este doar ca aceste documente să existe.
Trebuie să existe și o regulă clară privind cine le întocmește, cine le verifică, cine le aprobă și unde sunt păstrate.
Registrele nu sunt doar o formalitate
Registrele permit reconstruirea activității asociației în timp.
Prin ele se poate urmări, de exemplu:
- ce hotărâri au fost adoptate;
- ce operațiuni au fost efectuate;
- ce sume au fost încasate sau plătite;
- ce fonduri au fost constituite;
- ce controale au fost realizate;
- ce documente au fost predate sau primite.
Un registru incomplet sau actualizat doar ocazional își pierde mare parte din utilitate.
Valoarea lui apare atunci când informațiile sunt consemnate consecvent și pot fi corelate cu documentele justificative.
Deciziile trebuie să lase o urmă documentară
În activitatea curentă apar multe decizii: aprobarea unei cheltuieli, contractarea unui furnizor, efectuarea unei lucrări, utilizarea unui fond sau soluționarea unei situații semnalate de un proprietar.
Pentru fiecare dintre acestea trebuie să poată fi stabilit:
- cine avea competența de a decide;
- ce document a stat la baza deciziei;
- ce aprobare a existat;
- cine a executat operațiunea;
- ce document justifică rezultatul.
Această continuitate documentară protejează atât asociația, cât și persoanele care îndeplinesc funcții de conducere, administrare sau control.
Responsabilitățile nu trebuie confundate
Adunarea generală, comitetul executiv, președintele, administratorul și cenzorul nu au același rol.
Un sistem intern bine organizat trebuie să permită delimitarea clară între:
- cine decide;
- cine execută;
- cine verifică;
- cine reprezintă asociația;
- cine păstrează documentele;
- cine răspunde pentru actualizarea evidențelor.
Atunci când toate aceste funcții sunt tratate informal, apar mai ușor blocaje, documente incomplete și dificultăți în stabilirea responsabilității.
Arhiva trebuie să aparțină asociației, nu unei persoane
Una dintre problemele care devin vizibile mai ales la schimbarea administratorului sau a conducerii este dependența de o singură persoană.
Documentele asociației trebuie organizate astfel încât activitatea să poată continua indiferent cine ocupă temporar o anumită funcție.
O arhivă coerentă trebuie să permită:
- identificarea rapidă a documentelor;
- accesul persoanelor autorizate;
- protejarea datelor;
- păstrarea istoricului;
- predarea completă la schimbarea responsabilului.
În manualul ThetaServ, organizarea arhivei este tratată împreună cu responsabilitatea pentru păstrarea documentelor și continuitatea activității. Manual_proceduri_operationale_a…
Predarea-primirea este o etapă critică
Schimbarea administratorului, președintelui sau a altor persoane responsabile nu ar trebui să însemne pierderea istoricului asociației.
La predare trebuie să poată fi identificate clar documentele, evidențele, soldurile, contractele și situațiile aflate în curs.
În cazul administratorului, Legea nr. 196/2018 reglementează expres predarea gestiunii, iar manualul ThetaServ tratează separat procesul de predare-primire. Manual_proceduri_operationale_a…
Pentru detalii despre obligațiile administratorului, documentele gestionate și predarea-primirea gestiunii, vezi articolul dedicat administratorului asociației de proprietari.
Fondurile trebuie urmărite distinct
Fondul de rulment, fondul de reparații și celelalte fonduri ale asociației au roluri diferite.
De aceea, nu este suficient să existe o sumă disponibilă în cont.
Trebuie să poată fi stabilit:
- cum a fost constituit fondul;
- care este destinația sa;
- ce sume au fost colectate;
- ce utilizări au fost aprobate;
- ce sold există;
- ce documente justifică operațiunile.
Tema fondului de rulment și a fondului de reparații merită analizată separat, deoarece cele două nu trebuie tratate ca o singură rezervă financiară.
Pentru detalii despre constituirea, evidența și utilizarea celor două fonduri, vezi articolul dedicat fondului de rulment și fondului de reparații.
Documente asociație de proprietari: întrebările care ar trebui să aibă răspuns rapid
O administrare bine organizată ar trebui să permită răspunsuri clare la întrebări simple:
- Unde se află ultima hotărâre a adunării generale?
- Cine a aprobat o anumită cheltuială?
- Ce contract este în vigoare cu un furnizor?
- Care este situația unui fond?
- Ce document justifică o plată?
- Ce restanțe sunt înregistrate?
- Care este ultima verificare efectuată de cenzor?
- Ce documente trebuie predate dacă se schimbă administratorul?
Dacă pentru fiecare astfel de întrebare este nevoie de căutări îndelungate sau de explicația unei singure persoane, sistemul administrativ poate fi îmbunătățit.
Vrei să transformi obligațiile legale într-un sistem clar de administrare?
Manualul ThetaServ pentru asociația de proprietari reunește proceduri, responsabilități, documente și instrumente de lucru pentru organizarea activității administrative și financiar-contabile.
Vezi Manualul de proceduri operaționale pentru asociația de proprietari →
Un sistem bun trebuie să asigure continuitatea
Scopul procedurilor nu este să transforme activitatea asociației într-o succesiune de formalități.
Rolul lor este să creeze un mod de lucru în care deciziile, documentele, responsabilitățile și verificările se leagă între ele.
O asociație bine organizată trebuie să poată demonstra nu doar ce a făcut, ci și de ce, cine a aprobat, pe baza cărui document și unde poate fi găsită dovada.
Aceasta este diferența dintre o arhivă de documente și un sistem real de administrare.
Material elaborat cu suportul unor instrumente de inteligență artificială și supus revizuirii umane și controlului editorial al THETADOR SRL.
