Fondul de rulment și fondul de reparații: constituire, evidență și utilizare

Fondurile unei asociații de proprietari nu reprezintă o singură rezervă de bani din care pot fi acoperite orice cheltuieli.

Fondul de rulment și fondul de reparații au scopuri diferite, reguli distincte de constituire și trebuie urmărite separat.

Confuzia dintre ele poate crea probleme în evidență, în relația cu proprietarii și în justificarea modului în care au fost utilizate sumele colectate.

Pentru alte materiale despre organizarea financiară și administrativă, poți consulta și secțiunea Financiar-Contabil ThetaServ.

Fond de rulment și fond de reparații: destinații diferite

Legea nr. 196/2018 tratează separat cele două fonduri.

În esență:

• fondul de rulment asigură disponibilul necesar pentru plățile curente ale condominiului;
• fondul de reparații este destinat lucrărilor privind proprietatea comună.

Această diferență trebuie să se regăsească și în evidențele asociației, nu doar în denumirea fondurilor.

Fondul de rulment susține plățile curente

Asociația are cheltuieli care trebuie achitate înainte ca toate sumele aferente lunii respective să fie încasate de la proprietari.

Fondul de rulment are tocmai rolul de a asigura continuitatea acestor plăți.

Potrivit art. 72 din Legea nr. 196/2018, fondul trebuie dimensionat astfel încât să poată acoperi cheltuielile curente ale condominiului pentru o lună calendaristică.

În practică, el poate susține temporar plata unor cheltuieli precum:

• utilitățile aferente proprietății comune;
• serviciile contractate de asociație;
• alte obligații curente ale condominiului.

Fondul de rulment nu trebuie confundat cu un venit al asociației și nici cu o sumă disponibilă pentru orice altă destinație.

Cuantumul fondului de rulment nu se stabilește arbitrar

Legea oferă un reper pentru dimensionarea acestuia.

Pentru o asociație existentă, cuantumul se raportează la nivelul cheltuielilor lunare din anul anterior, luând în calcul luna cu cheltuielile cele mai mari și rata inflației.

Pentru asociațiile nou-înființate se utilizează un reper bazat pe asociații echivalente ca mărime.

Prin urmare, valoarea fondului trebuie să aibă o justificare.

Simpla menținere a unei sume stabilite cu mulți ani în urmă poate să nu mai reflecte necesarul real al condominiului.

Fondul de rulment se reîntregește

Fondul este constituit prin plata anticipată a cotei care revine fiecărui proprietar, potrivit hotărârii adunării generale.

Pe măsură ce banii sunt utilizați pentru plățile curente, fondul se reîntregește prin sumele incluse în listele de plată lunare.

De aceea, este important să se poată diferenția între:

• suma constituită ca fond;
• sumele utilizate temporar;
• sumele necesare reîntregirii;
• soldul aferent fiecărui proprietar.

Fără această separare, proprietarii pot avea dificultăți în a înțelege ce reprezintă sumele solicitate prin lista de plată.

Fondul de reparații are o altă logică

Fondul de reparații este destinat proprietății comune.

Legea prevede aprobarea anuală a unui fond de reparații necesar pentru repararea și îmbunătățirea acesteia.

Suma anuală necesară este fundamentată și prezentată adunării generale, iar alimentarea fondului se face în avans, în tranșe lunare egale înscrise în lista de plată.

Această regulă pune accentul pe planificare.

Fondul nu ar trebui să apară doar după ce s-a produs o problemă urgentă, ci să facă parte din organizarea financiară a asociației.

Pentru ce poate fi utilizat fondul de reparații

Legea limitează destinația acestui fond.

El poate fi utilizat pentru:

• consolidarea condominiului;
• reabilitarea termică;
• creșterea calității ambiental-arhitecturale;
• repararea proprietății comune;
• îmbunătățirea proprietății comune.

Prin urmare, existența unui sold în fondul de reparații nu înseamnă că suma poate fi redirecționată liber către orice cheltuială a asociației.

Destinația banilor trebuie păstrată.

Veniturile din proprietatea comună au legătură cu fondul de reparații

Legea stabilește și o regulă importantă pentru veniturile obținute din exploatarea proprietății comune.

Aceste venituri, inclusiv dobânzile bancare, aparțin asociației și alimentează fondul de reparații; nu sunt distribuite proprietarilor.

Aceasta este încă o situație în care evidența distinctă devine importantă.

Trebuie să poată fi urmărit:

• de unde provine venitul;
• când a fost încasat;
• în ce evidență a fost înregistrat;
• cum a alimentat fondul;
• cum a fost utilizat ulterior.

Evidența separată protejează atât asociația, cât și proprietarii

Pentru fiecare fond ar trebui să existe o imagine clară asupra:

• modului în care a fost constituit;
• sumelor datorate de proprietari;
• sumelor efectiv încasate;
• utilizărilor efectuate;
• documentelor justificative;
• soldului rămas.

Scopul nu este crearea unei birocrații suplimentare.

Scopul este ca orice sumă colectată să poată fi explicată.

Atunci când fondurile sunt amestecate sau urmărite doar printr-un total general, controlul devine dificil.

Sumele încasate trebuie să poată fi individualizate

Pentru încasarea fondului de rulment și a fondului de reparații, legea prevede eliberarea unei chitanțe nominale separate.

De asemenea, sumele aferente fondurilor sunt gestionate prin contul asociației, în condițiile prevăzute de lege.

Aceste reguli susțin aceeași idee: fondurile trebuie să poată fi identificate distinct în circuitul financiar al asociației.

Fondul de rulment are și o regulă la schimbarea proprietarului

La transmiterea dreptului de proprietate asupra apartamentului sau spațiului, fondul de rulment încasat se restituie proprietarului, dacă actele prin care se transferă proprietatea nu prevăd altfel.

Această situație arată de ce evidența pe proprietar este importantă.

Dacă soldurile nu sunt clare, transferul proprietății poate genera neînțelegeri privind sumele care trebuie restituite sau preluate.

Schimbarea administratorului presupune și predarea evidenței fondurilor

Fondurile nu dispar odată cu schimbarea persoanei care administrează asociația.

Pentru detalii despre obligațiile administratorului și predarea-primirea gestiunii, vezi și articolul dedicat administratorului asociației de proprietari.

În termenul legal aplicabil predării gestiunii, administratorul trebuie să prezinte și contabilitatea fondului de reparații și a fondului de rulment și să o transfere noului administrator.

De aceea, o evidență corectă trebuie să permită oricând identificarea:

• soldului total;
• situației pe proprietari;
• încasărilor;
• utilizărilor;
• documentelor justificative;
• operațiunilor aflate în curs.

Alte fonduri trebuie, de asemenea, separate

Adunarea generală poate aproba și alte fonduri cu caracter special.

Legea prevede că aceste fonduri au evidență separată și că pentru fiecare se emite chitanță separată.

Prin urmare, regula generală este clară: existența mai multor fonduri nu trebuie să conducă la o singură evidență indistinctă.

Fiecare sumă trebuie legată de destinația pentru care a fost colectată.

Ce ar trebui să poată verifica proprietarii și conducerea asociației

Un sistem financiar bine organizat ar trebui să permită răspunsuri rapide la întrebări precum:

• Care este cuantumul aprobat al fondului?
• Cum a fost stabilit?
• Cât a fost încasat?
• Ce sume mai sunt de încasat?
• Ce plăți s-au efectuat din fond?
• Cine a aprobat utilizarea?
• Care este documentul justificativ?
• Ce sold există în prezent?
• Cum este reflectată situația fiecărui proprietar?

Dacă aceste informații pot fi obținute doar prin reconstrucții ulterioare, evidența nu își îndeplinește rolul de control.

Fondurile trebuie administrate ca resurse cu destinație clară

Fondul de rulment rezolvă problema lichidității necesare activității curente.

Fondul de reparații permite planificarea și finanțarea intervențiilor asupra proprietății comune.

Ambele sunt importante, dar au scopuri diferite.

O administrare corectă presupune ca proprietarii să poată înțelege de ce plătesc, pentru ce se păstrează banii, cum sunt utilizați și ce sold mai există.

În acest fel, fondurile nu mai sunt doar sume afișate pe lista de plată, ci componente controlabile ale administrării financiare a asociației.

Material elaborat cu suportul unor instrumente de inteligență artificială și supus revizuirii umane și controlului editorial al THETADOR SRL.