Un tehnician este trimis trei zile la un client din altă localitate. Înainte de plecare, administratorul întreabă contabilul: „Cât îi dau diurnă ca să nu plătim impozit și contribuții?”
Răspunsul nu este o sumă fixă. Diurna stabilită de firmă e una, plafonul până la care ea nu se impozitează e alta, iar plafonul are două limite care se verifică simultan. În plus, fără un ordin de deplasare aprobat și fără dovada perioadei efective, chiar și o diurnă mică devine greu de susținut la control.
Ghidul de mai jos explică diurna în 2026: când se acordă, cum se calculează plafonul neimpozabil în țară și în străinătate și ce documente justifică deplasarea.
Pe scurt
- Salariatul delegat are dreptul la indemnizație și la plata cheltuielilor de transport și cazare (art. 44 din Codul muncii). Cuantumul diurnei în firmele private se stabilește prin contract sau prin regulile interne.
- Pentru deplasările în țară, indemnizația de referință din sectorul public este de 23 lei/zi, deci prima limită de neimpozitare este 2,5 × 23 = 57,50 lei/zi.
- A doua limită ține de salariul de bază: 3 salarii de bază raportate la zilele lucrătoare ale lunii și la zilele de deplasare. Suma neimpozabilă este cea care se încadrează în ambele limite.
- În străinătate, nivelul de referință depinde de țară (HG nr. 518/1995), iar suma se calculează în valută.
- Diurna peste plafon este venit de natură salarială. Ordinul de deplasare dovedește deplasarea; transportul și cazarea se justifică separat, cu documentele lor.
Ce este diurna și când se acordă
„Diurna” este denumirea uzuală a indemnizației de delegare sau de detașare. Ea compensează cheltuielile zilnice ale salariatului pe durata în care lucrează în afara locului obișnuit de muncă, din dispoziția angajatorului.
Potrivit art. 44 din Codul muncii, salariatul delegat are dreptul la plata cheltuielilor de transport și cazare, precum și la o indemnizație de delegare, în condițiile prevăzute de lege sau de contractul colectiv de muncă aplicabil. În firmele private, cuantumul se stabilește prin contractul colectiv, contractul individual sau regulile interne.
Nu orice deplasare fizică dă naștere automat diurnei. Contează dacă există o dispoziție a angajatorului, dacă sarcina se execută în afara locului de muncă și dacă sunt îndeplinite condițiile stabilite de firmă (distanță, durată).
Delegare, detașare și deplasare: diferențe importante
| Situație | Ce înseamnă | Durată | Temei |
|---|---|---|---|
| Delegare | Executarea temporară, din dispoziția angajatorului, a unor lucrări sau sarcini în afara locului de muncă | Inițial cel mult 60 de zile calendaristice în 12 luni; prelungirea cere acordul salariatului | Codul muncii, art. 43–44 |
| Detașare | Schimbarea temporară a locului de muncă la alt angajator, în interesul acestuia | Potrivit art. 46 | Codul muncii, art. 45–47 |
| Deplasare fără delegare | Activitate care face parte din munca obișnuită (de exemplu, în aceeași localitate sau pe un traseu care ține de felul postului) | – | Se analizează după contract și fișa postului |
Deosebirea contează pentru că drepturile și documentele diferă. Delegarea rămâne la același angajator; detașarea înseamnă muncă la alt angajator, cu drepturi proprii prevăzute de art. 46–47.
Diurna internă în 2026
Indemnizația de referință de 23 lei
HG nr. 714/2018 stabilește indemnizația de delegare pentru personalul din instituțiile publice. Nivelul ei a fost actualizat la 23 lei/zi prin Ordinul MF nr. 1.235/2023.
Pentru o firmă privată, cei 23 lei nu reprezintă diurna obligatorie. Ei sunt reperul din care Codul fiscal calculează prima limită de neimpozitare: 2,5 × 23 lei = 57,50 lei/zi.
Calculul duratei delegării
Durata se stabilește din ordinul de deplasare: data și ora plecării, data și ora sosirii. De aceea, ordinul trebuie completat cu perioada efectivă, nu doar cu cea planificată.
Deplasările de o singură zi și ultima zi a delegării
Potrivit anexei la HG nr. 714/2018, pentru delegarea cu durata de o singură zi, precum și pentru ultima zi a unei delegări mai lungi, indemnizația se acordă numai dacă durata delegării este de cel puțin 12 ore.
Regula este scrisă pentru instituțiile publice. O firmă privată își poate stabili propria regulă internă, dar plafonul neimpozabil se raportează la nivelul din sectorul public, așa că o zi de deplasare sub 12 ore merită verificată cu contabilul înainte de a fi tratată ca neimpozabilă.
Atenție: regula celor 12 ore din HG nr. 714/2018 privește deplasările în țară. Pentru străinătate, HG nr. 518/1995 are reguli proprii privind fracțiunile de zi. Cele două nu se amestecă.
Cum se calculează plafonul neimpozabil
Art. 76 din Codul fiscal, în forma modificată prin Legea nr. 72/2022, stabilește pentru indemnizațiile de delegare și detașare ale salariaților două limite care se aplică împreună.
Limita de 2,5 ori indemnizația de referință
Suma zilnică neimpozabilă nu poate depăși de 2,5 ori nivelul legal al indemnizației stabilite pentru personalul din instituțiile publice. Pentru deplasările în țară, asta înseamnă 57,50 lei/zi.
Limita celor trei salarii de bază
A doua limită se calculează în funcție de salariul de bază corespunzător locului de muncă ocupat:
Plafon salarial = 3 × salariul de bază ÷ numărul zilelor lucrătoare din lună × numărul zilelor de deplasare din acea lună.
Pentru o deplasare care traversează două luni, calculul se face separat pentru fiecare lună, cu numărul de zile lucrătoare și zilele de deplasare ale lunii respective.
Cum se aplică simultan cele două limite
Limitele nu se adună. Suma neimpozabilă este cea care se încadrează în ambele, adică cea mai mică dintre ele. În practică, la deplasările în țară limita de 57,50 lei/zi este aproape mereu cea mai strictă. Limita salarială devine relevantă mai ales la deplasările externe sau la salariile de bază mici.
| Ipoteză | Valoare |
|---|---|
| Salariu de bază | 5.000 lei |
| Luna deplasării | octombrie 2026, 22 de zile lucrătoare |
| Zile de deplasare în țară | 3 |
| Limita 1: 57,50 lei × 3 zile | 172,50 lei |
| Limita 2: 3 × 5.000 ÷ 22 × 3 zile | 2.045,45 lei |
| Suma maximă neimpozabilă | 172,50 lei (cea mai mică dintre cele două) |
Pentru administratorii și directorii care își desfășoară activitatea pe bază de contract de mandat, art. 76 conține o prevedere distinctă. Regimul lor se verifică separat cu contabilul, mai ales când nu au un salariu de bază la care să se raporteze a doua limită.
Diurna pentru deplasările externe
Nivelurile pe țări
Pentru străinătate, reperul este indemnizația zilnică prevăzută în anexa la HG nr. 518/1995, care diferă de la o țară la alta și este exprimată în valută. Nu există un singur cuantum pentru toate țările. Pentru Germania, de exemplu, nivelul este de 35 euro/zi, deci prima limită de neimpozitare este 2,5 × 35 = 87,50 euro/zi.
Calculul perioadei în străinătate
Perioada externă se calculează după regulile HG nr. 518/1995 privind începutul și sfârșitul deplasării în străinătate și fracțiunile de zi. Aceste reguli diferă de cele pentru delegările interne, așa că ordinul de deplasare trebuie să consemneze orele relevante. Dacă salariatului i se asigură masa sau alte drepturi pe durata deplasării, efectul asupra indemnizației se verifică în aceeași hotărâre.
Calculul plafonului și conversia sumelor
Plafonul de 2,5 ori se calculează în valuta țării de destinație. Cum limita celor trei salarii de bază este în lei, pentru comparație suma în valută se transformă în lei. Cursul folosit pentru conversie și momentul conversiei le stabilește contabilul, potrivit regulilor fiscale aplicabile.
Ce se întâmplă cu diurna peste plafon
Firma poate acorda o diurnă mai mare decât plafonul. Partea care depășește suma neimpozabilă este venit de natură salarială: se adaugă la veniturile salariatului din luna respectivă și intră în calculul impozitului pe venit și al contribuțiilor sociale, ca orice alt venit salarial.
Practic, cuantumul din regulile interne și plafonul fiscal se urmăresc separat: primul arată cât primește salariatul, al doilea arată cât din această sumă se impozitează.
Ordinul de deplasare și documentele necesare
Ordinul de deplasare (delegație), cod 14-5-4 din OMFP nr. 2.634/2015, servește la dispunerea deplasării, la documentarea perioadei și ca document justificativ pentru decontare. Firma își organizează circuitul documentelor și poate adapta modelele, potrivit reglementărilor aplicabile.
| Document | Rol | Când este necesar | Responsabil |
|---|---|---|---|
| Ordinul de deplasare (delegație) | Dispune deplasarea, arată scopul, destinația și perioada efectivă | Înainte de plecare; se completează la întoarcere | Șeful direct sau administratorul aprobă; salariatul completează |
| Regulile interne privind deplasările | Stabilesc cuantumul diurnei, condițiile și plafoanele interne | O singură dată, actualizate când se schimbă | Administratorul |
| Documentul pentru avans | Arată suma avansată pentru deplasare | Dacă se acordă avans | Casierul sau persoana de la financiar |
| Documentele de transport | Justifică cheltuiala de transport | Pentru fiecare cheltuială decontată | Salariatul |
| Documentele de cazare | Justifică cheltuiala de cazare | Pentru fiecare cheltuială decontată | Salariatul |
| Decontul deplasării | Calculează diurna și regularizează avansul | La întoarcere, în termenul intern | Salariatul întocmește; financiarul verifică |
Diurna nu se justifică prin bonuri de masă sau facturi pentru fiecare cheltuială personală. Ea se justifică prin deplasarea însăși: ordinul aprobat, scopul și perioada efectivă. Bonurile și facturile sunt necesare pentru transport și cazare, care se decontează separat.
Poți porni de la modelul gratuit de ordin de deplasare internă. Ordinul nu stabilește singur dreptul la indemnizație și nici tratamentul fiscal, iar o deplasare continuă care traversează două luni rămâne un singur ordin.
Cum se întocmește decontul deplasării
- Se completează în ordin data și ora efectivă a plecării și a sosirii.
- Se calculează zilele care dau dreptul la diurnă, după regulile interne.
- Se calculează diurna cuvenită și se compară cu plafonul neimpozabil (ambele limite).
- Se atașează documentele de transport și cazare.
- Se scade avansul primit; diferența se restituie de salariat sau se plătește de firmă.
- Decontul se verifică, se aprobă și se predă contabilului, care înregistrează operațiunile și include partea impozabilă, dacă există, în calculul salarial.
Pentru avansul acordat înainte de plecare, vezi ghidul despre avansul spre decontare. Pentru deplasările administratorului, vezi decontul cheltuielilor administratorului. Mesele și cadourile pentru parteneri din timpul deplasării nu sunt diurnă, ci cheltuieli de protocol, cu reguli proprii.
Trei exemple practice de calcul
Exemplele folosesc ipoteze declarate. Cuantumul diurnei din regulile interne și cursul valutar sunt alese pentru ilustrare.
1. Delegare internă de trei zile
Salariu de bază 5.000 lei, octombrie 2026 (22 de zile lucrătoare), 3 zile de delegare care îndeplinesc condițiile de durată. Regulile interne prevăd 60 lei/zi.
| Calcul | Valoare |
|---|---|
| Diurna acordată: 60 lei × 3 | 180,00 lei |
| Limita 1: 57,50 lei × 3 | 172,50 lei |
| Limita 2: 3 × 5.000 ÷ 22 × 3 | 2.045,45 lei |
| Partea neimpozabilă | 172,50 lei |
| Partea impozabilă (venit salarial) | 7,50 lei |
2. Deplasare internă de o singură zi
Același salariat pleacă la 6:00 și se întoarce la 20:00, adică 14 ore. Regulile interne prevăd 50 lei pentru o zi de deplasare de cel puțin 12 ore.
| Calcul | Valoare |
|---|---|
| Durata deplasării | 14 ore (peste pragul de 12 ore) |
| Diurna acordată | 50,00 lei |
| Limita 1 | 57,50 lei |
| Limita 2: 3 × 5.000 ÷ 22 × 1 | 681,82 lei |
| Partea impozabilă | 0 lei |
Dacă deplasarea ar fi durat 10 ore, condiția de 12 ore din HG nr. 714/2018 nu ar fi fost îndeplinită. Tratamentul fiscal al unei sume plătite pentru o astfel de zi se confirmă cu contabilul.
3. Deplasare externă în Germania
Salariu de bază 3.000 lei, octombrie 2026 (22 de zile lucrătoare), 4 zile întregi în Germania. Regulile interne prevăd 87,50 euro/zi. Pentru exemplu, cursul de conversie este 5,00 lei/euro.
| Calcul | Valoare |
|---|---|
| Diurna acordată: 87,50 euro × 4 | 350 euro = 1.750,00 lei |
| Limita 1: 2,5 × 35 euro × 4 | 350 euro = 1.750,00 lei |
| Limita 2: 3 × 3.000 ÷ 22 × 4 | 1.636,36 lei |
| Partea neimpozabilă (cea mai mică limită) | 1.636,36 lei |
| Partea impozabilă (venit salarial) | 113,64 lei |
Aici se vede de ce limita salarială contează: deși diurna nu depășește 2,5 × 35 euro/zi, salariul de bază mic face ca o parte din sumă să fie impozabilă.
Greșeli frecvente în calculul și justificarea diurnei
| Greșeala | Riscul | Ce faci corect |
|---|---|---|
| Diurnă fixă pe deplasare, fără legătură cu zilele efective | Sumă greu de justificat, reîncadrată ca venit salarial | Calcul pe zilele din ordin, după regula internă |
| Ordin de deplasare completat după întoarcere sau lipsă | Deplasarea nu poate fi dovedită | Ordin aprobat înainte de plecare, completat la întoarcere |
| Verificarea doar a limitei de 57,50 lei | Partea impozabilă calculată greșit la deplasări lungi sau externe | Verificarea ambelor limite |
| Cele două limite adunate | Plafon supraevaluat | Se aplică cea mai mică dintre ele |
| Același cuantum extern pentru toate țările | Plafon greșit | Nivelul țării din HG nr. 518/1995 |
| Regula celor 12 ore aplicată la străinătate | Fracțiuni de zi calculate greșit | Regulile proprii din HG nr. 518/1995 |
| Bonuri de masă cerute pentru diurnă, dar transport și cazare fără documente | Cheltuieli de transport și cazare nejustificate | Documente pentru transport și cazare; diurna se justifică prin ordin |
| Deplasare peste două luni calculată ca o singură lună | Limita salarială calculată greșit | Calcul separat pe fiecare lună |
Checklist pentru administratori și contabili
- Firma are reguli interne scrise pentru cuantumul diurnei și condițiile de acordare.
- Ordinul de deplasare este aprobat înainte de plecare.
- Ordinul arată scopul, destinația și perioada efectivă, cu orele de plecare și de sosire.
- S-a stabilit dacă e vorba de delegare sau de detașare.
- Pentru zilele de o singură zi și ultima zi din țară, s-a verificat pragul de 12 ore.
- Pentru străinătate, s-a folosit nivelul țării și regulile din HG nr. 518/1995.
- Au fost verificate ambele limite de neimpozitare, separat pe fiecare lună.
- Partea peste plafon a fost transmisă la salarizare.
- Transportul și cazarea au documente justificative.
- Avansul a fost regularizat prin decont.
- Dosarul deplasării a fost predat contabilului (vezi checklistul lunar de predare) și se păstrează în termenele aplicabile documentelor justificative (vezi termenele de păstrare a documentelor).
Stabilește regulile pentru deplasări și calculează diurna pe zile efective
Kitul ThetaServ pentru deplasări, diurnă și cheltuieli de protocol include regulile interne (cuantumuri, fracțiuni de zi, mese asigurate, cazare, transport), cererea și ordinul de deplasare, calculul diurnei cu verificarea plafonului neimpozabil, decontul și raportul de deplasare. Primești un exemplu completat, versiunea Word editabilă și un Excel cu calculatorul diurnei și registrele.
Vezi Kitul practic pentru IMM: Deplasări, diurnă și protocol →
Întrebări frecvente
Cât este diurna neimpozabilă în țară în 2026?
Prima limită este 57,50 lei/zi (2,5 × 23 lei). Suma neimpozabilă trebuie să se încadreze și în a doua limită, calculată din trei salarii de bază.
Este firma privată obligată să dea 57,50 lei/zi?
Nu. 57,50 lei este o limită fiscală, nu un cuantum obligatoriu. Diurna se stabilește prin contract sau prin regulile interne; poate fi mai mică sau mai mare, iar partea peste plafon se impozitează.
Se acordă diurnă pentru o deplasare de câteva ore?
În sectorul public, pentru delegarea de o singură zi indemnizația se acordă numai dacă durata este de cel puțin 12 ore (HG nr. 714/2018). În firmele private contează regula internă, iar tratamentul fiscal al sumelor pentru deplasări mai scurte se confirmă cu contabilul.
Trebuie bonuri pentru diurnă?
Nu pentru diurna propriu-zisă: ea se justifică prin ordinul de deplasare aprobat și perioada efectivă. Bonurile și facturile sunt necesare pentru transport și cazare.
Cum se calculează diurna pentru o deplasare care trece dintr-o lună în alta?
Ordinul rămâne unul singur, dar limita celor trei salarii de bază se calculează separat pentru fiecare lună, cu zilele lucrătoare și zilele de deplasare ale lunii respective.
Ce se întâmplă cu diurna peste plafon?
Este venit de natură salarială: se adaugă la veniturile din luna respectivă și se impozitează și se supune contribuțiilor sociale, ca orice venit salarial.
Concluzie
Diurna se gestionează în trei pași distincți: firma stabilește cuantumul prin reguli interne, ordinul de deplasare dovedește perioada efectivă, iar plafonul neimpozabil se verifică pe ambele limite, separat pe fiecare lună.
Cu reguli scrise, un ordin completat corect și un decont verificat, răspunsul la întrebarea „cât îi dau fără impozit?” devine un calcul simplu, nu o estimare.
Informațiile sunt actualizate la data de 28 octombrie 2026. Articolul are caracter informativ și nu înlocuiește consultanța fiscală sau contabilă de specialitate pentru situația concretă a firmei tale.
