Inventarierea anuală 2026: obligații, documente și amendă

Inventarierea anuală 2026 nu înseamnă doar numărarea stocurilor la sfârșitul anului. Obligația acoperă elementele de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii și trebuie organizată astfel încât rezultatele inventarierii să fie reflectate în contabilitate și în situațiile financiare anuale.

În 2026, PFA-urile care conduc evidența contabilă în partidă simplă intră expres sub incidența normelor de inventariere, iar amenda pentru nerespectarea obligației este de 3.000–20.000 lei.

Inventarierea anuală 2026: obligația de bază

Art. 7 din Legea contabilității nr. 82/1991 obligă persoanele aflate sub incidența legii să efectueze inventarierea generală a elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii cel puțin o dată în cursul exercițiului financiar.

Inventarierea anuală se face, de regulă, cu ocazia încheierii exercițiului financiar, dar pentru entitățile cu activitate complexă anumite bunuri pot fi inventariate și înainte de 31 decembrie, dacă datele sunt actualizate cu intrările și ieșirile până la sfârșitul exercițiului.

Ce se inventariază

În funcție de activitatea entității, inventarierea poate viza:

• stocuri de mărfuri, materii prime și materiale;
• mijloace fixe și alte imobilizări;
• obiecte de inventar;
• numerarul și alte valori din casierie;
• disponibilități bancare;
• creanțe și datorii;
• active fără substanță materială;
• elementele de capitaluri proprii.

Pentru elementele care nu pot fi constatate prin numărare, cântărire sau măsurare se folosesc documentele și verificările prevăzute de normele de inventariere: extrase, confirmări, situații analitice și alte documente justificative.

Când mai este obligatorie inventarierea

Normele aprobate prin OMFP nr. 2.861/2009 prevăd inventarierea și în alte situații, între care:

Pentru tratarea diferențelor în gestiunea de mărfuri și materiale, consultă și ghidul inventarierea stocurilor: plusuri, minusuri și documente.

În cazul echipamentelor degradate sau devenite inutilizabile, vezi și ghidul despre casarea mijloacelor fixe și documentele de scoatere din funcțiune.

Pentru situația particulară a schimbării gestionarului, vezi ghidul despre predarea-primirea gestiunii și inventarierea la transfer.

• la începutul activității;
• la fuziune, divizare, transformare, lichidare sau încetarea activității;
• la cererea organelor de control;
• când există indicii de plusuri sau lipsuri în gestiune;
• la predarea-primirea unei gestiuni;
• la reorganizarea gestiunilor;
• în urma calamităților naturale sau a unor cazuri de forță majoră;
• în alte situații prevăzute de lege.

PFA în partidă simplă: inventarierea este obligatorie

Art. 1 alin. (3) din OMFP nr. 2.861/2009 prevede expres că persoanele care obțin venituri din activități independente și sunt obligate să organizeze și să conducă evidența contabilă în partidă simplă aplică prevederile ordinului.

Prin urmare, contabilitatea în partidă simplă nu reprezintă o excepție de la inventariere.

Ce înseamnă practic pentru un PFA

Pentru un PFA, obiectul inventarierii depinde de patrimoniul și activitatea concretă: bunuri utilizate în activitate, mijloace fixe, stocuri, numerar și celelalte elemente care trebuie reflectate în evidența sa.

Documentele se adaptează formei de organizare, însă obligația de a constata și consemna situația reală a patrimoniului profesional rămâne.

Pentru regulile fiscale ale PFA în sistem real, vezi și Cheltuieli deductibile PFA 2026.

Cine efectuează inventarierea

Răspunderea pentru buna organizare a lucrărilor revine administratorului, ordonatorului de credite sau persoanei care are obligația gestionării entității.

Pentru persoanele juridice, OMFP nr. 2.861/2009 prevede și obligația existenței unor proceduri proprii de inventariere, adaptate specificului activității și aprobate de administrator sau de persoana responsabilă.

Comisia se numește prin decizie scrisă

Inventarierea se efectuează de comisii numite prin decizie scrisă. Decizia trebuie să indice, între altele:

• componența comisiei;
• președintele și membrii acesteia;
• modul și metoda de inventariere;
• gestiunea supusă inventarierii;
• data de începere și data de terminare.

Entitățile cu puțini salariați pot desemna o singură persoană

Normele prevăd expres că, la entitățile al căror număr de salariați este redus, inventarierea poate fi efectuată de o singură persoană. În această situație, răspunderea pentru corectitudinea inventarierii revine administratorului sau persoanei care are obligația gestionării entității.

Ordinul nu stabilește însă că orice societate fără salariați este automat inventariată de administrator. Persoana care efectuează inventarierea trebuie stabilită în mod corespunzător, iar inventarierea și evaluarea se pot realiza și pe baza unor contracte de prestări servicii cu persoane care au pregătirea necesară.

Cine nu poate face parte din comisie

Din comisia de inventariere nu pot face parte:

• gestionarii depozitelor supuse inventarierii;
• contabilii care țin evidența gestiunii respective;
• auditorii interni sau statutari.

Procedurile interne pot permite participarea contabilului care ține evidența gestiunii la operațiunile de inventariere, dar fără ca acesta să fie membru al comisiei.

Documentele inventarierii anuale

Documentația exactă depinde de natura patrimoniului și de organizarea entității, însă dosarul de inventariere cuprinde, de regulă:

• decizia scrisă privind organizarea inventarierii și numirea comisiei/persoanei;
• procedura internă de inventariere, pentru entitățile obligate să o emită;
• declarația gestionarului, atunci când există o gestiune și un gestionar;
• listele de inventariere și situațiile analitice necesare;
• documentele de confirmare a creanțelor, datoriilor și disponibilităților, după caz;
• procesul-verbal privind rezultatele inventarierii;
• documentele de aprobare și de înregistrare a diferențelor;
• Registrul-inventar, completat cu ocazia inventarierii anuale.

Registrul-inventar se completează la inventarierea anuală

Normele prevăd că inventarierile parțiale sau inventarierile repetate în cursul anului se realizează cu respectarea regulilor generale, dar fără completarea de fiecare dată a Registrului-inventar.

Registrul-inventar se completează cu ocazia inventarierii anuale. Dacă bunurile au fost inventariate mai devreme în cursul anului, datele se actualizează cu intrările și ieșirile până la sfârșitul exercițiului financiar.

Procesul-verbal și înregistrarea rezultatelor

După finalizarea operațiunilor, propunerile comisiei din procesul-verbal se prezintă administratorului sau persoanei responsabile în termen de 7 zile lucrătoare de la încheierea inventarierii.

După aprobarea procesului-verbal, rezultatele inventarierii trebuie înregistrate în evidența tehnico-operativă în cel mult 7 zile lucrătoare, iar în contabilitate se înregistrează potrivit Legii contabilității și reglementărilor aplicabile.

Amenda pentru lipsa inventarierii: 3.000–20.000 lei

Nerespectarea reglementărilor privind efectuarea inventarierii constituie contravenție potrivit art. 41 pct. 2 lit. d) din Legea contabilității.

În forma actuală a art. 42 alin. (1) lit. d), amenda este de la 3.000 lei la 20.000 lei.

Cuantumul vechi de 400–5.000 lei nu mai este actual. Nivelul sancțiunii a fost majorat prin OUG nr. 115/2023.

Nu se aplică plata a jumătate din minim în 15 zile

Pentru contravențiile sancționate în baza Legii contabilității, Legea nr. 296/2023 a eliminat posibilitatea de a achita în 15 zile jumătate din minimul amenzii.

Termenul situațiilor financiare pentru exercițiul 2026

Termenele generale de depunere sunt stabilite direct de Legea contabilității și nu mai depind de un ordin anual care să stabilească numărul de zile.

Art. 36 din Legea contabilității stabilește direct:

• 31 mai 2027 pentru societățile reglementate de Legea nr. 31/1990 și celelalte entități enumerate la art. 36 alin. (1) lit. a);
• 30 aprilie 2027 pentru celelalte persoane juridice prevăzute la art. 36 alin. (1) lit. b).

Dacă data este nelucrătoare, termenul se mută în prima zi lucrătoare următoare.

Aceste termene privesc depunerea situațiilor financiare anuale. Ele nu transformă inventarierea într-o operațiune care poate fi amânată până în mai: rezultatele trebuie puse de acord cu evidența contabilă înainte de întocmirea situațiilor financiare.

PFA-urile nu depun situații financiare anuale în același regim ca societățile comerciale, astfel că termenele de 31 mai/30 aprilie nu trebuie aplicate mecanic PFA-ului.

Plusuri și minusuri de inventar

Diferențele dintre situația faptică și evidența scriptică trebuie analizate, documentate și soluționate potrivit cauzei și reglementărilor contabile și fiscale aplicabile.

Pentru lipsurile imputabile, normele prevăd evaluarea la valoarea de înlocuire. Compensarea plusurilor cu minusurile este permisă numai în condiții restrictive, pentru bunuri la care există risc de confuzie și fără a acoperi situații precum sustragerile sau degradările imputabile.

Tratamentul fiscal al minusurilor și eventualele ajustări TVA depind de cauza concretă, documentele justificative și situațiile de exceptare prevăzute de Codul fiscal. De aceea, nu orice minus de inventar trebuie tratat automat identic.

Checklist pentru inventarierea anuală 2026

• aprobă procedura proprie de inventariere, dacă entitatea are această obligație;
• emite decizia de inventariere și stabilește persoanele responsabile;
• verifică incompatibilitățile membrilor comisiei;
• stabilește gestiunile și elementele care trebuie inventariate;
• pregătește listele și situațiile analitice;
• obține declarația gestionarului, dacă este cazul;
• inventariază fizic bunurile și verifică documentar creanțele, datoriile și disponibilitățile;
• analizează diferențele și eventualele deprecieri;
• întocmește procesul-verbal și transmite propunerile în termen;
• înregistrează rezultatele aprobate în evidențe și contabilitate;
• completează Registrul-inventar pentru inventarierea anuală;
• verifică dacă datele finale sunt reflectate corect în situațiile financiare.

Pentru organizarea procedurilor financiar-contabile, vezi și Proceduri interne obligatorii SRL 2026.

Pentru firmele cu stocuri, Pachetul Stocuri și gestiune reunește kiturile pentru recepție și NIR, inventarierea stocurilor, predarea gestiunii și casare.

Documente gratuite pentru inventariere: decizia de inventariere, declarația gestionarului și cererea de confirmare a soldului pentru creanțe și datorii. Cine emite decizia, ce conține și cine poate fi în comisie: vezi ghidul despre decizia de inventariere și comisia de inventariere.

Întrebări frecvente

PFA-urile în partidă simplă fac inventariere anuală?

Da. OMFP nr. 2.861/2009 prevede expres că persoanele care obțin venituri din activități independente și conduc evidența contabilă în partidă simplă aplică normele de inventariere.

Comisia de inventariere trebuie să aibă obligatoriu minimum 2 membri?

OMFP nr. 2.861/2009 nu stabilește în forma actuală un număr minim general de 2 membri. Pentru entitățile cu număr redus de salariați, inventarierea poate fi efectuată de o singură persoană.

Care este amenda pentru lipsa inventarierii?

Între 3.000 și 20.000 lei, potrivit formei actuale a art. 42 din Legea contabilității.

Se poate plăti jumătate din minimul amenzii în 15 zile?

Nu. Pentru contravențiile sancționate în baza Legii contabilității, Legea nr. 296/2023 exclude această facilitate.

Până când se depun situațiile financiare ale unui SRL pentru anul 2026?

Termenul legal general este 31 mai 2027. Dacă data este nelucrătoare, termenul se mută în prima zi lucrătoare următoare.

Inventarierea trebuie făcută exact la 31 decembrie?

Nu. Poate fi efectuată și anterior, cu condiția actualizării datelor cu intrările și ieșirile până la sfârșitul exercițiului și a includerii rezultatelor în situațiile financiare anuale.

---

Informațiile sunt actualizate la data de 11 octombrie 2026. Articolul are caracter informativ și nu înlocuiește analiza contabilă și fiscală a situației concrete.