Recepția bunurilor și serviciilor într-un IMM: documente, responsabilități și neconformități

Recepția bunurilor și serviciilor într-un IMM este etapa în care firma verifică dacă ceea ce a primit corespunde comenzii, contractului sau ofertei acceptate. O recepție bine documentată ajută la evidența bunurilor, la identificarea diferențelor și la verificarea facturilor înainte de plata soldului datorat.

Pentru o situație specifică, vezi și articolul despre conținutul devizului și aprobarea lucrărilor într-un service auto.

Ce verifică firma la recepție

Verificarea urmărește cantitatea, identitatea și starea bunurilor, respectarea specificațiilor și termenelor, respectiv executarea prestațiilor pentru serviciile cumpărate. Rezultatul trebuie să permită identificarea operațiunii și a persoanei care a făcut verificarea.

Recepția este etapa a cincea din procedura de achiziții pentru IMM. Ea se corelează cu cererea de achiziție și aprobarea necesarului, cu documentul comercial și cu factura furnizorului.

Ce documente sunt utilizate la recepția bunurilor

Factura și avizul de însoțire a mărfii

Factura și avizul pot servi, după caz, la identificarea bunurilor livrate, cantităților și furnizorului. În situațiile în care NIR nu este obligatorie, normele permit recepția și încărcarea în gestiune pe baza documentului de livrare care însoțește transportul.

Nota de recepție și constatare de diferențe (NIR)

Potrivit OMFP nr. 2634/2015, NIR (cod 14-3-1A) este obligatorie ca document de recepție în anumite situații, printre care:

• bunuri din aceeași factură ori același aviz care aparțin unor gestiuni diferite;
• bunuri primite spre prelucrare, în custodie sau păstrare;
• bunuri materiale cumpărate de la persoane fizice;
• bunuri sosite fără documente de livrare;
• bunuri la care se constată diferențe la recepție;
• mărfuri intrate în gestiuni cu evidență la preț de vânzare.

În celelalte cazuri, recepția și înregistrarea se pot realiza pe baza documentelor de livrare, potrivit normelor aplicabile. Firma poate folosi NIR și suplimentar, ca măsură de control intern.

Conținutul NIR-ului, cazurile speciale și tratarea diferențelor sunt explicate pe larg în ghidul NIR: când se întocmește, ce conține și cum tratezi diferențele la recepție.

Procesul-verbal de recepție

Procesul-verbal poate fi util pentru echipamente, lucrări sau operațiuni care necesită verificări detaliate. Nu trebuie confundat cu NIR și nici prezentat ca obligatoriu pentru orice cumpărare. Pentru anumite imobilizări, OMFP nr. 2634/2015 reglementează formulare specifice de recepție și punere în funcțiune.

Cine efectuează recepția într-un IMM

Organizarea depinde de dimensiunea firmei, natura bunurilor și cerințele aplicabile. Recepția poate implica un gestionar, un responsabil desemnat sau o comisie, în cazurile în care aceasta este necesară potrivit regulilor aplicabile ori procedurii interne.

Nu se poate afirma că orice IMM trebuie să numească o comisie pentru fiecare achiziție. Este util însă ca persoana care confirmă bunurile sau serviciile primite să fie identificabilă, iar pentru achizițiile importante să existe o verificare separată de autorizarea plății, atunci când resursele firmei permit.

Cum se documentează recepția serviciilor

Serviciile nu sunt recepționate întotdeauna prin documentele folosite pentru stocuri. În funcție de contract, firma poate utiliza:

• raport de activitate sau situație de lucrări;
• proces-verbal de acceptare a unei livrări ori etape;
• confirmare scrisă prin e-mail sau platforma de lucru;
• documente privind rezultatul predat, orele prestate ori intervențiile efectuate.

Pentru servicii recurente, dovada prestației poate rezulta dintr-un ansamblu de documente. Nu există un proces-verbal universal obligatoriu pentru fiecare serviciu, iar documentarea trebuie adaptată obiectului contractului.

Neconformități la recepție: diferențe, defecte și servicii incomplete

Diferențe cantitative

Dacă au fost comandate 100 de unități, dar sunt livrate 80, firma consemnează cantitatea efectiv primită și diferența constatată. În cazul bunurilor materiale cu diferențe la recepție se întocmește NIR, cu informațiile stabilite prin procedura proprie, apoi se clarifică situația cu furnizorul.

Bunuri deteriorate sau neconforme

Fotografiile, observațiile la livrare, numerele de lot și corespondența cu furnizorul pot susține reclamația. În funcție de contract și de natura neconformității, se poate solicita înlocuirea, completarea, remedierea sau o altă soluție agreată. Nu orice abatere impune automat respingerea integrală a recepției.

Servicii neexecutate integral

Responsabilul compară prestația cu livrabilele sau criteriile de acceptare din contract. Dacă lipsesc elemente, comunică precis ce trebuie completat și stabilește termenul de remediere. Acceptarea parțială trebuie documentată distinct atunci când este permisă de condițiile contractuale.

Bunuri deteriorate la transport

Se notează starea coletelor și a produselor la livrare, se păstrează dovezile disponibile și se notifică partea responsabilă potrivit contractului și regulilor de transport. Răspunderea nu aparține automat furnizorului sau transportatorului în toate situațiile.

Recepția și plata furnizorului: care este ordinea corectă?

Pentru livrările cu plată după recepție, verificarea bunurilor sau serviciilor înainte de autorizarea plății reprezintă un control important. Există însă și contracte cu avans, abonamente sau plăți etapizate. Prin urmare, nu există o regulă generală potrivit căreia nicio sumă nu poate fi achitată înainte de recepție.

În cazul plăților anticipate, firma trebuie să urmărească ulterior livrarea sau executarea prestației și regularizarea documentelor, potrivit operațiunii.

Checklist de recepție pentru firme mici

• Comanda ori contractul identifică exact ce trebuie livrat?
• Cantitățile și specificațiile corespund cu bunurile primite?
• Există diferențe, lipsuri sau deteriorări consemnate?
• Este necesară întocmirea NIR potrivit OMFP nr. 2634/2015?
• Persoana responsabilă a confirmat recepția sau acceptarea serviciului?
• Au fost transmise furnizorului neconformitățile și solicitările de remediere?
• Factura și scadența sunt corelate cu livrarea și condițiile de plată?
• Documentele sunt păstrate astfel încât operațiunea să poată fi verificată ulterior?

Un exemplu particular pentru firmele de servicii este recepția serviciilor de curățenie pe baza contractului și a rapoartelor de intervenție.

Întrebări frecvente

Este NIR obligatorie la fiecare factură de marfă?

Nu. OMFP nr. 2634/2015 enumeră situațiile în care NIR este obligatorie. În alte cazuri, recepția și înregistrarea pot utiliza documentul de livrare.

Este obligatorie o comisie de recepție într-un SRL mic?

Nu există o obligație universală de a constitui o comisie pentru fiecare livrare. Modalitatea de recepție trebuie stabilită în funcție de operațiune și de normele aplicabile.

Trebuie proces-verbal de recepție pentru fiecare serviciu?

Nu în mod universal. Dovada prestării poate îmbrăca forme diferite, în funcție de contract și de specificul serviciului.

Ce fac dacă primesc mai puține produse decât cele facturate?

Consemnezi diferența în documentele de recepție, inclusiv în NIR atunci când este obligatorie, și soliciți clarificarea ori remedierea de la furnizor. Documentele comerciale și contabile se regularizează potrivit soluției convenite.