Un magazin comandă 100 de bucăți dintr-un produs. Factura sosește cu 100 de bucăți, dar la descărcare se numără doar 92, iar două cutii au ambalajul rupt. Marfa intră totuși în depozit, iar contabilul înregistrează factura așa cum a venit.
Peste o lună, stocul din program nu se mai potrivește cu raftul, iar furnizorul răspunde că nu a primit nicio reclamație. Diferența nu a fost consemnată la momentul recepției, deci nu mai are cine să o dovedească.
Ghidul de mai jos explică Nota de recepție și constatare de diferențe (NIR): când este obligatorie, ce conține, cine o întocmește și cum documentezi diferențele la primirea mărfurilor.
Pe scurt
- NIR-ul (cod 14-3-1A) este reglementat de OMFP nr. 2.634/2015 și servește la recepția bunurilor, încărcarea lor în gestiune și înregistrarea în contabilitate.
- Nu este obligatoriu pentru orice factură: normele îl cer în șase situații, între care diferențele constatate la recepție și bunurile sosite fără documente.
- În celelalte cazuri, recepția se poate face pe baza documentului de livrare, potrivit normelor.
- Recepția consemnează ce s-a primit efectiv, nu ce scrie pe factură.
- NIR-ul nu înlocuiește notificarea furnizorului: diferențele se comunică separat, cu dovezi.
Ce este NIR-ul și la ce folosește
Nota de recepție și constatare de diferențe este documentul financiar-contabil cu codul 14-3-1A din anexa nr. 2 la OMFP nr. 2.634/2015 privind documentele financiar-contabile.
Potrivit normelor, documentul servește:
- la recepția bunurilor aprovizionate;
- ca document de încărcare în gestiune;
- ca document justificativ de înregistrare în contabilitate.
Practic, NIR-ul face legătura între ce a trimis furnizorul, ce a intrat efectiv în depozit și ce înregistrează contabilul. Pentru recepția serviciilor și a lucrărilor, vezi ghidul despre recepția bunurilor și serviciilor în IMM. Articolul de față se ocupă doar de mărfuri și de documentul NIR.
Când este obligatorie întocmirea NIR-ului
Normele de la anexa nr. 2 a OMFP nr. 2.634/2015 prevăd că NIR-ul se întocmește în următoarele șase situații:
- bunurile din aceeași factură sau din același aviz de însoțire aparțin unor gestiuni diferite;
- bunurile sunt primite spre prelucrare, în custodie ori în păstrare;
- bunurile sunt procurate de la persoane fizice;
- bunurile sosesc fără documente de livrare;
- la recepție se constată diferențe;
- mărfurile intră în gestiuni cu evidența la preț de vânzare.
Când nu este obligatoriu
În afara acestor situații, recepția și înregistrarea în gestiune se pot face pe baza documentului de livrare, adică factura sau avizul de însoțire, potrivit normelor aplicabile. Prin urmare, NIR-ul nu este cerut automat pentru fiecare factură de marfă.
Atenție la a cincea situație: dacă la descărcare apare o diferență de cantitate sau de calitate, NIR-ul devine obligatoriu, chiar dacă în mod obișnuit firma recepționează pe factură.
Utilizarea voluntară, pentru control intern
Multe firme întocmesc NIR pentru toate intrările de marfă, inclusiv când nu sunt obligate. Motivul e practic: un singur tip de document de intrare, o numerotare continuă și o urmă clară a cine a verificat marfa și când. Decizia se ia prin procedurile interne ale firmei, împreună cu contabilul.
Ce trebuie să conțină Nota de recepție și constatare de diferențe
Normele permit entității să adapteze modelele documentelor financiar-contabile, cu condiția ca documentul să rămână justificativ. În practică, un NIR complet cuprinde elementele din tabelul de mai jos.
| Element | Ce verifici | Document asociat |
|---|---|---|
| Denumirea firmei, numărul și data NIR-ului | Numerotare continuă, data recepției efective | Registrul intern al recepțiilor |
| Furnizorul | Furnizorul din documentul de livrare și din comandă | Comanda, contractul |
| Documentul de livrare (factură sau aviz) | Seria, numărul și data | Factura, avizul de însoțire, factura din SPV |
| Denumirea bunurilor și unitatea de măsură | Același produs ca în comandă (cod, model, variantă) | Comanda, specificația |
| Cantitatea din document | Ce susține furnizorul că a livrat | Factura sau avizul |
| Cantitatea recepționată | Ce s-a numărat, cântărit sau măsurat efectiv | Fișa de verificare la primire |
| Diferențele | Lipsuri, plusuri, bunuri deteriorate sau neconforme | Proces-verbal de constatare, fotografii, rezerve pe documentul de transport |
| Datele valorice | Prețul și valoarea, dacă se completează în NIR | Factura sau alt document justificativ |
| Semnăturile | Cine a recepționat și cine a primit bunurile în gestiune | Decizia internă privind recepția |
Două reguli din norme merită reținute:
- dacă NIR-ul nu conține date valorice, acestea trebuie să se regăsească într-un alt document justificativ;
- pentru diferențele constatate la recepție, firma stabilește prin proceduri proprii ce informații se înscriu în NIR.
Cine întocmește, verifică și semnează NIR-ul
Normele lasă firmei stabilirea circuitului documentelor și a numărului de exemplare, prin proceduri proprii. De aceea, rolurile trebuie scrise într-o decizie sau procedură internă, nu lăsate la întâmplare (vezi modelul gratuit de decizie privind comisia de recepție). De regulă, sunt implicate trei roluri:
- persoana sau comisia de recepție, care verifică marfa, constată cantitățile și diferențele și semnează pentru ele;
- gestionarul, care primește bunurile în gestiune și răspunde de ele de la acel moment;
- persoana care aprobă sau verifică, potrivit procedurii interne (de exemplu, responsabilul de achiziții sau administratorul), mai ales când există diferențe.
Potrivit art. 6 din Legea contabilității nr. 82/1991, documentele justificative angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat, aprobat și înregistrat în contabilitate. Semnătura pe NIR nu e o formalitate: confirmă că persoana a verificat efectiv ce semnează.
Într-o firmă mică, aceeași persoană poate face recepția și poate fi și gestionar. În acest caz, o verificare ulterioară, făcută de altcineva (de exemplu, administratorul care compară lunar NIR-urile cu facturile), compensează lipsa separării rolurilor.
Cum se face recepția mărfurilor, pas cu pas
1. Verificarea documentelor
Înainte de descărcare, compară documentul de livrare cu comanda: furnizorul, produsele, cantitățile. Verifică și documentul transportatorului, dacă livrarea vine prin curier sau firmă de transport.
2. Controlul cantitativ
Numără, cântărește sau măsoară marfa, după unitatea de măsură din document. Nu copia cantitatea din factură: în NIR se trece ce s-a constatat.
3. Controlul calitativ
Verifică starea ambalajelor și a sigiliilor, produsul livrat față de cel comandat și, unde e cazul, loturile și termenele de valabilitate.
Codul civil, la art. 1.690, obligă cumpărătorul să verifice starea bunurilor de îndată ce, potrivit cursului normal al lucrurilor, verificarea este posibilă și să informeze vânzătorul fără întârziere despre viciile aparente constatate. Contractul cu furnizorul poate stabili și termene proprii de reclamație.
O fișă de verificare la primirea transportului ajută ca aceste controale să fie făcute de fiecare dată în aceeași ordine.
4. Consemnarea diferențelor
Orice diferență se consemnează pe loc: în NIR, într-un proces-verbal de constatare și, dacă transportatorul este de față, pe documentul de transport, ca rezervă. Fă fotografii la colete și la etichete înainte de desfacerea completă a ambalajelor.
5. Comunicarea către furnizor
Trimite furnizorului o reclamație scrisă, cu numărul NIR-ului, documentul de livrare, diferențele și dovezile. Poți porni de la modelul gratuit de reclamație către furnizor privind diferențele la recepție.
6. Înregistrarea în gestiune
În gestiune intră cantitatea recepționată efectiv. Bunurile deteriorate sau neconforme se păstrează separat până la soluționarea reclamației, ca să nu fie vândute sau folosite din greșeală.
7. Predarea documentelor către contabil
NIR-ul, documentul de livrare, procesul-verbal și reclamația se predau împreună contabilului, în termenul stabilit intern. Detalii în checklistul lunar de predare a documentelor către contabil.
Situații speciale
Marfă primită cu aviz, factura vine ulterior
Recepția se face la sosirea mărfii, pe baza avizului de însoțire. Când sosește factura, se compară cu avizul și cu cantitățile recepționate. Tratamentul contabil al perioadei dintre cele două momente îl stabilește contabilul.
Factură primită înaintea mărfurilor
Factura, inclusiv cea primită prin RO e-Factura, nu dovedește că marfa a ajuns. Înregistrarea facturii se analizează separat de intrarea efectivă a bunurilor în gestiune. Marfa nu se trece în stoc până nu este primită și verificată. Vezi și circuitul facturii de la furnizor.
Livrări parțiale
Pentru bunurile sosite în tranșe, normele prevăd întocmirea câte unui NIR pentru fiecare tranșă. Urmărește în paralel ce a rămas de livrat din comandă, ca a doua tranșă să nu fie confundată cu un plus.
Bunuri fără documente
Bunurile sosite fără documente de livrare sunt una dintre cele șase situații în care NIR-ul este obligatoriu. Recepția se face pe cantitățile constatate, iar documentele lipsă se cer furnizorului.
Bunuri deteriorate
Bunurile deteriorate se consemnează distinct de cele lipsă. Dacă deteriorarea pare produsă în transport, rezerva pe documentul transportatorului și fotografiile făcute la descărcare sunt principalele dovezi.
Diferențe la recepție: lipsuri, plusuri și neconformități
Să revenim la exemplul de la început: factura arată 100 de bucăți, la descărcare se numără 92, iar 2 dintre cele 92 au ambalajul rupt și produsul deteriorat.
| Indicator | Cantitate | Ce faci |
|---|---|---|
| Cantitate facturată | 100 buc. | Se trece în NIR din documentul de livrare |
| Cantitate primită fizic | 92 buc. | Se numără la descărcare |
| Lipsă cantitativă | 8 buc. | Se consemnează ca diferență și se reclamă furnizorului |
| Bunuri deteriorate | 2 buc. | Se consemnează separat, cu fotografii, și se păstrează deoparte |
| Bunuri conforme | 90 buc. | Se pot pune în vânzare |
Cum se tratează în contabilitate cele 8 bucăți lipsă și cele 2 deteriorate (factură de corecție de la furnizor, retur, despăgubire) decide contabilul, după răspunsul furnizorului. Recepția are un singur rol: să lase dovezi clare ale situației de la descărcare.
| Tip de diferență | Exemplu | Dovezi de păstrat |
|---|---|---|
| Lipsă | 92 de bucăți primite din 100 facturate | NIR, proces-verbal, rezervă pe documentul de transport |
| Plus | 105 bucăți primite din 100 facturate | NIR, proces-verbal, confirmarea furnizorului |
| Deteriorare | Colet strivit, produs spart | Fotografii, proces-verbal, rezervă pe documentul de transport |
| Produs neconform | Alt model, altă culoare, termen de valabilitate depășit | Comanda, fotografii ale etichetelor, proces-verbal |
Atenție: NIR-ul nu înlocuiește notificarea furnizorului, rezervele pe documentul de transport sau procedura de soluționare a neconformităților prevăzută în contract. Diferența consemnată doar în NIR rămâne o informație internă până când furnizorul o primește în scris.
NIR-ul și documentele contabile
Circuitul obișnuit al unei recepții este:
- comanda;
- documentul de livrare (aviz sau factură);
- recepția și NIR-ul, cu procesul-verbal dacă există diferențe;
- reclamația către furnizor și răspunsul acestuia;
- predarea dosarului către contabil.
Diferențele rămase nerezolvate de la o lună la alta ajung în timp în solduri greu de explicat. Ghidul despre soldurile vechi față de furnizori arată cum le verifici.
Păstrarea documentelor. Potrivit art. 25 din Legea nr. 82/1991, în forma modificată prin Legea nr. 36/2023, documentele justificative se păstrează, ca regulă generală, 5 ani, calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui în care s-a încheiat exercițiul financiar în care au fost întocmite. Pentru excepții și reguli speciale, verifică încadrarea cu contabilul.
Greșeli frecvente
| Greșeala | Consecința | Ce faci corect |
|---|---|---|
| NIR întocmit din factură, fără numărarea mărfii | Stocul scriptic diferă de cel faptic | NIR pe cantitățile constatate |
| NIR întocmit zile mai târziu, de altcineva decât cel care a verificat marfa | Nimeni nu poate confirma situația de la descărcare | NIR completat la recepție, de cei care au verificat |
| Diferență consemnată doar verbal | Reclamația nu are dovezi | Proces-verbal, fotografii, reclamație scrisă |
| Lipsă de rezerve pe documentul transportatorului | Dauna din transport e greu de recuperat | Rezerve scrise la primire, când transportatorul e de față |
| Factură înregistrată ca stoc înainte de sosirea mărfii | Stoc fictiv în program | Marfa intră în gestiune doar după recepție |
| Bunuri deteriorate amestecate cu cele bune | Vânzare sau folosire din greșeală | Zonă separată până la soluționare |
| Livrare parțială recepționată ca integrală | Diferență descoperită abia la inventar | Un NIR pentru fiecare tranșă și urmărirea restului |
Riscul principal nu este o amendă pentru „lipsa NIR-ului”: o intrare fără document justificativ corect nu poate fi susținută la inventariere, la un control sau în relația cu furnizorul. Pentru confruntarea stocului scriptic cu cel faptic, vezi ghidul despre inventarierea stocurilor.
Checklist înainte de închiderea recepției
- Documentul de livrare corespunde comenzii (furnizor, produse, cantități).
- Marfa a fost numărată, cântărită sau măsurată efectiv.
- Ambalajele, sigiliile, loturile și termenele de valabilitate au fost verificate.
- Ai stabilit dacă recepția intră într-una dintre cele șase situații în care NIR-ul este obligatoriu.
- NIR-ul arată cantitățile recepționate, nu doar pe cele facturate.
- Diferențele sunt consemnate, cu proces-verbal și fotografii.
- Rezervele au fost trecute pe documentul transportatorului, unde a fost cazul.
- Reclamația către furnizor a fost trimisă în scris.
- Bunurile deteriorate sau neconforme sunt depozitate separat.
- NIR-ul este semnat de persoanele stabilite prin procedura internă.
- Dosarul recepției a fost predat contabilului.
Organizează recepția mărfurilor de la descărcare până la contabil
Kitul ThetaServ pentru recepția mărfurilor și NIR include procedura de recepție, cazurile speciale (marfă fără factură, factură fără marfă, livrări parțiale), modelul NIR, procesul-verbal de constatare a diferențelor, reclamația către furnizor și un registru Excel al recepțiilor și al diferențelor deschise. Primești un exemplu completat și versiunea Word editabilă.
Întrebări frecvente
Este NIR-ul obligatoriu pentru orice factură de marfă?
Nu. OMFP nr. 2.634/2015 îl cere în șase situații, între care diferențele la recepție, bunurile fără documente și mărfurile în gestiuni cu evidența la preț de vânzare. În rest, recepția se poate face pe baza documentului de livrare, potrivit normelor.
Pot face NIR și când nu sunt obligat?
Da. Multe firme îl folosesc pentru toate intrările, ca instrument de control intern. Regula se stabilește prin procedura internă, împreună cu contabilul.
Ce cantitate trec în NIR când lipsește marfă?
NIR-ul arată atât cantitatea din documentul de livrare, cât și pe cea recepționată efectiv, iar diferența se consemnează. Ce informații exacte se înscriu pentru diferențe stabilește firma prin procedurile proprii.
Fac un singur NIR dacă marfa vine în mai multe tranșe?
Nu. Pentru bunurile sosite în tranșe se întocmește câte un NIR pentru fiecare tranșă, în condițiile normelor.
Este suficient NIR-ul ca să reclam lipsa furnizorului?
Nu. NIR-ul este un document intern. Furnizorul trebuie notificat separat, în scris, în termenul din contract, cu dovezile de la recepție.
Cât timp păstrez NIR-urile?
Ca regulă generală, 5 ani de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite (art. 25 din Legea nr. 82/1991). Excepțiile se verifică cu contabilul.
Concluzie
NIR-ul nu e cerut pentru fiecare factură, dar devine obligatoriu exact în situațiile cu risc: diferențe, bunuri fără documente, gestiuni multiple, mărfuri la preț de vânzare.
Indiferent dacă îl întocmești din obligație sau pentru control intern, regula de bază rămâne aceeași: în gestiune intră ce s-a primit și s-a verificat efectiv, iar diferențele se documentează pe loc și se comunică furnizorului în scris.
Informațiile sunt actualizate la data de 27 octombrie 2026. Articolul are caracter informativ și nu înlocuiește consultanța contabilă de specialitate pentru situația concretă a firmei tale.
