Predarea documentelor către contabil: checklist lunar pentru firme

Predarea documentelor către contabil este mai simplă atunci când firma are un checklist lunar și un circuit clar de colectare, verificare și confirmare. Nu este suficient să trimiți un teanc de facturi la sfârșitul lunii: contabilul trebuie să poată identifica operațiunile, extrasele bancare, documentele de casă și situațiile care necesită clarificări.

Pentru organizarea practică a dosarului poți descărca gratuit indexul dosarului lunar sau poți utiliza registrul documentelor lipsă și al solicitărilor contabilului. Aceste formulare rezolvă punctual evidența documentelor; procedura integrală de predare lunară este prezentată separat în kitul ThetaServ.

Ce documente trebuie pregătite lunar pentru contabil?

Lista concretă depinde de activitatea firmei, de regimul său fiscal și de serviciile incluse în contractul de contabilitate. Pentru diferențele dintre formele de organizare, vezi și documentele predate contabilului de un SRL față de un PFA. Un dosar lunar poate fi organizat în următoarele categorii:

1. Facturi emise și încasări

• Facturi de vânzare, inclusiv cele de avans și de corecție, dacă există.
• Fișiere și dovezi relevante pentru facturile transmise prin RO e-Factura, după fluxul stabilit cu contabilul.
• Rapoarte fiscale Z și centralizatoare ale încasărilor, dacă firma utilizează case de marcat.
• Extrase de la procesatorii de plăți, platforme online ori POS și informații despre comisioane.
• Lista facturilor neîncasate și explicațiile privind încasările parțiale, compensările sau restituirile.

2. Facturi primite și achiziții

• Facturile de la furnizori, inclusiv cele din RO e-Factura, dacă operațiunile sunt supuse sistemului.
• Avize, note de recepție și constatare de diferențe (NIR), acolo unde sunt necesare, documente de livrare și recepție.
• Contracte noi, acte adiționale, comenzi și documente de acceptare a serviciilor, când sunt relevante.
• Documente pentru avansuri, retururi, reduceri și facturi contestate sau corectate.
• Facturi și alte documente de la furnizori externi, dacă există asemenea tranzacții.

3. Bancă, numerar și deconturi

• Extrase complete pentru toate conturile bancare ale societății, inclusiv conturi în valută.
• Documente pentru operațiunile bancare care nu se explică numai prin extras: contracte de credit, comisioane speciale, transferuri între conturi sau alte justificări relevante.
• Registrul de casă și documentele de încasare și plată în numerar, când au existat asemenea operațiuni.
• Deconturi de cheltuieli, bonuri fiscale relevante și justificări pentru sumele avansate persoanelor din firmă.
• Documente aferente creditărilor, restituirilor și altor operațiuni cu asociații sau administratorii, dacă au existat.

4. Salarii și personal

Dacă există salariați, persoana responsabilă de salarizare trebuie să primească din timp pontajele, concediile, documentele pentru angajări, modificări și încetări, precum și informațiile care afectează calculul salarial. Nu toate aceste evenimente pot fi gestionate exclusiv prin predarea lunară: unele trebuie comunicate imediat pentru respectarea termenelor REGES-ONLINE.

5. Alte operațiuni

În funcție de firmă, pot fi necesare documente pentru stocuri, inventarieri, mijloace fixe, leasing, împrumuturi, subvenții, diferențe de curs, deplasări sau activități derulate prin platforme digitale. Checklistul trebuie adaptat operațiunilor reale, nu completat mecanic cu rubrici fără obiect.

Cum organizezi dosarul lunar înainte de predare

O structură practică este un dosar electronic pentru fiecare lună, cu subfoldere denumite consecvent. De exemplu:

• 01-Vanzari – facturi emise, rapoarte de încasări, corecții;
• 02-Achizitii – facturi de furnizori și documente conexe;
• 03-Banca – extrase pentru fiecare cont, inclusiv în valută;
• 04-Casa – registru de casă și documente de numerar;
• 05-Personal – informații pentru salarii, printr-un canal cu acces limitat;
• 06-Altele – contracte, deconturi, justificări speciale;
• 07-De-clarificat – lipsuri, diferențe și întrebări pentru contabil.

Denumirile sunt exemple de organizare, nu o structură impusă de lege. Pentru documentele cu date personale, folosește un canal de transmitere adecvat și limitează accesul la persoanele autorizate.

Pentru un magazin online care utilizează plata ramburs, verificarea băncii include și reconcilierea rapoartelor curierului cu viramentele și comenzile, înainte de predarea documentelor către contabil.

Verificarea băncii și a casei înainte de trimitere

Controlul extraselor bancare

Verifică dacă ai extrasul complet al fiecărui cont, pentru întreaga perioadă, și dacă documentele disponibile explică încasările și plățile importante. Marchează plățile fără factură identificată, încasările nealocate unui client, comisioanele, transferurile între conturi și eventualele sume plătite în numele firmei.

Nu modifica sau completa artificial documentele ca să „iasă” soldurile. Operațiunile neclare se trec pe lista de clarificări și se discută cu contabilul.

Controlul numerarului

Dacă au existat operațiuni în numerar, verifică existența documentelor justificative, completarea registrului de casă și corelarea încasărilor și plăților cu soldul evidențiat. Dacă firma nu a efectuat operațiuni de casă în acea lună, poți transmite o confirmare scurtă în acest sens, potrivit fluxului convenit.

Ce faci atunci când lipsește un document?

Documentele lipsă nu trebuie ignorate și nici înlocuite cu explicații vagi. Creează o listă de excepții care să includă data operațiunii, suma, partenerul, ce document lipsește, cine îl poate obține și termenul estimat de clarificare.

Situație	Acțiune recomandată
Plată bancară fără factură identificată	Verifică furnizorul, contractul și istoricul operațiunii; solicită documentul necesar
Factură de furnizor cu date sau cantități greșite	Transmite obiecțiile și solicită corectarea conform regulilor aplicabile
Bon sau decont incomplet	Solicită explicații și documentele care pot fi obținute legal
Încasare fără identificarea clientului	Verifică referința plății, facturile deschise și corespondența comercială
Document încă neobținut până la predare	Notează lipsa în centralizator și comunică explicit contabilului

Este mai sigur să predai un dosar însoțit de lista documentelor lipsă decât să prezinți o predare incompletă drept dosar verificat integral. Modul de înregistrare și eventualele regularizări se stabilesc potrivit documentelor și situației concrete.

Predarea și confirmarea documentelor către contabil

Un flux lunar poate avea cinci momente: colectarea documentelor, verificarea internă, transmiterea prin canalul agreat, confirmarea primirii și rezolvarea diferențelor semnalate de contabil.

La predare este util să incluzi un centralizator cu luna de referință, categoriile transmise, numărul aproximativ de documente, operațiunile fără activitate și lista situațiilor în clarificare. Contabilul confirmă recepționarea dosarului, eventual printr-un e-mail sau în platforma de colaborare, și semnalează informațiile lipsă.

Confirmarea primirii nu înseamnă automat că toate documentele au fost verificate, contabilizate sau validate fiscal. Aceste operațiuni se realizează ulterior, conform contractului și procedurilor de lucru.

Există un termen legal unic pentru predarea lunară?

Nu există o dată fixă aplicabilă tuturor firmelor, de tipul „până pe 5 ale lunii”, pentru predarea întregului dosar contabil. OMFP nr. 2634/2015, art. 4 alin. (3), prevede stabilirea circuitului documentelor financiar-contabile prin proceduri proprii, iar Legea contabilității nr. 82/1991 reglementează răspunderile privind organizarea și conducerea contabilității.

Termenul operațional poate fi prevăzut în contractul de servicii contabile și în procedura internă, astfel încât să existe timp pentru verificări, corecții și declarațiile aplicabile societății. Dacă firma utilizează contabilitate externalizată, responsabilitățile fiecărei părți trebuie precizate clar.

Două categorii de obligații care nu așteaptă dosarul lunar

RO e-Factura

Pentru facturile supuse obligației de transmitere prin RO e-Factura, termenul din 2026 este de 5 zile lucrătoare de la emitere, dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la data-limită legală pentru emitere, conform OUG nr. 89/2025. Acesta nu este un termen de predare a facturilor contabilului; obligațiile de emitere și transmitere trebuie urmărite separat.

La pregătirea dosarului, verifică împreună cu responsabilul desemnat facturile emise și primite în sistem, fișierele electronice relevante și mesajele de eroare ori corecție. Pentru detalii, vezi și termenul RO e-Factura în 2026.

REGES-ONLINE și evenimentele de personal

Pentru firmele cu salariați, încheierea sau modificarea unor contracte și anumite suspendări au termene legale proprii de transmitere în REGES-ONLINE, potrivit HG nr. 295/2025. De exemplu, datele privind angajarea trebuie transmise în termenul legal anterior începerii activității, iar suspendările pentru concedii medicale au reguli și termene specifice.

Informațiile care declanșează astfel de obligații trebuie comunicate persoanei responsabile la momentul apariției lor, nu abia odată cu dosarul contabil de la sfârșitul lunii.

Checklist final înainte de predare

• Am verificat facturile emise, avansurile și corecțiile?
• Am colectat facturile de achiziții și documentele de recepție relevante?
• Am extrase complete pentru fiecare cont bancar și procesator de plăți?
• Operațiunile de casă și deconturile sunt documentate?
• Am transmis separat, la timp, evenimentele de personal care nu pot aștepta?
• Am verificat dacă există facturi duplicate, plăți neidentificate sau sume de clarificat?
• Am pregătit lista documentelor lipsă, cu persoane responsabile?
• Am trimis centralizatorul și am primit confirmarea predării?

Lista de verificare este disponibilă și gratuit, ca document: checklistul documentelor lunare pentru contabil. Pentru termenele de peste an vezi calendarul anual de predare a documentelor.

Întrebări frecvente

Până la ce dată trebuie să predau documentele contabilului?

Nu există un termen legal unic pentru toate firmele. Urmează termenul agreat contractual și calendarul intern, fără a întârzia obligațiile care au propriile scadențe legale.

Trebuie să predau și documentele din RO e-Factura?

Stabilește cu contabilul cine are acces și cine descarcă ori arhivează documentele electronice, astfel încât să nu existe omisiuni. Transmiterea în RO e-Factura și predarea dosarului lunar sunt operațiuni distincte.

Ce fac dacă nu am avut numerar sau salariați în luna respectivă?

Nu inventezi documente pentru operațiuni inexistente. Este util să confirmi explicit că nu au existat astfel de operațiuni, ca să nu fie confundată lipsa activității cu lipsa documentelor.

Ce fac dacă nu am toate documentele la data predării?

Transmite dosarul disponibil împreună cu o listă clară a lipsurilor și urmărește obținerea ori corectarea documentelor. Contabilul trebuie informat despre operațiunile neclarificate.