De ce arhivarea documentelor are nevoie de reguli
La un control sau la o reclamație, documentul căutat este de obicei undeva: la un coleg care a plecat, la fostul contabil, într-un dosar fără opis sau într-un fișier numit „final2”. Alteori, documentele se păstrează la nesfârșit, pentru că nimeni nu știe care pot fi eliminate. Kitul pune fiecare tip de document într-un nomenclator, cu dosarul, responsabilul și termenul de păstrare confirmat de specialist, și urmărește documentul până la selecționare.
Ce conține kitul
Nomenclatorul documentelor și numerotarea
- fișa de personalizare și nomenclatorul documentelor pe compartimente;
- registrul de intrare-ieșire și regulile de numerotare;
- opisul dosarului.
Arhiva, accesul și documentele la terți
- registrul dosarelor arhivate și procesul-verbal de predare la arhivă;
- registrul consultărilor și al împrumuturilor;
- matricea de acces la documente;
- lista documentelor originale aflate la contabil sau la avocat, cu confirmare;
- regulile pentru documentele electronice: foldere, denumiri, facturi electronice, copii de siguranță.
Verificare, termen de păstrare și selecționare
- verificarea anuală a arhivei și fișa documentului lipsă;
- propunerea și procesul-verbal de selecționare a documentelor cu termen de păstrare expirat;
- checklistul anual, tabloul, planul de implementare, auditul și fișa de instruire.
Pentru cine este
- IMM-uri fără compartiment administrativ dedicat;
- firme cu contabil extern, la care ajung documentele originale;
- firme de servicii, comerț, distribuție, producție, agenții și consultanță;
- firme cu mai multe puncte de lucru sau cu documente mai ales electronice.
Ce primești
- Exemplu completat (PDF): procedura și toate formularele, completate cu date fictive pentru o firmă de servicii tehnice cu o cafenea – nomenclator, predarea dosarelor, documente găsite la contabil, un contract recuperat și o selecționare documentată;
- Document Word editabil: aceeași structură, cu câmpurile goale de completat;
- Fișier Excel: nomenclatorul, registrul de intrare-ieșire cu verificarea duplicatelor, registrul dosarelor cu data împlinirii termenului, împrumuturile, verificarea anuală, propunerea de selecționare și tabloul, cu formule;
- livrare digitală, în maximum 24 de ore de la confirmarea plății.
Pentru circuitul lunar al documentelor către contabil și pentru dosarele de personal, kitul se folosește împreună cu kiturile dedicate.
Important
Kitul este un document-cadru: devine procedura proprie a firmei numai după adaptare și aprobarea conducerii. Termenele de păstrare se confirmă de contabil, de specialistul HR și de avocat, iar regulile privind nomenclatorul și selecționarea se verifică pentru situația firmei. Materialul nu reprezintă consultanță juridică, contabilă sau arhivistică individualizată.
Cum se diferențiază de celelalte produse ThetaServ
Acest kit aprofundează administrarea arhivei și adaugă registre Excel pentru termene, împrumuturi, verificare și selecționare. Circuitul documentelor și controlul termenelor include deja reguli de arhivare și retenție, în cadrul unui circuit mai larg. Există suprapunere la clasificare, acces, păstrare și incidente documentare. Dacă ai acel produs și regulile sale îți sunt suficiente, acest kit nu este o achiziție obligatorie; este util pentru aprofundarea arhivei și lucrul în Excel.
Predarea lunară către contabil urmărește transferul lunar. Dosarul salariatului tratează conținutul dosarului HR, iar kiturile de inventariere verifică bunurile și soldurile. Acest produs urmărește păstrarea documentelor rezultate și nu este declarat inclus în vreun Manual complet existent.
Cum folosești registrele Excel
Completezi categoriile, durata, reperul de calcul, confirmarea și dovada. Registrul semnalează termenele împlinite și datele lipsă. Eliminarea cere verificarea blocajelor și documentarea aprobărilor; semnalarea din Excel nu ține locul lor. Calendarul împrumuturilor se adaptează anului folosit. Exemplul este un extras, iar indicatorii se referă la rândurile introduse. Fișierul nu trimite automat e-mailuri și nu este o aplicație certificată de arhivare electronică.
Lecturi utile
Licență și actualizări
Utilizare internă pentru o singură organizație. Sunt incluse 12 luni de actualizări relevante de la achiziție, fără reînnoire automată. Prelungirea se poate achiziționa separat. Fișierele nu pot fi redistribuite sau revândute.
Recenzii
Nu există recenzii până acum.