De ce avansul spre decontare are nevoie de un proces
Un avans dat „la mână”, fără cerere aprobată, rămâne deschis luni de zile. Bonurile ajung la contabil fără legătură cu scopul avansului, iar soldul neutilizat nu mai este urmărit. Același angajat primește un nou avans cu unul deschis, iar o sumă mare se împarte în sume mai mici. Kitul pune fiecare dintre aceste situații sub o regulă și un control.
Ce conține kitul pentru avans spre decontare
Reguli, cerere și acordare
- fișa cu regulile avansurilor: cine poate primi, plafoanele interne, numărul de avansuri deschise și termenul de justificare;
- cererea de avans, cu scopul, suma estimată, termenul și excepțiile de la plafonul intern, și ordinul de deplasare, model intern;
- fișa de instruire și de luare la cunoștință pentru beneficiari și aprobatori.
Decont de cheltuieli, verificare și regularizare
- decontul de cheltuieli, cu documentele justificative și legătura fiecărei cheltuieli cu scopul avansului;
- fișa de verificare și aprobare, cu cheltuielile respinse motivat și soldul de restituit sau de plătit;
- registrul avansurilor, cu statusul fiecărui avans: deschis, închis, nejustificat, în regularizare sau cerere blocată.
Avans nejustificat și control lunar
- notificarea pentru avansul nejustificat la termen: reamintire, notificare formală și escaladare;
- checklistul lunar și predarea registrului către contabil, cu avansurile deschise și nejustificate.
Pentru cine este
- firme cu echipe pe teren, care dau avansuri pentru deplasări sau achiziții urgente;
- firme cu avansuri vechi neregularizate sau cu deconturi care ajung târziu la contabil;
- firme cu contabil extern, care primesc registrul lunar și avansurile deja explicate;
- firme mici, în care aceeași persoană dă avansul și îl verifică, cu un control compensatoriu descris în kit.
Ce primești
- Exemplu completat (PDF): o lună de avansuri cu date fictive: decont integral, sold restituit, diferență plătită angajatului, cheltuială respinsă, un avans nejustificat și o cerere blocată fără plată;
- Document Word editabil: aceeași structură, cu câmpurile goale de completat;
- Fișier Excel: parametrii, registrul avansurilor, alertele și tabloul de indicatori, cu formule;
- livrare digitală, în maximum 24 de ore de la confirmarea plății.
Important
Kitul este un document-cadru: devine procedura proprie a firmei după adaptare și aprobarea conducerii. Termenul de justificare și plafoanele interne din exemplu sunt parametri demonstrativi; se stabilesc după verificarea regulilor aplicabile firmei și nu pot înlătura termenele sau plafoanele legale. Calculul diurnei, regimul fiscal al indemnizațiilor și tratamentul contabil se stabilesc de contabil. Materialul nu reprezintă consultanță juridică, contabilă sau fiscală individualizată.
Utilizarea instrumentelor
Excelul are 200 de rânduri pregătite cu formule și se folosește câte un fișier pentru o perioadă. Nu necesită macrocomenzi, nu calculează diurna sau impozitele și nu înlocuiește evidența de casă.
Întrebări frecvente
Pot folosi kitul pentru colaboratori (PFA)?
Numai pentru cheltuieli făcute în numele firmei, în baza unui mandat sau a unei clauze contractuale verificate. Avansul comercial pentru serviciile unui PFA se tratează separat.
Pot stabili alte termene și plafoane interne?
Da. Parametrii se adaptează după verificarea regulilor aplicabile, iar Excelul permite un termen verificat individual pentru fiecare avans.
Licență și actualizări
Licență pentru o singură organizație. Sunt incluse 12 luni de actualizări relevante, fără reînnoire automată. Fișierele nu pot fi redistribuite sau revândute.
Relația cu celelalte resurse ThetaServ
Kitul funcționează independent. Cheltuielile plătite de administrator au regulile lor, în kitul Decontarea cheltuielilor administratorului; există suprapunere la decont și regularizare, dar acest kit tratează avansurile curente ale salariaților și colaboratorilor. Pentru numerar, registrul de casă și controlul numerarului acoperă casieria, iar predarea lunară a documentelor către contabil include deconturile în dosarul lunar. Celelalte proceduri financiar-contabile ThetaServ se găsesc în categoria dedicată.
Recenzii
Nu există recenzii până acum.