Adeverința de salariat, de venit și de vechime: termene și documente

Un salariat cere o adeverință pentru bancă, un fost salariat cere o adeverință de vechime pentru dosarul de pensionare, altul are nevoie de o adeverință pentru concediul medical sau pentru indemnizația de creștere a copilului. Cererile sunt frecvente, dar nu se tratează la fel: unele adeverințe sunt documente libere, redactate de firmă, altele au un model oficial, pe care un document „făcut în Word” nu îl poate înlocui.

Ghidul trece prin tipurile de adeverințe cerute cel mai des, termenul de eliberare, conținutul fiecăreia și situațiile în care angajatorul nu mai există. O precizare de la început: adeverința de venit eliberată de angajator nu este același document cu adeverința de venit emisă de ANAF prin Spațiul Privat Virtual. A doua atestă veniturile declarate la fisc pe o perioadă, din toate sursele, și se obține direct din SPV, nu de la firmă.

Obligația angajatorului de a elibera adeverințe

Temeiul general este în Codul muncii. Art. 40 alin. (2) lit. h) obligă angajatorul să elibereze, la cerere, toate documentele care atestă calitatea de salariat a solicitantului. Art. 34 alin. (5) precizează că, la solicitarea salariatului sau a unui fost salariat, angajatorul eliberează un document care atestă activitatea desfășurată, durata acesteia, salariul, vechimea în muncă, în meserie și în specialitate.

Art. 34 alin. (3) nu privește termenul de eliberare, ci conținutul registrului general de evidență a salariaților. Termenul și procedura sunt în HG nr. 295/2025, actul care reglementează REGES-ONLINE:

• la cerere scrisă, documentele solicitate se eliberează în cel mult 15 zile lucrătoare (art. 8 alin. (4) și (7));
• la încetarea activității, angajatorul eliberează din oficiu, fără cerere, adeverința și extrasul din registru (art. 8 alin. (6)).

Diferența contează pentru procedura internă: la o cerere în timpul contractului, angajatorul are 15 zile lucrătoare; la încetare, documentele se pregătesc din proprie inițiativă, odată cu lichidarea drepturilor salariatului care pleacă.

Potrivit art. 9 alin. (6) din HG nr. 295/2025, încălcarea obligațiilor prevăzute la art. 8 alin. (4)–(8) se sancționează cu amendă de la 3.000 la 5.000 lei. Celelalte abateri din hotărâre au sancțiuni proprii; amenda de mai sus nu se aplică tuturor.

HG nr. 295/2025 a fost anulată în primă instanță de Curtea de Apel Constanța, prin Hotărârea nr. 83/2026 din 2 aprilie 2026. La data verificării nu era confirmată o soluție definitivă, iar hotărârea de guvern a rămas aplicabilă. Detaliile despre REGES-ONLINE sunt în articolul despre termenele REGES-ONLINE.

Tipurile de adeverințe și când se folosește un model oficial

Nu există un formular unic, valabil pentru toate situațiile. Tabelul arată ce document se folosește în fiecare caz.

Tipul	Ce atestă	Model oficial	Temei
Adeverință de salariat	Existența raportului de muncă și datele relevante (funcție, tip de contract, data angajării)	Nu, document liber	Codul muncii, art. 34 alin. (5), art. 40 alin. (2) lit. h)
Adeverință de venit	Veniturile salariale, adaptate scopului și destinatarului (de exemplu, banca)	Nu, document liber	Codul muncii, art. 40 alin. (2) lit. h), art. 163
Adeverință de vechime	Activitatea și vechimea în muncă, în meserie și în specialitate	Nu, document liber	Codul muncii, art. 34 alin. (5)
Adeverință pentru pensie	Stagiul de cotizare și veniturile, pentru dosarul de pensie	Da, anexa nr. 6, atunci când este aplicabilă	Legea nr. 360/2023
Adeverință pentru concediul medical	Stagiul de cotizare pentru indemnizația de asigurări de sănătate	Da	Ordinul MS nr. 15/2018 / CNAS nr. 1.311/2017
Adeverință pentru indemnizația de creștere a copilului	Veniturile și stagiul pentru indemnizație	Da	HG nr. 52/2011
Adeverință pentru șomaj (ANOFM)	Stagiul de cotizare pentru indemnizația de șomaj	Da	Normele ANOFM aplicabile

Adeverința de salariat

Adeverința de salariat confirmă existența raportului de muncă. Codul muncii nu impune un model oficial. Conținutul uzual, consacrat de practică și de cerințele instituțiilor care o solicită:

• datele de identificare ale angajatorului (denumire, CUI, sediu);
• datele salariatului și funcția ocupată;
• tipul contractului (pe durată determinată sau nedeterminată) și durata lui;
• data angajării și, dacă este cazul, data încetării;
• numărul de înregistrare și data eliberării;
• scopul pentru care a fost eliberată;
• semnătura persoanei împuternicite să reprezinte angajatorul.

Greșelile frecvente sunt omisiuni: lipsa numărului de înregistrare (eliberarea se dovedește greu), lipsa scopului (unele instituții resping adeverința) sau un format diferit de la un salariat la altul, fără evidență centralizată.

Procedura de eliberare, în cinci pași

1. Cererea scrisă a salariatului sau a fostului salariat, cu scopul declarat. Se verifică identitatea solicitantului.
2. Verificarea datelor din dosarul personal, din REGES-ONLINE și din statul de plată.
3. Numărul de înregistrare, în registrul de intrare-ieșire sau într-un registru separat al adeverințelor.
4. Semnarea de persoana împuternicită (administratorul sau persoana desemnată prin decizie).
5. Predarea către salariat, cu semnătură de primire, și arhivarea unei copii.

Pentru a respecta termenul de 15 zile lucrătoare, este utilă o evidență simplă a cererilor, cu data primirii și data-limită calculată, chiar și într-o firmă mică.

Adeverința de venit de la angajator

Adeverința de venit este un document liber, adaptat scopului și destinatarului. De multe ori este adeverința de salariat completată cu o secțiune de venituri. Poate cuprinde salariul brut, salariul net și reținerile sau popririle, atunci când sunt relevante pentru scop (de exemplu, pentru o bancă ce evaluează un credit). Datele se preiau din statul de plată, nu se completează din memorie.

Art. 163 din Codul muncii consacră confidențialitatea salariului: angajatorul ia măsurile necesare pentru ca salariul să nu fie dezvăluit terților. Confidențialitatea nu împiedică eliberarea adeverinței către salariat. Ea înseamnă însă că adeverința nu se transmite direct unui terț, de exemplu unei bănci, fără temei și fără o procedură corespunzătoare, de regulă cererea salariatului.

Potrivit principiului reducerii la minimum a datelor din Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR), art. 5, adeverința conține doar datele necesare scopului declarat.

Adeverința de vechime și extrasul din REGES-ONLINE

Adeverința de vechime atestă activitatea și vechimea în muncă, în meserie și în specialitate. Este un document liber, emis în baza art. 34 alin. (5) din Codul muncii, fără un model oficial unic, dar cu elementele cerute de lege: activitatea desfășurată, durata, salariul, vechimea.

Extrasul din REGES-ONLINE este altceva: un document generat din registrul electronic, nu un text redactat de angajator. La încetarea activității se eliberează din oficiu, împreună cu adeverința (HG nr. 295/2025, art. 8 alin. (6)).

Pentru perioadele de dinainte de 1 ianuarie 2011, vechimea se dovedește, ca regulă, cu carnetul de muncă. Pentru perioada ulterioară, baza este registrul electronic de evidență a salariaților și dosarul personal păstrat de angajator.

Adeverințele cu model oficial

Pentru pensie, concediu medical, indemnizația de creștere a copilului sau șomaj se folosesc modelele normative specifice. Modelul oficial nu se înlocuiește cu un document liber, chiar dacă acesta conține informații echivalente.

Pentru dosarul de pensie, Legea nr. 360/2023 prevede modelul de adeverință din anexa nr. 6, atunci când acesta este aplicabil. Modelul cere datele lunare detaliate; o adeverință care menționează doar „salariul de încadrare” poate crea probleme la valorificarea stagiului. Verifică cerințele casei de pensii înainte de completare.

Când angajatorul nu mai există

Regimul diferă după situația angajatorului:

• angajatorul activ eliberează documentele potrivit Codului muncii și HG nr. 295/2025, în termenele de mai sus;
• angajatorul în insolvență, faliment sau lichidare: Codul muncii, art. 34 alin. (6¹), introdus prin Legea nr. 26/2023, prevede un termen de cel mult 60 de zile calendaristice pentru eliberarea documentului; cererea se adresează de regulă administratorului judiciar sau lichidatorului;
• firma radiată, cu arhiva predată: deținătorul legal al arhivei (Arhivele Naționale sau un operator autorizat de arhivare) eliberează documentele potrivit Legii nr. 16/1996 a arhivelor, art. 29, în termenul prevăzut de lege.

În practică, fostul salariat află mai întâi unde se află arhiva firmei: la lichidator, dacă procedura este în curs sau recentă, ori la Arhivele Naționale sau la un operator de arhivare, dacă firma a fost radiată.

Semnătura electronică și transmiterea pe e-mail

Legea nr. 214/2024 privind utilizarea semnăturii electronice a înlocuit Legea nr. 455/2001 și reglementează efectele semnăturii electronice simple, avansate și calificate. O adeverință semnată electronic și trimisă pe e-mail poate fi folosită dacă tipul de semnătură corespunde cerințelor instituției destinatare; unele bănci sau autorități cer semnătura electronică calificată. Confirmă cerința cu destinatarul înainte de a trimite o copie scanată sau un document cu semnătură simplă.

Evidența adeverințelor eliberate

Legea nu impune explicit un „registru al adeverințelor”, dar o evidență minimă este utilă: numărul de înregistrare, data cererii, data eliberării, tipul adeverinței și destinatarul. Ajută la un litigiu privind eliberarea sau conținutul unei adeverințe și când același salariat cere, peste ani, o adeverință pentru aceeași perioadă. Copiile se păstrează alături de dosarul personal, în termenele stabilite potrivit Legii nr. 16/1996 și nomenclatorului arhivistic al firmei. Pentru documentele obligatorii din dosar, vezi articolul despre dosarul salariatului.

Greșeli frecvente

Greșeală	De ce este riscantă
Adeverința nu are număr de înregistrare	Eliberarea se dovedește greu în caz de litigiu
Adeverința pentru pensie este redactată liber, deși se aplică anexa nr. 6 din Legea nr. 360/2023	Poate crea probleme la valorificarea stagiului
Adeverința de venit se trimite direct unei bănci, fără cererea salariatului	Încalcă confidențialitatea salariului (art. 163 din Codul muncii)
La încetarea contractului, adeverința și extrasul se eliberează doar la cerere	Nu se respectă obligația din oficiu (HG nr. 295/2025, art. 8 alin. (6))
Datele de salariu sunt completate din memorie	Adeverința poate contrazice statul de plată
Lipsește scopul adeverinței	Unele instituții o resping ca incompletă

Ce verifici chiar acum

• Procedura internă prevede eliberarea din oficiu a adeverinței și a extrasului REGES-ONLINE la încetarea contractului?
• Cererile scrise sunt înregistrate, cu data-limită de 15 zile lucrătoare calculată?
• Există o evidență a adeverințelor eliberate, cu numere de înregistrare?
• Pentru pensie, concediu medical, indemnizația de creștere a copilului și șomaj se folosesc formularele oficiale?
• Persoana care redactează adeverințele de venit verifică identitatea solicitantului și știe că nu transmite date salariale terților fără temei?
• Este clar unde se adresează un fost salariat al unei firme radiate sau în insolvență?

Întrebări frecvente

În cât timp trebuie eliberată o adeverință de salariat?

În cel mult 15 zile lucrătoare de la cererea scrisă (HG nr. 295/2025, art. 8 alin. (4) și (7)). La încetarea activității, adeverința și extrasul din REGES-ONLINE se eliberează din oficiu (art. 8 alin. (6)).

Adeverința de venit de la angajator este același document cu cea de la ANAF?

Nu. Adeverința de la angajator atestă salariul plătit de acea firmă și se cere de la angajator. Adeverința de venit de la ANAF se obține prin Spațiul Privat Virtual și reflectă veniturile declarate la fisc, din toate sursele, pe o perioadă.

Ce riscă angajatorul dacă nu eliberează adeverința?

Încălcarea obligațiilor din art. 8 alin. (4)–(8) din HG nr. 295/2025 se sancționează cu amendă de la 3.000 la 5.000 lei (art. 9 alin. (6)).

Pot folosi același model pentru toate adeverințele?

Nu. Adeverințele de salariat, de venit și de vechime sunt documente libere. Pentru pensie, concediu medical, indemnizația de creștere a copilului și șomaj se folosesc modelele oficiale.

Cum obțin o adeverință de vechime de la o firmă care nu mai există?

Dacă firma este în insolvență, faliment sau lichidare, cererea se adresează de regulă lichidatorului, iar documentul se eliberează în cel mult 60 de zile calendaristice (Codul muncii, art. 34 alin. (6¹)). Dacă firma a fost radiată, cererea se adresează deținătorului legal al arhivei, potrivit Legii nr. 16/1996.

Concluzie

O adeverință corectă pleacă de la o cerere scrisă, are un număr de înregistrare, conține doar datele cerute de scop, preluate din documentele firmei, și este semnată de persoana împuternicită. Pentru situațiile cu model oficial se folosește formularul prevăzut de lege. Cu o evidență simplă a cererilor, termenul de 15 zile lucrătoare și eliberarea din oficiu la încetare se respectă fără dificultate.

Informațiile sunt actualizate la data de 15 noiembrie 2026. Articolul are caracter informativ general și nu constituie consultanță juridică individuală. Termenele și modelele se verifică în forma actuală a actelor normative citate, mai ales în cazul HG nr. 295/2025, aflată în litigiu la data redactării.