Kit practic pentru IMM: Cash-flow pe 13 săptămâni și controlul lichidității

De ce o previziune cash-flow pe un trimestru

Salariile, obligațiile fiscale, chiria și ratele se știu cu luni înainte, dar sunt uitate în calcul. Încasările se trec toate „la scadență”, deși unii clienți plătesc constant mai târziu. O achiziție mare se decide fără să se vadă efectul asupra contului. Pe 13 săptămâni, golurile de numerar apar suficient de devreme ca să poți negocia un plan de plată, amâna o investiție sau cere un avans, în loc să cauți soluții în ultima zi.

Ce conține kitul

Reguli și date de intrare

• fișa de personalizare: soldul minim, pragurile, probabilitățile de încasare, categoriile;
• rutina săptămânală și calendarul obligațiilor fixe;
• registrul soldului inițial, cu sumele indisponibile separate;
• registrele încasărilor și plăților estimate.

Tabelul pe 13 săptămâni și controlul lichidității

• tabelul pe categorii, cu soldul final înainte și după măsurile aprobate;
• monitorizarea săptămânală: flux de numerar estimat și realizat;
• registrul diferențelor, cu efectul asupra estimărilor următoare.

Scenarii, decizii și raportare

• scenariile de risc, cu soldul minim în fiecare scenariu;
• planul de acțiune pentru săptămânile sub minim;
• testul de lichiditate pentru o investiție sau o achiziție mare;
• raportul săptămânal de o pagină pentru administrator, checklistul, tabloul trimestrial, planul de implementare, auditul și fișa de instruire.

Pentru cine este

• IMM-uri cu numerar limitat sau cu încasări concentrate în câteva facturi mari;
• firme cu clienți care plătesc cu întârziere și furnizori care cer plată rapidă;
• firme cu cheltuieli fixe mari: salarii, chirii, rate;
• firme cu contabil extern, în care administratorul vrea să știe săptămânal unde se află.

Ce primești

• Exemplu completat (PDF): procedura și toate formularele, completate cu date fictive pentru o firmă de servicii tehnice cu o cafenea – un trimestru întreg, cu trei săptămâni sub minim semnalate din timp, măsurile aprobate și comparația cu realizatul;
• Document Word editabil: aceeași structură, cu câmpurile goale de completat;
• Fișier Excel: registrele, tabelul pe 13 săptămâni calculat automat, efectul măsurilor, realizatul, diferențele, scenariile de stres și tabloul, cu formule;
• livrare digitală, în maximum 24 de ore de la confirmarea plății.

Kitul se folosește bine împreună cu kitul de plăți către furnizori și cu kitul de urmărire a facturilor neîncasate, care îi furnizează datele de plăți și de încasări. Transferul datelor dintre produse se face manual, fără integrare automată.

Important

Kitul este un document-cadru: devine procedura internă a firmei numai după adaptare, verificarea contabilului și aprobarea conducerii. Previziunea de numerar este un instrument intern și nu înlocuiește situațiile financiare. Deciziile de investiție, finanțare sau amânare a plăților aparțin conducerii, cu avizul specialiștilor; materialul nu reprezintă consultanță juridică, contabilă, fiscală sau financiară individualizată.

Cum se actualizează Excelul

Previziunea se calculează din registre. Rularea săptămânală este asistată: arhivezi versiunea încheiată, actualizezi soldul inițial și estimările, apoi deschizi perioada nouă conform instrucțiunilor. Măsurile folosesc date calendaristice, iar controalele semnalează intrările invalide și realizatul incomplet. Fișierul nu conține macrocomenzi și nu importă automat date din bancă sau contabilitate.

Modelul lucrează în lei și are categorii cu denumiri adaptabile. Soldurile sunt agregate pe săptămâni; verificarea conturilor, monedelor, casieriilor și scadențelor zilnice se face separat.

Relația cu celelalte produse ThetaServ

Plăți către furnizori și controlul obligațiilor organizează aprobarea și executarea plăților. Urmărirea facturilor neîncasate urmărește creanțele individuale. Registrul de casă și controlul numerarului tratează operațiunile efective de casierie. Acest kit reunește estimările de încasări și plăți într-o previziune pe 13 săptămâni. Nu este prezentat ca modul deja inclus în manualele complete existente.

Utilizare și actualizări

Licență pentru utilizare internă într-o singură organizație. Sunt incluse 12 luni de actualizări relevante de la cumpărare, fără reînnoire automată. Redistribuirea și revânzarea materialelor nu sunt permise.

Resurse utile

Pentru datele care alimentează previziunea, citește Facturi neîncasate: scadențar, notificări și controlul restanțelor și Predarea documentelor către contabil: checklist lunar.