Pe 31 decembrie, casieria trebuie să spună adevărul: câți bani sunt efectiv în casă, dacă soldul se potrivește cu registrul și cu contabilitatea, ce avansuri au rămas deschise și cu ce sold începe anul 2027. Ce nu se închide corect acum se regăsește în bilanț și, la un control, în procesul-verbal al inspectorului.
Ghidul de mai jos este pentru administratorii de IMM-uri și pentru cei care țin casieria. Se ocupă strict de închiderea anului. Regulile generale de completare a registrului sunt explicate în articolul despre registrul de casă în 2026.
Pe scurt
- Numerarul din casierie se inventariază în ultima zi lucrătoare a exercițiului, după înregistrarea tuturor încasărilor și plăților (OMFP nr. 2.861/2009, pct. 29 alin. (3)); pentru exercițiul calendaristic 2026, asta înseamnă joi, 31 decembrie.
- Plafonul de sold al casieriei este de 50.000 lei (500.000 lei pentru cash and carry, supermagazine și hipermagazine); excedentul se depune la bancă în două zile lucrătoare (Legea nr. 70/2015, art. 4²).
- Plățile din avansuri spre decontare sunt limitate la 5.000 lei pe zi pentru fiecare persoană.
- Diferențele de casă se consemnează și se analizează, nu se corectează retroactiv în registru.
- Registrul pe 2027 începe cu soldul final din 2026, după regularizări.
Verificările de închidere, pe scurt
| Ce verifici | Când | Document | Temei |
|---|---|---|---|
| Numărarea numerarului în lei și în valută, pe cupiuri | Ultima zi lucrătoare a exercițiului, după ultimele operațiuni | Fișa de numărare / monetarul, lista de inventariere, procesul-verbal | OMFP 2.861/2009, pct. 29 alin. (3) |
| Concordanța numerar fizic – registrul de casă – soldul contabil | La inventariere | Registrul de casă, balanța contului de casă | OMFP 2.634/2015; Legea 82/1991, art. 7 |
| Soldul față de plafonul de 50.000 lei | La sfârșitul fiecărei zile | Registrul de casă, dovada depunerii la bancă | Legea 70/2015, art. 4² |
| Avansurile spre decontare deschise | La 31 decembrie | Evidența analitică pe beneficiari, deconturi | Legea 70/2015, art. 3; procedura internă |
| Evaluarea numerarului în valută | La închiderea exercițiului | Nota contabilă de diferențe de curs | OMFP 1.802/2014 |
| Documentele de casă predate contabilului | Primele zile din ianuarie, pentru luna decembrie | Chitanțe, dispoziții de plată/încasare, bonuri, deconturi | Procedura internă |
Inventarierea numerarului din casierie
Numerarul face parte din inventarierea anuală a elementelor de activ (art. 7 din Legea contabilității nr. 82/1991). Potrivit pct. 29 alin. (3) din normele aprobate prin OMFP nr. 2.861/2009, disponibilitățile în lei și în valută din casierie se inventariază în ultima zi lucrătoare a exercițiului financiar, după înregistrarea tuturor încasărilor și plăților aferente acestuia. Pentru o firmă cu exercițiul financiar egal cu anul calendaristic, ziua este joi, 31 decembrie 2026; o firmă cu alt exercițiu financiar aplică regula la ultima zi lucrătoare a propriului exercițiu.
Numerarul se numără pe cupiuri, separat bancnotele și monedele, în prezența casierului și a persoanei sau comisiei desemnate prin decizia de inventariere. Rezultatul se consemnează în fișa de numărare (monetar) și în lista de inventariere, apoi se confruntă cu soldul din registrul de casă și cu soldul contului de casă din contabilitate. Cum se emite decizia și cine poate face parte din comisie este explicat în articolul despre decizia de inventariere.
Exemplu. La 31 decembrie, după ultima operațiune, registrul de casă arată un sold de 7.350 lei. Numărarea dă: 10 bancnote de 500 lei (5.000), 10 de 200 lei (2.000), 3 de 100 lei (300) și monede de 20 lei, în total 7.320 lei. Diferența de −30 lei se trece în procesul-verbal, cu explicația disponibilă. Registrul nu se modifică pentru a arăta 7.320 lei: lipsa se analizează separat.
Diferențele de casă
Plusurile și minusurile de casă se tratează diferit, dar pornesc de la același pas: consemnarea în procesul-verbal de inventariere. Apoi se verifică cauza (o chitanță neînregistrată, o eroare de calcul, un rest dat greșit), se aprobă măsura de către administrator, potrivit propunerilor comisiei, și se face înregistrarea contabilă corespunzătoare, stabilită de contabil. Corectarea retroactivă a registrului ca să „iasă” soldul ascunde problema și face registrul nesigur la control.
Plafonul de sold și depunerea excedentului
Potrivit Legii nr. 70/2015, soldul casieriei la sfârșitul zilei nu poate depăși 50.000 lei pentru operatorii economici obișnuiți, respectiv 500.000 lei pentru magazinele de tip cash and carry, supermagazine și hipermagazine, în condițiile legii. Potrivit art. 4² alin. (1), sumele care depășesc plafonul se depun în conturile bancare în două zile lucrătoare. Alin. (2) permite un regim separat, de trei zile lucrătoare, pentru sumele destinate plății salariilor, altor drepturi de personal și altor operațiuni cu persoane fizice.
Exemplu. Miercuri, 30 decembrie 2026, la închiderea zilei, casieria are 62.000 lei, fără sume destinate salariilor. Excedentul de 12.000 lei se depune în cel mult două zile lucrătoare. Pentru că 1 și 2 ianuarie sunt zile libere, termenul se întinde până luni, 4 ianuarie 2027. Practic, e mai simplu să se facă depunerea pe 31 decembrie, înainte de inventariere, ca soldul de închidere să fie sub plafon.
Plafoanele pentru plățile și încasările în numerar între firme sunt tratate în articolul despre plățile în numerar în 2026.
Avansurile spre decontare rămase deschise
Plățile efectuate din avansuri spre decontare sunt limitate la 5.000 lei pe zi pentru fiecare persoană care a primit avansul (art. 3 alin. (1) lit. e) din Legea nr. 70/2015, în forma modificată prin art. LXIV din OUG nr. 115/2023, aplicabilă din 15 decembrie 2023). Plafonul privește plățile din avans; nu este un plafon automat pentru soldul avansurilor din evidență.
Avansurile nu trebuie să aibă obligatoriu sold zero la 31 decembrie. Ce contează este ca fiecare avans deschis să fie urmărit analitic, pe beneficiar, cu suma, data acordării și termenul intern de decontare. Pentru firmele private, termenul de decontare se stabilește prin procedura internă; regulile Decretului nr. 209/1976 nu se aplică automat tuturor societăților.
Exemplu. Pe 22 decembrie, un salariat primește un avans de 800 lei pentru o deplasare din 28–30 decembrie și depune decontul pe 5 ianuarie, în termenul intern de 5 zile lucrătoare. La 31 decembrie avansul apare ca sold deschis, pe numele lui, și se închide în ianuarie pe baza decontului. Detalii despre acordare și justificare în articolul despre avansul spre decontare.
Lei, valută și bancă: trei verificări diferite
- Numerarul în lei se numără fizic și se compară cu registrul de casă în lei.
- Numerarul în valută se numără fizic, în valută, și se compară cu registrul de casă în valută, ținut separat. Separat de numărare, contabilul îl evaluează în lei la cursul comunicat de BNR pentru data închiderii exercițiului (OMFP nr. 1.802/2014) și înregistrează diferențele de curs.
- Disponibilitățile bancare nu se numără: soldurile din contabilitate se confruntă cu extrasele de cont la aceeași dată.
Pregătirea registrului pentru 2027
Soldul inițial al registrului de casă pe 2027 este soldul final din 2026, după operațiunile și regularizările aprobate. Trecerea la anul nou nu permite anularea diferențelor sau pornirea de la sold zero.
Pentru chitanțe și dispoziții de plată și încasare, numerotarea urmează regulile interne aprobate și cerințele aplicabile seriilor și numerotării documentelor (OMFP nr. 2.634/2015). Înainte să reiei numerotarea de la 1, confirmă cu contabilul că seria și numerotarea aleasă respectă aceste cerințe și se aplică consecvent.
Registrul de casă pe 2026 se arhivează împreună cu documentele justificative. Potrivit art. 25 din Legea nr. 82/1991, termenul general de păstrare este de 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar; pentru exercițiul 2026, reperul de început este 1 iulie 2027.
Sancțiunile
Sunt două regimuri distincte. Încălcarea regulilor privind numerarul (depășirea plafoanelor, nedepunerea excedentului) se sancționează potrivit art. 12 din Legea nr. 70/2015; cuantumul depinde de fapta concretă și se verifică pe forma în vigoare. Nerespectarea regulilor de inventariere se sancționează separat, potrivit art. 41 pct. 2 lit. d) și art. 42 alin. (1) lit. d) din Legea nr. 82/1991, cu amendă de la 3.000 la 20.000 lei.
Greșeli frecvente
| Greșeala | Consecința | Ce faci corect |
|---|---|---|
| Numărarea făcută în ianuarie, fără legătură cu ultima zi a exercițiului | Sold de închidere nesigur | Inventariere în ultima zi lucrătoare, după ultimele operațiuni |
| Registrul corectat ca să „iasă” soldul | Diferență ascunsă, registru nesigur | Consemnare în procesul-verbal și analiza cauzei |
| Excedentul peste 50.000 lei lăsat în casă | Contravenție (Legea 70/2015) | Depunere în două zile lucrătoare (trei pentru salarii) |
| Plafonul de avans confundat cu alte cifre | Plăți din avans peste limita legală | 5.000 lei/zi/persoană pentru plățile din avans |
| Avansuri forțate la sold zero la 31 decembrie | Deconturi fictive sau incomplete | Evidență analitică și decontare în termenul intern |
| Valuta neevaluată la cursul de închidere | Diferențe de curs omise | Evaluare la cursul BNR, făcută de contabil |
Checklist pentru 31 decembrie 2026
- Decizia de inventariere include casieria, cu ora numărării.
- Soldul de la 30 decembrie verificat față de plafon; excedentul depus.
- Toate încasările și plățile din 31 decembrie înregistrate înainte de numărare.
- Numărarea pe cupiuri, în lei și în valută, consemnată și semnată.
- Concordanța cu registrul de casă și cu soldul contabil; diferențele în procesul-verbal.
- Lista avansurilor deschise, pe beneficiari, cu termenul intern de decontare.
- Documentele de casă din decembrie predate contabilului.
- Registrul pe 2027 deschis cu soldul reportat; regula de numerotare confirmată.
Pentru predarea lunară a documentelor de casă poți folosi și checklistul de predare casierie–contabilitate, iar la schimbarea casierului, procesul-verbal de predare-primire a casieriei.
Numărarea numerarului la inventariere
Descarcă gratuit fișa de numărare a numerarului pe cupiuri, pentru inventarierea din 31 decembrie.
Vezi fișa de numărare a numerarului pe cupiuri →
Pentru procedurile complete, de la registrul zilnic la controlul lunar: kitul Registrul de casă și controlul numerarului.
Întrebări frecvente
Când se inventariază numerarul din casierie?
În ultima zi lucrătoare a exercițiului financiar, după înregistrarea tuturor încasărilor și plăților (OMFP nr. 2.861/2009, pct. 29 alin. (3)). Pentru exercițiul calendaristic 2026, pe 31 decembrie.
În cât timp depun la bancă numerarul peste plafon?
În două zile lucrătoare (art. 4² alin. (1) din Legea nr. 70/2015). Pentru sumele destinate salariilor și altor operațiuni cu persoane fizice se aplică regimul de trei zile lucrătoare din alin. (2).
Care este plafonul pentru plățile din avansuri spre decontare?
5.000 lei pe zi pentru fiecare persoană care a primit avansul (art. 3 alin. (1) lit. e) din Legea nr. 70/2015, modificat prin OUG nr. 115/2023).
Trebuie închise toate avansurile până la 31 decembrie?
Nu obligatoriu. Avansurile deschise se urmăresc analitic, pe beneficiar, și se decontează în termenul intern stabilit de firmă.
Pot începe registrul pe 2027 de la sold zero?
Nu. Soldul inițial pe 2027 este soldul final din 2026, după regularizările aprobate.
Concluzie
Închiderea casieriei se face în două etape: înainte de 31 decembrie, verificarea plafonului și depunerea excedentului; în ziua de 31 decembrie, după ultimele operațiuni, numărarea pe cupiuri și confruntarea cu registrul și contabilitatea. Cu diferențele consemnate, avansurile deschise urmărite pe beneficiar și soldul reportat corect, registrul pe 2027 pornește de la o bază sigură.
Informațiile sunt actualizate la data de 12 noiembrie 2026. Articolul are caracter informativ și nu înlocuiește consultanța contabilă de specialitate pentru situația concretă a firmei tale.
