Termenele de păstrare a documentelor firmei: ce arhivezi și cât timp

Administratorul unui SRL face ordine în arhivă. Găsește bibliorafturi cu facturi, extrase, state de salarii și bilanțuri din 2018 și 2019. Toate au peste cinci ani, așa că pare simplu: se pot distruge.

Nu chiar. Facturile din 2019 pot avea termenul împlinit, dar bilanțul aceluiași an se păstrează zece ani. Un contract cu un furnizor poate fi încă relevant pentru un litigiu. Dosarele de personal au reguli proprii. Vechimea unui document nu spune, singură, dacă poate fi eliminat.

Ghidul de mai jos arată termenele de păstrare a documentelor firmei pe categorii, de la ce dată se calculează și ce verifici înainte de a elimina un dosar.

De ce nu toate documentele firmei au același termen de păstrare

Termenele vin din legi diferite, scrise cu scopuri diferite:

• legea contabilității stabilește cât timp se păstrează documentele care stau la baza evidenței contabile;
• legislația fiscală stabilește cât timp poate verifica organul fiscal o perioadă și ce documente trebuie să susțină deducerile;
• legislația muncii reglementează dosarul personal al salariatului;
• Codul civil stabilește cât timp pot fi valorificate drepturile dintr-un contract;
• GDPR cere ca datele personale să nu fie păstrate mai mult decât este necesar.

Prin urmare, același dosar poate conține documente cu termene diferite. O factură, contractul pe baza căruia a fost emisă și bilanțul anului în care a fost înregistrată nu se elimină neapărat în același moment.

Documentele contabile: regula de cinci ani

Art. 25 din Legea contabilității nr. 82/1991, în forma modificată prin Legea nr. 36/2023, stabilește regula generală de 5 ani.

Documentele justificative

Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează 5 ani. Intră aici, de exemplu, facturile primite și emise, chitanțele, extrasele de cont, notele de recepție (NIR), deconturile și ordinele de plată.

Registrele contabile

Registrele contabile obligatorii se păstrează tot 5 ani, potrivit aceluiași articol. Termenul se aplică registrelor prevăzute de lege, în forma în care sunt ținute de firmă (pe hârtie sau electronic).

Statele de salarii

În forma actuală a art. 25, statele de salarii intră în aceeași regulă de 5 ani. Pentru statele întocmite înainte de modificarea legii, verifică împreună cu contabilul regimul aplicabil: legea anterioară prevedea un termen mai lung, iar situațiile istorice merită analizate separat înainte de orice eliminare.

Calculul termenului de la 1 iulie

Termenul de 5 ani se calculează de la data de 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar în care documentele au fost întocmite.

Exemplu: o factură emisă în martie 2026, într-un exercițiu financiar care se încheie la 31 decembrie 2026. Termenul începe la 1 iulie 2027 și durează 5 ani, deci se împlinește în 2032, nu în martie 2031.

Situațiile financiare: termenul special de zece ani

Situațiile financiare au regulă proprie. Potrivit art. 35 alin. (3) din Legea nr. 82/1991, situațiile financiare anuale, anuale consolidate și interimare se păstrează 10 ani.

Distincția contează la selecționare: când elimini documentele justificative și registrele unui an cu termen împlinit, bilanțul aceluiași an rămâne în arhivă. La fel, situațiile financiare interimare întocmite pentru distribuirea de dividende interimare se păstrează 10 ani.

Tabelul termenelor de păstrare a documentelor firmei

Categorie	Termen	Momentul de calcul	Temei legal	Observații
Documente justificative	5 ani	1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar	Legea nr. 82/1991, art. 25	Regula generală
Registre contabile obligatorii	5 ani	Idem	Legea nr. 82/1991, art. 25	Registrele prevăzute de lege
State de salarii	5 ani	Idem	Legea nr. 82/1991, art. 25	Pentru statele vechi, verifică regimul aplicabil la data întocmirii
Situații financiare anuale	10 ani	Potrivit reglementării aplicabile	Legea nr. 82/1991, art. 35 alin. (3)	Termen special, mai lung decât al documentelor justificative
Situații financiare interimare	10 ani	Potrivit reglementării aplicabile	Legea nr. 82/1991, art. 35 alin. (3)	Inclusiv cele pentru dividende interimare
Dosarul personal al salariatului	Pe tip de document	Potrivit normei speciale	HG nr. 295/2025 și alte norme	Nu se aplică automat termenul contabil
Contracte comerciale	După natura documentului	Variabil	Legislația aplicabilă	Nu se confundă cu termenul de prescripție
Date cu caracter personal	Durata justificată de scop și de obligațiile legale	În funcție de scopul prelucrării	GDPR, art. 5 alin. (1) lit. e)	Principiul limitării stocării

Pentru categoriile fără termen numeric în tabel, termenul se stabilește pe fiecare tip de document, cu contabilul, specialistul HR sau avocatul, și se notează în nomenclatorul firmei.

Documentele de personal și dosarul salariatului

Constituirea și păstrarea dosarului personal sunt reglementate de HG nr. 295/2025. Dosarul conține documente de naturi diferite, care nu au toate același regim:

• contractele individuale de muncă și actele adiționale;
• documentele de angajare și de încetare a contractului;
• pontajele;
• statele de salarii (care urmează regula contabilă de mai sus);
• documentele privind vechimea și calificările;
• alte evidențe de personal.

Termenul de 5 ani din legea contabilității nu se aplică automat fiecărui document din dosar. Pentru fiecare categorie, termenul se stabilește pe baza normei speciale și se confirmă cu specialistul HR. Documentele care dovedesc vechimea sau drepturile unui fost salariat pot fi cerute mult după încetarea contractului. Ce conține dosarul găsești în ghidul despre dosarul salariatului.

Contractele comerciale și documentele justificative aferente

Codul civil prevede un termen general de prescripție de 3 ani (art. 2.517), care începe să curgă potrivit regulilor de la art. 2.523. Acest termen privește dreptul de a cere executarea unei obligații în instanță. El nu este o perioadă legală de păstrare a contractului.

De aceea, un contract nu se elimină la trei ani de la semnare. Înainte de a stabili cât îl păstrezi, analizează:

• durata raportului contractual: un contract în derulare sau reînnoit rămâne activ;
• obligațiile neexecutate sau garanțiile încă în curs;
• documentele justificative aferente: facturile emise pe baza contractului se păstrează 5 ani, iar contractul le susține;
• litigiile existente sau previzibile;
• eventualele obligații speciale de arhivare din legislația domeniului de activitate.

Documentele fiscale: patru noțiuni care nu se confundă

În discuțiile despre arhivă apar des termene fiscale. Ele nu înseamnă același lucru:

1. termenul de păstrare a documentelor, stabilit în principal de legea contabilității;
2. prescripția dreptului organului fiscal de a stabili creanțe fiscale, din Codul de procedură fiscală, care arată cât timp poate fi verificată o perioadă;
3. perioadele de ajustare a TVA pentru anumite bunuri, care pot depăși 5 ani și cer păstrarea documentelor de achiziție pe toată perioada;
4. obligațiile speciale de documentare, prevăzute pentru anumite operațiuni.

Termenul general de prescripție fiscală nu este o perioadă universală de arhivare. Pentru bunurile cu perioadă de ajustare a TVA și pentru operațiunile cu reguli speciale, perioada de păstrare se stabilește cu contabilul.

Facturile electronice și arhiva digitală

O factură emisă sau primită prin RO e-Factura este, juridic, fișierul electronic, nu imaginea lui. Un PDF tipărit din program sau din vizualizator este o copie de lucru. Arhiva firmei trebuie să păstreze factura în formatul relevant: fișierul XML și informațiile care permit verificarea autenticității și integrității, cum este semnătura electronică din arhiva descărcată din SPV.

Existența facturii în Spațiul Privat Virtual nu înlocuiește arhiva proprie. Obligația de păstrare rămâne a firmei. În practică:

• descarcă periodic arhivele facturilor din SPV, nu doar PDF-urile;
• păstrează-le într-o structură de foldere pe ani și luni, cu denumiri consecvente;
• fă copii de siguranță pe un suport separat;
• stabilește cine descarcă și cine verifică, ca parte din circuitul facturii de la furnizor.

OMFP nr. 2.634/2015 permite păstrarea documentelor financiar-contabile în format fizic sau electronic, cu condiția ca acestea să rămână accesibile și să poată fi reproduse. Termenele din ordin se citesc împreună cu forma actuală a Legii nr. 82/1991, modificată prin Legea nr. 36/2023: unde ordinul preia termene vechi, prevalează legea.

Când trebuie păstrate documentele mai mult

Un termen împlinit nu înseamnă automat că documentul poate fi distrus. Documentele se păstrează în continuare când:

• fac obiectul unui control fiscal sau al unei alte inspecții în curs;
• sunt legate de un litigiu existent sau de o reclamație nerezolvată;
• au fost cerute de o autoritate, într-o investigație sau într-o procedură;
• susțin o ajustare de TVA sau o operațiune cu perioadă de urmărire mai lungă;
• privesc drepturi ale salariaților sau ale foștilor salariați care pot fi încă solicitate.

Datele personale: limitarea stocării

Art. 5 alin. (1) lit. e) din Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR) stabilește principiul limitării stocării: datele personale se păstrează doar cât este necesar scopului pentru care au fost colectate.

Principiul nu obligă firma să șteargă o factură sau un stat de salarii când încetează relația cu clientul sau cu salariatul. Dacă o lege impune păstrarea documentului, aceasta este temeiul pentru păstrare. Ce intră sub incidența GDPR sunt mai ales datele păstrate fără un asemenea temei: CV-uri ale candidaților respinși, copii de acte de identitate fără scop, liste vechi de contacte, înregistrări video.

Cum organizezi arhiva firmei

Clasificarea documentelor

Pornește de la o listă a tipurilor de documente (nomenclator), pe compartimente: financiar-contabil, personal, comercial, administrativ. Fiecare tip primește dosarul în care se păstrează și termenul confirmat.

Separarea arhivei fizice de cea electronică

Stabilește ce se păstrează pe hârtie, ce doar electronic și unde. Pentru documentele electronice, regula de denumire a fișierelor și copia de siguranță sunt la fel de importante ca biblioraftul.

Stabilirea responsabilului

Desemnează o persoană care primește dosarele, ține evidența lor și răspunde de accesul la arhivă. Dacă originalele stau la contabil, notează ce documente are și până când. Detalii în checklistul lunar de predare a documentelor către contabil.

Evidența termenelor

Pentru fiecare dosar, notează exercițiul financiar, termenul și data la care se împlinește. Astfel, verificarea anuală se face pe registru, nu prin deschiderea fiecărei cutii.

Acces și protecția datelor

Stabilește cine poate consulta sau scoate documente din arhivă și ține evidența împrumuturilor. Dosarele de personal și documentele cu date personale au acces restrâns.

Procedura de selecționare

Eliminarea documentelor cu termen expirat se face pe bază de propunere, verificare și proces-verbal, nu prin decizia unei singure persoane. Pașii concreți (nomenclator, registru, predare, comisia de selecționare) sunt descriși în ghidul despre arhivarea documentelor firmei. Pentru predarea dosarelor în arhivă poți folosi modelul gratuit de proces-verbal de predare a dosarelor la arhivă.

Termenele de păstrare se pot urmări în același instrument cu celelalte scadențe ale firmei. Vezi ghidul despre registrul de termene al firmei.

Greșeli frecvente la arhivarea documentelor

Greșeala	Riscul	Soluția practică
Același termen de 5 ani pentru toate documentele	Bilanțuri sau documente de personal eliminate prea devreme	Termen stabilit pe categorii, în nomenclator
Termen calculat de la data documentului	Eliminare înainte de împlinirea termenului	Calcul de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului
Contracte eliminate la 3 ani de la semnare	Lipsa dovezilor într-un litigiu sau la un control	Analiză pe durata contractului și pe documentele aferente
Facturi electronice păstrate doar ca PDF	Factura nu poate fi prezentată în formatul relevant	Arhivare XML, cu semnătura, și copii de siguranță
Încredere că „sunt în SPV”	Documente indisponibile când sunt cerute	Descărcare periodică în arhiva proprie
Distrugere fără verificarea controalelor și litigiilor	Documente lipsă într-o procedură în curs	Verificare scrisă înainte de selecționare
Originale lăsate la fostul contabil, fără evidență	Documente greu de recuperat	Listă a originalelor aflate la terți, cu confirmare

Checklist înainte de eliminarea documentelor

• Ai identificat categoria fiecărui document din dosar.
• Ai calculat termenul de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar.
• Ai scos din lot situațiile financiare anuale și interimare (10 ani).
• Ai verificat separat documentele de personal.
• Ai verificat contractele încă în derulare sau cu obligații deschise.
• Ai confirmat cu contabilul documentele pentru ajustări de TVA sau alte perioade fiscale speciale.
• Nu există control, litigiu sau solicitare a unei autorități privind documentele.
• Propunerea de eliminare a fost aprobată în scris.
• Eliminarea s-a făcut sigur (distrugere fizică, ștergere controlată) și a fost consemnată într-un proces-verbal.

Întrebări frecvente

Cât timp se păstrează facturile?

Ca documente justificative, 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite (art. 25 din Legea nr. 82/1991). Pentru facturile legate de ajustări de TVA sau de alte situații speciale, termenul se verifică cu contabilul.

Cât timp se păstrează bilanțul?

Situațiile financiare anuale, inclusiv bilanțul, se păstrează 10 ani, potrivit art. 35 alin. (3) din Legea nr. 82/1991. Același termen se aplică situațiilor financiare interimare.

Statele de salarii vechi au alt termen de păstrare?

În forma actuală a art. 25, modificată prin Legea nr. 36/2023, statele de salarii intră în regula de 5 ani. Pentru statele întocmite sub regimul anterior, verifică cu contabilul ce termen se aplică înainte de a le elimina.

Pot păstra documentele doar electronic?

OMFP nr. 2.634/2015 permite păstrarea în format fizic sau electronic, cu condiția ca documentele să rămână accesibile și să poată fi reproduse. Pentru facturile electronice, păstrează fișierul XML și semnătura, nu doar PDF-ul.

Este suficient că facturile sunt în SPV?

Nu. Sistemul RO e-Factura nu înlocuiește arhiva firmei. Obligația de păstrare rămâne a firmei, așa că facturile se descarcă și se arhivează periodic.

Pot distruge un document imediat după ce a trecut termenul?

Numai după verificare. Dacă documentul este legat de un control, de un litigiu sau de o altă obligație de păstrare, rămâne în arhivă. Eliminarea se aprobă în scris și se consemnează într-un proces-verbal.

Concluzie

Regula de 5 ani acoperă documentele justificative, registrele contabile și statele de salarii, dar nu tot ce are firma în arhivă. Situațiile financiare se păstrează 10 ani, iar documentele de personal, contractele și datele personale au reguli proprii.

O arhivă ușor de administrat are trei elemente: un nomenclator cu termenul fiecărui tip de document, o evidență a datei la care se împlinește termenul și o procedură scrisă de selecționare, care verifică blocajele înainte de eliminare.

Informațiile sunt actualizate la data de 27 octombrie 2026. Articolul are caracter informativ și nu înlocuiește consultanța contabilă, juridică sau de specialitate pentru situația concretă a firmei tale.